Comment planifier un gala de remise de trophées virtuel en 2021

L’année 2020 restera certainement dans les mémoires, lorsque de nombreux programmes de trophées sont passés au virtuel en raison de la pandémie mondiale. Alors que les événements physiques devenaient impossibles dans une grande partie du monde, l’industrie de l’événementiel s’est rapidement tournée vers les événements virtuels, y compris les programmes de trophées.

Chez Award Force, nous avons également réagi rapidement. En tant qu’organisation 100 % à distance, avec des équipes et des clients partout dans le monde, nous savions que nous avions des enseignements à partager avec les organisations qui n’avaient peut-être pas beaucoup d’expérience du travail à distance et des programmes virtuels. Nous avons donc rapidement créé quelques ressources utiles pour continuer à faire vivre la reconnaissance. Elles comptent toujours parmi nos articles les plus populaires et peuvent être consultées ici :

• Le guide express pour passer au télétravail… dès maintenant
• Comment organiser une session d’évaluation à distance
• Running Remote: un ebook sur la gestion virtuelle des trophées
• Le plan directeur de gestion des trophées pour des trophées virtuels
• 6 raisons pour lesquelles vous devriez envisager un événement de jury virtuel en direct

Mais aujourd’hui, alors que les programmes reprennent de l’ampleur, certains jugent toujours nécessaire, voire avantageux, de continuer en virtuel, en particulier pour leur gala et leur cérémonie de remise de trophées. Par exemple, cela peut accroître la participation pour les programmes dont la communauté est géographiquement dispersée. Cela peut aussi aider à obtenir des intervenants principaux et à attirer des membres du jury qui ne s’engageraient pas forcément pour un événement physique. Ou encore, cela peut être une excellente occasion de réduire les coûts avant de revenir à des événements entièrement physiques à l’avenir.

Quelle qu’en soit la raison, organiser un gala de remise de trophées virtuel peut permettre de mettre à l’honneur vos lauréats et finalistes et de mettre en lumière votre programme et votre organisation –– une situation gagnant-gagnant pour tous.

Voici quelques conseils pour le planifier avec succès.

Alimentez le gala de remise de trophées avec la bonne technologie événementielle

Les bons outils technologiques peuvent faire ou défaire votre gala de remise de trophées virtuel ; il est donc important de mettre toutes les chances de votre côté. Voici quelques outils à envisager pour organiser un événement de remise de trophées virtuel.

Un outil de visioconférence

Il est plus simple que vous ne le pensez d’organiser un événement virtuel avec un outil de visioconférence comme Zoom ou Skype. Ces solutions vous permettent d’inviter de grands groupes à un appel vidéo au cours duquel vous pouvez :

• Partager l’écran ou faire une présentation, idéal pour annoncer les gagnants
• Mettre en avant des intervenants invités
• Proposer des salles de sous-groupes pour le networking et les échanges en petits groupes
• Activer la sécurité et des salles de conférence protégées par mot de passe
• Et plus encore

Un système de gestion des trophées

Une solution de gestion des trophées offre d’innombrables avantages pour vous aider à gérer et développer votre programme de trophées, qu’il inclue ou non des événements de trophées virtuels. Par exemple, Award Force offre une expérience de gestion des trophées inégalée qui vous fera gagner du temps et réduira votre stress tout au long du cycle de gestion des trophées. Mais, pour les besoins de cet article, nous allons nous concentrer spécifiquement sur les avantages de son utilisation pour un gala de remise de trophées virtuel.

Voici comment Award Force peut vous aider :

• Une superbe galerie en ligne– Award Force propose une fonctionnalité de galerie en ligne pour partager publiquement vos candidatures. Vous pouvez partager toutes les candidatures, ou tous les finalistes, ou uniquement les gagnants. C’est vous qui décidez !
• Visibilité des sponsors– Si vous avez des sponsors de programme de trophées que vous souhaitez inclure dans votre gala de remise de trophées, vous pouvez facilement les mettre en avant sur l’ensemble de la solution Award Force, avec une visibilité unique et précieuse pour toucher vos candidats et les membres du jury. Les emplacements sur la page d’accueil et dans le pied de page, ainsi que les options de sponsoring spécifiques aux catégories, offrent à votre sponsor une excellente exposition.
• Une solution centralisée pour partager les commentaires et les scores des membres du jury– Facilitez le partage d’informations pertinentes sur vos candidatures, finalistes et membres du jury pour les animateurs de votre événement. Les animateurs peuvent lire les commentaires ou les scores directement depuis la solution afin de les partager avec la communauté lors des annonces de trophées.

• Partage facile des finalistes, candidatures, contenus multimédias et plus encore– La solution Award Force vous aide à suivre toutes les données et soumissions de votre programme au même endroit, ce qui facilite le partage de contenus multimédias issus des soumissions, la lecture des noms des candidats, des candidatures et des collaborateurs, et bien plus encore, sans stress.

Réseaux sociaux

Les réseaux sociaux deviennent de plus en plus importants lors d’un événement virtuel pour stimuler la participation, la notoriété et l’enthousiasme autour de vos annonces de trophées et de vos gagnants.

Diffuser un événement en direct sur les réseaux sociaux est un excellent moyen d’impliquer votre audience. La plupart des plateformes de réseaux sociaux proposent le live streaming, et vous pouvez même « diffuser simultanément » ou diffuser en direct sur plusieurs plateformes en même temps. N’oubliez pas de promouvoir votre événement en direct à l’avance afin que votre communauté sache où le suivre en temps réel, et veillez à faire quelques essais pour le tester avant l’événement.

Rendez votre gala de remise de trophées interactif

L’un des aspects les plus importants d’un événement physique, ce sont les interactions. Et un événement virtuel ne fait pas exception. Mais comment rendre votre gala virtuel interactif pour votre audience et vos utilisateurs ? Voici quelques idées :

Créer des salles de sous-groupes pour le networking

Il est important d’impliquer tous vos utilisateurs et de vous assurer qu’ils en retirent une certaine valeur, même s’ils ne sont pas finalistes. Envisagez de proposer des salles de sous-groupes avec des intervenants invités ou des espaces où les utilisateurs peuvent échanger avec d’autres participants.

Impliquer les gagnants + les finalistes

Envisagez de prévenir vos finalistes avant l’événement en direct et de leur fournir des instructions sur la façon dont ils peuvent accepter le trophée pendant l’événement (et même inviter leurs amis et collègues). Les annonces de gagnants en direct peuvent être faites via l’une des solutions événementielles listées ci-dessus, ou même via un outil de live streaming sur les réseaux sociaux. Si vous recréez l’excitation d’un véritable événement, cela ajoutera du divertissement et même du suspense, parfait pour les diffusions en direct !

Inviter des influenceurs du secteur

Invitez les VIPs de votre secteur à faire un discours ou à remettre un trophée, et faites la promotion des têtes d’affiche via le marketing et les communications avant l’événement afin de susciter l’enthousiasme et l’intérêt pour l’événement.

Inclure vos sponsors

Apporter de la valeur à vos sponsors doit aller au-delà de la visibilité dans l’expérience de soumission et d’évaluation. Et le gala de remise de trophées est généralement une occasion idéale de mettre en avant ces membres importants de votre communauté et de votre programme. Mais comment continuer à leur apporter de la valeur lors d’un événement virtuel ? Voici quelques idées :

• Utilisez la solution Award Force pour la visibilité. Comme nous l’avons mentionné plus haut, il est facile d’utiliser Award Force pour offrir des emplacements sponsors très visibles que les utilisateurs de votre programme peuvent voir tout au long de l’expérience de soumission et d’évaluation. Et, pendant le gala, vous pouvez partager l’écran de certaines parties de la solution pour mettre en avant ces sponsors importants.
• Offrez un accès aux participants de votre gala. Envisagez de proposer à vos sponsors la possibilité d’envoyer un e-mail aux participants de votre gala afin qu’ils puissent proposer leurs produits ou services par e-mail ou messagerie pendant l’événement en direct.
• Invitez les sponsors à participer au gala. Ils peuvent, par exemple, lire une annonce de trophée ou faire une courte présentation ou annonce sur leur produit ou service.

Planifiez, répétez et faites la promotion de votre événement virtuel en direct

Une fois votre gala de remise de trophées virtuel planifié, il est important de faire quelques répétitions pour vous assurer que la technologie, le live streaming et les annonces de trophées se déroulent sans accroc. Vous ne voulez pas que votre événement en direct soit retenu pour ses problèmes techniques plutôt que pour la reconnaissance que vos lauréats méritent.

Ensuite, il est important de promouvoir votre événement –– pour vous assurer que votre communauté de trophées sait qu’il a lieu et comment elle peut y assister et y participer. Tenez compte des conseils suivants :

• Envoyez des invitations et fixez le prix des billets (s’il s’agit d’un événement payant) bien à l’avance du gala de remise de trophées.

• Envoyez plusieurs e-mails de relance pour rappeler aux candidats et aux utilisateurs du programme l’événement de remise de trophées. (Vous pouvez le faire facilement via la fonction de diffusion d’Award Force !)
• Mettez en avant les invités spéciaux et les sponsors de l’événement afin de susciter l’enthousiasme (et assurez-vous qu’ils partagent aussi l’information !).
• Faites la promotion du gala sur les réseaux sociaux et n’oubliez pas de rappeler régulièrement l’événement avant qu’il n’ait lieu.

Faites savoir aux utilisateurs de votre événement à quoi s’attendre. Fournissez toutes les informations et exigences technologiques dont ils ont besoin et assurez-vous que les intervenants invités ou les animateurs testent la technologie avant l’événement.

Le spectacle continuera

Un gala de remise de trophées virtuel est un excellent moyen de maintenir la reconnaissance au premier plan de votre programme de trophées, une façon de rappeler à votre communauté que la reconnaissance de l’excellence dans votre secteur et votre communauté reste au cœur de votre programme de trophées.

Avec les bons outils et la bonne technologie, un événement de remise de trophées virtuel peut être amusant, captivant et encore plus accessible pour votre communauté de trophées.

Découvrez comment vous pouvez utiliser Award Force pour alimenter l’ensemble de votre programme de trophées –– de la planification et des soumissions à l’évaluation et au gala final de remise de trophées. Regardez nos vidéos de démonstration, faites une visite autoguidée ou réservez un appel pour en savoir plus.