Passez au virtuel : Comment organiser votre événement d’évaluation en direct à distance

Il existe plusieurs raisons pour lesquelles certains programmes de trophées choisissent d’organiser un événement d’évaluation en direct pour leur programme. Cela crée un engouement autour du concours et du programme, cela aide les membres du jury à travailler ensemble, et cela génère de l’intérêt pour les résultats de votre programme.

Mais l’organisation d’un événement d’évaluation en direct peut aussi présenter des défis. Pour les programmes avec une large base d’utilisateurs géographiquement dispersés, il peut être difficile de réunir les membres du jury. Cela peut être une entreprise coûteuse si l’on tient compte des frais d’événement, des hôtels et des déplacements associés. Et des circonstances imprévues peuvent parfois rendre la participation difficile (nous pensons à vous, coronavirus).

Cette année déjà, des centaines d’événements à travers le monde ont été annulés en raison du coronavirus. Des événements tels que le Mobile World Congress, qui devait attirer 100 000 personnes à Barcelone, et Baselworld, le plus grand salon annuel de l’industrie horlogère, initialement prévu en mai en Suisse, ont été reportés à janvier 2021.

Mais votre programme de trophées n’a pas à être victime des virus. Votre événement d’évaluation en direct ou votre réunion peut se poursuivre, virtuellement, et c’est plus facile que vous ne le pensez.

En tant qu’entreprise 100 % distribuée, Award Force sait comment gérer les choses à distance. Nous savons ce qu’il faut pour organiser des réunions à distance, comment effectuer des évaluations en ligne sans jamais rencontrer une personne en face à face, et nous sommes experts dans l’utilisation de notre logiciel d’évaluation pour faciliter les événements ou réunions d’évaluation virtuels.

Si vous envisagez d’organiser un événement d’évaluation virtuel, voici nos conseils sur la façon de le faire et sur la façon d’utiliser la solution d’évaluation Award Force pour le faciliter.

Considérez votre technologie et votre processus

• Choisissez un outil de vidéoconférence ou de chat
  Il existe de nombreux outils de webdiffusion populaires sur le marché, des options comme Zoom ou Skype for Work. Si vous n’utilisez pas la vidéo, il existe également des options de chat comme Slack ou Google Hangouts. Choisissez un outil qui correspond aux besoins des évaluations de votre programme.
  
• Considérez votre processus d’évaluation
  Permettrez-vous à vos membres du jury de se parler ? Ou chaque évaluation doit-elle être anonyme ? Les commentaires et les scores seront-ils publics dès qu’ils seront publiés ? Ou doivent-ils être cachés jusqu’à ce que toutes les évaluations soient terminées ? Réfléchissez à la manière dont vos membres du jury doivent communiquer entre eux ou avec vos gestionnaires du programme, et si cela est nécessaire. Un groupe de discussion est-il le meilleur moyen ? Devez-vous fournir plusieurs « salles virtuelles » ? Ont-ils besoin de la vidéoconférence pour se voir et communiquer en temps réel comme lors d’un événement réel ? Ou un outil de chat suffira-t-il ?

Établissez un plan

• Communiquez avec vos membres du jury
  Préparez un document d’information pour vos membres du jury et fournissez-le au début de votre programme et, si possible, lorsque le membre du jury accepte de participer à votre programme de trophées.
• Fixez une date et une heure pour l’événement d’évaluation
  Informez vos membres du jury bien à l’avance de la date et de l’heure de l’événement d’évaluation, et n’oubliez pas de tenir compte des fuseaux horaires. Envoyez des rappels un mois, une semaine et la veille pour vous assurer que vos membres du jury sont prêts et présents pour cet événement important.
• Préparez un ordre du jour de l’événement
  Une semaine avant l’événement d’évaluation, fournissez un ordre du jour de l’événement, informant vos membres du jury de ce à quoi s’attendre, de la technologie dont ils auront besoin, du temps que l’événement nécessitera, et d’un numéro de téléphone, d’une ligne directe ou d’une adresse e-mail à utiliser s’ils rencontrent des problèmes pendant l’événement. Si vous avez plusieurs étapes d’évaluation, il est important de les présenter et de faire savoir aux membres du jury à quoi s’attendre et à quels moments ils seront invités à participer.
• Communiquez à l’avance les exigences technologiques à vos membres du jury
  Faites-leur savoir quel outil vous utiliserez et demandez-leur de le tester à l’avance. Fournissez les exigences système bien à l’avance afin qu’ils puissent résoudre tout problème.

Conseils pour utiliser Award Force afin de faciliter une évaluation virtuelle en direct

• Utilisez la fonction de diaporama pour présenter les candidatures
  Tout comme vous le feriez lors de votre événement d’évaluation en direct sur un projecteur, présentez les candidatures de votre programme avec la fonction de diaporama d’Award Force sur votre écran partagé. De cette façon, tous les membres du jury peuvent voir la même candidature en même temps et en discuter, si nécessaire. CONSEIL : Il est judicieux pour le gestionnaire du programme ou le modérateur de l’événement d’utiliser deux écrans pour passer facilement d’un partage d’écran à l’autre.
  
• Partagez les scores, le cas échéant
  Vous pouvez activer la fonction Partager les scores lors du deuxième tour d’évaluation afin que tout le monde puisse voir tous les scores de chaque candidature. Mais, si vous devez garder les scores privés, le gestionnaire du programme ou l’hôte peut enregistrer les commentaires dans la vue du gestionnaire. Et vous pouvez utiliser la vue galerie dans Award Force pour afficher chaque candidature sans scores ni commentaires.
• Utilisez des balises pour marquer rapidement les gagnants ou les finalistes
  Marquez les gagnants à partir du classement ou de la vue Gérer les candidatures en temps réel au fur et à mesure des évaluations. Assurez-vous d’avoir des balises prêtes à l’avance, ce qui en fait un moyen rapide et efficace de marquer les candidatures en temps réel.
• Définissez des limites de temps, si nécessaire
  Si votre évaluation n’est pas modérée, vos membres du jury peuvent simplement se connecter à une heure spécifiée et évaluer chaque candidature dans un certain délai, comme indiqué dans leurs instructions.
• Utilisez les diffusions pour communiquer rapidement
  Si vous n’utilisez pas de logiciel de téléconférence, vous pouvez également communiquer avec vos membres du jury depuis la solution Award Force grâce à la fonction de diffusion. Vous pouvez informer les membres du jury des candidatures qui leur sont attribuées, leur faire savoir quand commencer ou quand l’évaluation est terminée.

Faites un essai, ou deux

Une fois que vous avez configuré votre conférence web, assurez-vous de faire un essai. Invitez les gestionnaires du programme ou d’autres collègues à se joindre à l’appel et parcourez l’ordre du jour de votre événement. Dans Award Force, il est facile de faire des commentaires et des retours d’essai, puis de les supprimer avant l’événement d’évaluation réel.

Assurez-vous que votre ordinateur et votre réseau peuvent gérer la bande passante, et testez-les bien avant l’événement pour résoudre tout problème.

Fonctionnement à distance

Dans un monde de plus en plus globalisé, il est plus facile que jamais d’organiser un événement virtuel. Et Award Force vous fournit les outils dont vos membres du jury ont besoin pour prendre de bonnes décisions.

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