Comment développer votre programme de trophées – pendant sa période d’inactivité

Pour toute chose, il y a une saison.

Et cela inclut le cycle de vie d’un programme de trophées. Lorsque votre programme est en période d’inactivité, ou peut-être même mis en pause en raison d’incertitudes mondiales, cela ne signifie pas qu’il doive s’arrêter complètement. En fait, la période d’inactivité de votre programme de trophées est une saison importante à part entière.

C’est le moment idéal pour faire une pause, examiner votre programme, étudier les données analytiques, prendre des décisions concernant le formulaire de candidature et l’évaluation, et surtout, continuer à interagir et à communiquer avec votre communauté de trophées – membres du jury, utilisateurs, votre équipe et le public.

Votre activité de planification et de coordination pendant la période d’inactivité peut semer les graines d’un succès encore plus grand pendant les saisons chargées de candidature et d’évaluation de votre programme de trophées.

Voici quelques étapes pour développer votre programme pendant sa période d’inactivité.

Plongez dans vos données

Award Force fournit des données détaillées que vous pouvez étudier à tout moment de votre programme. Le tableau de bord est très utile lorsque votre programme est en plein essor, vous offrant une vue d’ensemble rapide de toutes les statistiques les plus importantes, telles que les soumissions de candidatures, les candidatures évaluées et les paiements.

Mais c’est aussi un outil approfondi dont vous pouvez tirer pleinement parti pendant la période d’inactivité de votre programme. En conjonction avec les informations disponibles dans votre vue Gérer les candidatures et plusieurs options d’exportation de données, vous pouvez facilement obtenir des informations sur :

• Taux de soumission des candidatures
• Candidatures par catégorie
• Candidatures par chapitre
• Total des commandes terminées et des frais de candidature en cours
• Scores et commentaires
  

Pour exporter des données de votre programme, accédez à votre Tableau de bord > Candidatures par catégorie > Rapport complet > et cliquez sur Exporter dans le coin supérieur droit. Vous pouvez également exporter le rapport Candidatures depuis la vue Gérer les candidatures ou les Scores + commentaires depuis le Classement.

À travers les données, explorez ce qui fonctionne pour votre programme et ce qui ne fonctionne pas. Quels sont vos chapitres les plus populaires ? Vos catégories ? Combien de candidatures ont été commencées mais non terminées ? Plongez dans les données et recueillez toutes les informations possibles pour vous aider à planifier votre prochaine saison d’ouverture.

Engagez votre communauté

Pour que votre programme de trophées reste présent à l’esprit et pertinent pour votre communauté, même pendant la période d’inactivité, il est important de la maintenir engagée. Créez un plan de marketing et de communication qui envoie des mises à jour à votre communauté, sans la spammer.

Besoin d’idées ?

Conseil ! Tout d’abord, créez une bibliothèque numérique avec les ressources soumises par vos candidats. Il peut s’agir d’œuvres d’art issues des soumissions, de photos de candidats ou de membres du jury, d’instantanés de candidatures gagnantes, de vidéos des finalistes et des lauréats, et bien plus encore !

Ensuite, partagez le contenu généré par les utilisateurs. Cela pourrait être :

• Un article sur vos membres du jury, avec une biographie ou un profil, une photo, ou même une séance de questions-réponses enregistrée en vidéo sur leurs candidatures préférées. Cela donne non seulement de la visibilité et une reconnaissance positive à vos membres du jury, mais aide également vos candidats à se préparer pour la prochaine saison.
• Des instantanés des lauréats, avec un moyen pour eux de partager la reconnaissance sur les réseaux sociaux. Cela les mettra non seulement en lumière, mais aussi votre programme de trophées.
• Un lien vers la galerie Award Force de votre programme – une belle façon de présenter l’étendue des candidatures visuelles de votre programme à la communauté.
• Un « merci » à vos sponsors, les plaçant au centre de votre communauté, avec un accès facile à leurs produits ou services.

Une autre façon fantastique d’engager votre communauté pendant la période d’inactivité est de demander des retours sur le programme. Prenez contact avec vos candidats, vos membres du jury et vos gestionnaires du programme. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Qu’est-ce qui pourrait être amélioré ? Créez un sondage et utilisez la période d’inactivité pour recueillir les données et les informations dont vous avez besoin pour améliorer votre programme la saison prochaine.

Et, enfin, lorsque vous communiquez avec vos utilisateurs, assurez-vous d’envoyer régulièrement des e-mails concernant les dates à venir, les événements et les nouvelles de votre programme de trophées. Vous avez trouvé un membre du jury ou un sponsor de haut niveau pour le programme ? Faites-le savoir à vos utilisateurs ! Et assurez-vous de les informer de la réouverture de votre programme aux candidatures.

Participez à la sensibilisation du programme

Ce n’est un secret pour personne : plus vous avez de VIPs liés à votre programme de trophées, plus vous bénéficierez de crédibilité. Et la période d’inactivité est le moment idéal pour contacter votre secteur et votre communauté en vue de partenariats.

• Sponsors – Préparez un dossier de sponsoring. Montrez à quel point il est facile d’offrir une grande visibilité via la solution Award Force pour présenter leur marque à tous vos utilisateurs.
• Membres du jury – Besoin de plus de membres du jury pour votre programme ? Montrez-leur à quel point il est facile de prendre d’excellentes décisions sur la solution. Vous valorisez leur temps. Et avec Award Force, le processus d’évaluation est simple et rationalisé. Aucune formation n’est nécessaire. Ils peuvent simplement se connecter et évaluer les candidatures qui leur sont attribuées.
• Médias – La période d’inactivité est excellente pour rédiger un communiqué de presse sur votre programme. Mentionnez vos sponsors et vos membres du jury. Le nombre de soumissions que vous recevez. Et faites savoir à votre communauté comment votre programme de trophées fait avancer le secteur.

Mettez à jour et améliorez votre programme

Maintenant que vous avez examiné les données de votre programme et recueilli les retours des utilisateurs, il est temps de vous asseoir et de planifier le programme de trophées de la prochaine saison.

Plongez dans les retours – qu’est-ce qui a fonctionné pour les utilisateurs ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Comment pouvez-vous améliorer le formulaire de candidature pour le rendre plus facile pour les candidats et plus utile pour les membres du jury ? (Voici quelques idées sur la façon de réfléchir à votre formulaire de candidature du point de vue d’un membre du jury.) comment concevoir votre formulaire de candidature du point de vue d’un membre du jury.)

Il est désormais plus facile que jamais de modifier votre formulaire de candidature dans Award Force. Grâce à une nouvelle interface glisser-déposer, vous pouvez simplement déplacer, supprimer ou réorganiser les éléments de votre formulaire de candidature.

Créez un plan pour que votre équipe puisse gérer et exécuter facilement votre programme de trophées, l’aidant à se développer et à prospérer avant même que votre programme ne rouvre aux candidatures.

La saison de la croissance

La période d’inactivité est le moment de planter, d’arroser et d’aider votre programme à se développer. Et, lors de la prochaine saison, lorsque vos candidatures s’ouvriront et que votre communauté sera en effervescence, votre programme en récoltera sûrement les bénéfices.