Comment organiser une cérémonie de remise de trophées virtuelle

Et cela aide non seulement la société et nos secteurs d’activité, mais aussi nous en tant qu’individus. En termes simples, il est gratifiant d’être reconnu pour son travail et ses contributions. Cela nous aide à rester positifs, engagés et motivés.

Si vous ne savez pas comment poursuivre votre programme à distance, sans événements physiques, vous n’êtes pas seul. Mais ne vous inquiétez pas – nous sommes là pour vous aider ( nous avons un ebook complet sur le sujet !). Et il est tout à fait possible de poursuivre avec un gala ou une cérémonie de remise de trophées virtuelle, sans événement physique. Vous pouvez maintenir l’élan de votre programme et adopter cette ère d’expériences numériques en organisant votre gala virtuellement. Voici comment organiser une cérémonie de remise de trophées virtuelle.

1. Apportez de la valeur à votre événement, virtuellement

Organiser un événement virtuel n’est pas seulement possible, cela peut aussi être lucratif. Pensez simplement aux frais généraux habituels de planification d’événements que vous réduirez considérablement, voire éliminerez complètement :

• Pas de location d’espace de conférence ou de grande salle d’événements
• Pas de traiteur ni de stress lié au menu
• Pas de supports marketing physiques comme des brochures, locations de tables, signalétique d’événement, etc.
• Pas de frais de transport ou d’hébergement

Sans ces frais généraux coûteux, vous pouvez envisager de réduire le coût d’inscription ou de billet, et ainsi augmenter la participation des utilisateurs du programme (candidats, membres du jury et organisateurs du programme) et des sponsors potentiels.

Il pourrait également être plus facile pour les conférenciers ou présentateurs invités d’accepter votre invitation au gala. Désormais, ils peuvent éviter les inconvénients du voyage et de l’hébergement.

2. Configurez votre événement virtuel avec les outils du métier

Maintenant que nous savons qu’il existe de réels avantages à transformer votre gala de remise de trophées en production virtuelle, comment allez-vous réellement le faire ? Certes, vous connaissez un peu le travail à distance. À ce stade, vous avez probablement participé à une réunion virtuelle ou à un chat vidéo et vous savez comment travailler depuis chez vous. Mais un véritable événement physique ? Oui, vous pouvez le faire ! Et il existe de nombreuses technologies efficaces et éprouvées pour vous aider à réussir.

La meilleure nouvelle ? Maîtriser comment organiser une cérémonie virtuelle nécessite très peu de préparation d’événement physique ! La plupart des événements virtuels sont exactement cela – complètement virtuels, hébergés en ligne. Vous pourriez, bien sûr, recréer une scène chez vous ou au bureau et y enregistrer une vidéo. (Conseil : utilisez un fond vert ! De cette façon, vous pouvez ajouter des annonces de lauréats et des photos et instantanés du programme de trophées derrière le présentateur !).

La majeure partie de votre configuration consistera à choisir la technologie dont vous aurez besoin pour héberger l’événement. Voici quelques recommandations :

Un outil de conférence virtuelle
Il en existe de nombreux sur le marché. Vous pourriez configurer quelque chose de rapide et abordable comme Zoom ou Google Hangouts où vous pouvez inviter tous les utilisateurs de votre programme et choisir le ou les hôtes qui feront les annonces. Il est possible de créer des salles de sous-groupes avec Zoom, où l’hôte peut diviser le groupe pour écouter des conférenciers spécifiques ou des annonces de trophées dans des catégories ou chapitres spécifiques. Si vous faites cela, assurez-vous de fournir un chemin clair pour revenir au groupe d’origine.

Ou, si vous disposez du budget disponible (avec tout l’argent que vous avez économisé sur un espace événementiel physique), il existe également une multitude d’outils avancés de planification d’événements conçus pour les événements virtuels, tels que Whova, Run The World et Hopin – qui facilitent tous les événements en ligne en direct.

Diffusion en direct sur les réseaux sociaux
La diffusion en direct d’un événement sur les réseaux sociaux est un excellent moyen de créer de l’enthousiasme et de développer votre marque en ligne pendant votre événement en direct. Vous pouvez choisir une plateforme comme YouTube, Facebook, Instagram ou Twitter. Periscope et Twitch sont également des services de diffusion en direct populaires. Ou vous pouvez choisir de « diffuser simultanément », ou diffuser en direct sur plusieurs canaux sociaux en même temps, avec un outil comme Switchboard ou Vimeo. Et n’oubliez pas de promouvoir votre événement en direct à l’avance, afin que votre communauté sache où suivre en temps réel (plus d’informations ci-dessous).

Une fois que vous avez choisi la technologie pour soutenir votre événement en direct, assurez-vous de faire plusieurs essais. Invitez les gestionnaires du programme à être membres du jury, conférenciers, spectateurs et utilisateurs pour tester tous les aspects de votre événement virtuel.

3. Engagez vos participants avec ces idées d’événements virtuels

• Implication d’influenceurs – Invitez les influenceurs de votre secteur à votre gala de remise de trophées virtuel pour prononcer un discours ou remettre un trophée.
• Participation des participants – Assurez-vous que vos participants sont engagés. Vous pourriez les diviser en groupes et les placer dans des salles de sous-groupes virtuelles, comme mentionné ci-dessus, pour discuter d’un sujet ou écouter un conférencier particulier, ou même faire quelque chose d’amusant et de fou comme un concours de karaoké virtuel ! Fournissez des informations et un ordre du jour sur chaque session/salle de sous-groupe à l’avance afin que vos participants puissent décider à quelles sessions participer.
• Réseautage des utilisateurs – Les événements virtuels offrent aux utilisateurs intéressés la possibilité de se connecter par chat ou d’échanger des coordonnées avec d’autres utilisateurs pour de futures collaborations.
• Engagement en direct – Si vous diffusez votre événement en direct, vos spectateurs peuvent soumettre des questions ou des commentaires. Assurez-vous de leur faire savoir que les commentaires et les emojis sont les bienvenus. 🙂
• Impliquez les lauréats – Envisagez d’informer vos finalistes avant l’événement en direct et faites-leur savoir comment accepter le trophée en direct pendant l’événement. Cela peut se faire via un outil de conférence virtuelle comme ceux mentionnés ci-dessus. Cela peut aussi être aussi simple qu’un appel Facetime enregistré et diffusé en direct ! Si vous avez tous les finalistes en attente des annonces des lauréats, cela créera un environnement semblable à un véritable événement, avec un suspense supplémentaire parfait pour les spectateurs et utilisateurs en direct !

4. Incluez vos sponsors

Ce n’est pas parce que votre événement est désormais virtuel que vous ne pouvez pas inclure vos sponsors. Il est important de les inclure dans l’événement et de leur apporter de la valeur. Voici quelques idées :

• Offrez de la visibilité aux sponsors. Dans Award Force, vous pouvez offrir des emplacements de sponsors très visibles dans des blocs de contenu sur la Galerie, que vous pouvez partager à l’écran pendant l’événement. Les applications d’événements mentionnées ci-dessus peuvent également fournir des emplacements et des fonctionnalités pour les sponsors.
• Offrez aux sponsors l’accès aux participants virtuels de votre gala de remise de trophées. Fournissez des moyens à vos sponsors d’offrir leurs produits ou services par e-mail ou messagerie pendant l’événement en direct.
• Invitez les sponsors à participer à l’événement. Peut-être s’agit-il d’une annonce de trophée, peut-être d’une annonce de produit ou de service pour mettre en valeur leur organisation.

5. Faites la promotion de votre événement virtuel

Maintenant que vous avez planifié votre gala de remise de trophées virtuel et choisi la technologie pour le soutenir, il est temps de faire la promotion ! Savoir comment promouvoir votre événement virtuel est particulièrement important si vous souhaitez des spectateurs pour un événement en direct, virtuel ou diffusé en direct.

Une grande partie de la promotion sera la même qu’avant. Vous devrez envoyer des invitations, fixer les coûts des billets (s’il s’agit d’un événement payant) et présenter vos sponsors et membres du jury. Assurez-vous d’envoyer plusieurs rappels concernant l’événement à venir, en particulier une semaine, un jour et même une heure avant l’événement.

Faites savoir à vos utilisateurs à quoi s’attendre. Si vous avez des conférenciers invités, assurez-vous de les présenter à l’avance et de leur faire savoir exactement à quelle heure ils interviendront. Fournissez toutes les informations et exigences technologiques dont vos utilisateurs ont besoin.

6. Célébrez et mettez en valeur vos utilisateurs

Votre programme de trophées et ses nombreux utilisateurs talentueux méritent une célébration – et un gala de remise de trophées virtuel leur offre exactement cela. Avec nos conseils ci-dessus sur comment organiser une cérémonie de remise de trophées virtuelle, vous pourrez engager votre communauté, célébrer vos finalistes et lauréats, et mettre en valeur vos sponsors et héros en coulisses comme les membres du jury et les gestionnaires du programme.

Non seulement vous disposerez de nouvelles données sur ce que votre public a trouvé le plus engageant dans votre événement, mais vous aurez également toute une nouvelle bibliothèque de vidéos pour alimenter le marketing de votre programme pendant des années.