par Craig Casten | Mai 28, 2021 | Articles
L’organisation d’un programme de trophées 100 % en ligne présente de nombreux avantages. On note une réduction significative des coûts, une administration sans papier, un réseau d’utilisateurs plus large et un potentiel de participation plus élevé à votre cérémonie de remise de trophées.
Bien sûr, la programmation virtuelle comporte aussi ses défis. La planification préalable devient encore plus importante et la gestion d’une cérémonie de remise de trophées en ligne devient un défi tout à fait différent. Mais, parfois, un programme de trophées virtuel ne peut être évité (on vous regarde, la COVID-19).
Et un logiciel de gestion de trophées peut vous aider à mettre l’ensemble du programme en ligne. En tant qu’organisation axée sur les trophées (et le logiciel de gestion de trophées n° 1 au monde), Award Force est utilisé dans le monde entier pour une large gamme de programmes de trophées virtuels.
Des trophées d’entreprise aux concours de design, de la reconnaissance des employés aux trophées d’associations professionnelles et tout ce qui se trouve entre les deux, nous avons tout vu. Et bien que ces programmes aient tous des objectifs et des résultats différents, il existe plusieurs bonnes pratiques utilisées par de nombreux programmes de trophées virtuels.
Nous avons donc sélectionné le meilleur du meilleur et compilé un guide rapide pour les trophées virtuels ci-dessous, avec les façons dont Award Force peut vous aider à y parvenir. Que vous soyez un habitué des trophées virtuels ou que vous commenciez tout juste à l’envisager, cet article est pour vous.
Il va sans dire que la planification est essentielle dans tout projet. Elle est encore plus importante lorsque vous devez gérer un programme de trophées virtuellement. Avant d’entrer dans le vif du sujet, établissons un cadre pour le fonctionnement de notre programme.
La meilleure façon de commencer à planifier le cadre de votre programme de trophées virtuels est de définir le cycle de vie de vos trophées virtuels. Une fois cela fait, décidez quand chaque étape doit avoir lieu, qui en est responsable et comment elle fonctionnera.
Le cycle de vie d’un programme de trophées virtuels peut varier. Mais généralement, le cycle de vie de la plupart des programmes comprend ces étapes communes :
Les gestionnaires du programme doivent définir à l’avance comment chaque étape du programme sera exécutée. C’est probablement la partie la plus importante de l’étape de planification et elle ne doit pas être négligée. Les questions clés à considérer incluent :
Il y a des centaines d’autres questions à poser. Essayez d’y répondre toutes à l’avance et soyez précis. Si vous prévoyez d’utiliser une grille d’évaluation sophistiquée, définissez comment elle sera calculée. Il n’y a rien de pire que d’essayer de « trouver la solution » sous la pression du temps. Allouez beaucoup de temps au « comment » afin que, pour les points suivants, vous ayez tout ce dont vous avez besoin pour prendre des décisions éclairées.
Pour chacune des étapes du cycle de vie, il est idéal de définir quand chaque étape doit commencer et se terminer. Pour certaines étapes, comme la promotion, c’est continu, mais pour d’autres, comme la phase de « construction », il y a des délais clairs qui doivent être tracés et planifiés.
Qui sera responsable de chaque étape du cycle de vie du programme ? Une ou plusieurs personnes peuvent être responsables de la réalisation de l’ensemble, mais il est important d’attribuer un « responsable » pour cette étape afin de garantir un point de contact unique.
Ceci est particulièrement important si les membres de votre équipe de gestion de programme travaillent tous virtuellement et/ou sont dispersés géographiquement.
Une fois que vous avez finalisé votre cycle de vie, le fonctionnement du programme, le moment où chaque étape sera exécutée et par qui, documentez-le. Le « comment ça marche » est mieux documenté sous forme de récit et fixera les attentes dès le départ. Il s’agit d’une information cruciale pour tous les membres de votre équipe de gestion de programme et elle doit être considérée comme un « document vivant » mis à jour au fur et à mesure.
Créez un calendrier des événements incluant la partie responsable, la date de début et de fin et une brève description de ce qui doit se passer à cette étape.
Conseil ! Un code couleur pour votre calendrier peut aider !
Conseil ! Vous voulez créer cela sur un outil de gestion de projet ? Utilisez Trello – il existe une version gratuite.
Avec autant d’éléments du programme à organiser, une chose est essentielle : un logiciel de gestion de trophées. Et, évidemment, nous ne sommes pas impartiaux ! Award Force est le n° 1 de la gestion de trophées pour de bonnes raisons. La facilité d’utilisation, le prix abordable et l’assistance client 5 étoiles n’en sont que quelques-unes. En savoir plus ici.
Gérer votre programme de trophées en ligne avec un logiciel basé sur le cloud permet non seulement de gagner du temps, mais c’est aussi moins stressant. Nous vous le promettons : un logiciel de gestion de trophées vous facilitera la vie. Et c’est vital lors du passage de votre programme de trophées au 100 % virtuel, où chaque participant à votre programme — qu’il soit gestionnaire du programme, membre du jury ou candidat — peut accéder à la solution en ligne, via le cloud. Sans oublier que vous pouvez enfin dire adieu à ces fastidieux formulaires papier et PDF.
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La solution Award Force offre une multitude d’outils de gestion en ligne puissants, que vous aurez à votre disposition, quels que soient la taille de votre programme, le nombre d’utilisateurs ou la taille et l’emplacement de l’équipe de gestion.
Les gestionnaires du programme peuvent facilement suivre, gérer, étiqueter, filtrer, rechercher et générer des rapports sur les candidatures en temps réel. Vous pouvez garder votre programme ordonné et en parfait état grâce à des fonctionnalités d’administration puissantes telles que la gestion des doublons et la détection du plagiat, utilisables sur une candidature individuelle ou en masse.
Lorsque votre programme est virtuel, vous avez besoin d’un hub central pour rester organisé. Avec Award Force, vous pouvez accepter et gérer les candidatures, communiquer avec les candidats et attribuer les candidatures à vos membres du jury — le tout dans une solution unique et facile à utiliser.
Les gestionnaires du programme bénéficient d’une visibilité claire et d’un contrôle puissant sur l’ensemble du cycle de vie des trophées, sans sacrifier la facilité d’utilisation. Vous aurez accès à tout ce dont vous avez besoin pour créer et gérer un programme exceptionnel et vous gagnerez du temps, de l’énergie et de la sérénité.
Vos candidats sont le moteur de votre programme de trophées, il est donc important qu’ils bénéficient d’une expérience de candidature inégalée avec vos trophées virtuels.
Award Force offre cela. Il ne nécessite aucune formation, est incroyablement visuel, propose des capacités multilingues, un guidage intégré pour le formulaire de candidature et bien plus encore ! Les programmes de trophées utilisant Award Force enregistrent une augmentation de 29,78 % des candidatures d’une saison à l’autre, en grande partie grâce à l’expérience fantastique dont bénéficient les candidats via la solution.
Vos membres du jury passeront également un excellent moment ! Les membres du jury adorent Award Force pour sa facilité d’utilisation, ses modes d’évaluation puissants et sa vue d’ensemble claire des candidatures et de leur progression. Cela leur permet d’accéder facilement à chaque candidature et de l’évaluer, où qu’ils soient.
Lorsque vous mettez votre programme en ligne, les données suivent rapidement. Un avantage considérable !
Award Force vous permet de surveiller facilement les données en temps réel, telles que le statut de soumission des candidatures, les attributions d’évaluation, les résultats, et plus encore. Vous aurez toujours accès à toutes les données de votre programme, et vous pourrez exporter et télécharger en masse ce dont vous avez besoin, quand vous en avez besoin. En ayant toutes vos données en ligne, il est facile de les envoyer par e-mail et de les partager avec les gestionnaires du programme et d’autres personnes de votre organisation. Pas besoin de papier ou de réunions en personne.
Une solution SaaS comme Award Force offre l’avantage de fonctionnalités de sécurité de premier ordre pour protéger les données de votre programme. Toutes les fonctionnalités du logiciel sont conçues et mises en œuvre selon les meilleures pratiques en matière de sécurité, de normes de confidentialité et de protection de l’intégrité des données.
Vous pourrez dormir plus sereinement en sachant que les données de votre programme sont en sécurité, quel que soit l’endroit où vous et votre communauté d’utilisateurs vous trouvez.
Mettre votre programme de trophées en ligne ne doit pas être stressant. En fait, cela peut vous aider à organiser et à rationaliser le cycle de vie et les processus de vos trophées pour en faire un modèle de réussite.
Vous constaterez que le fait de disposer d’un hub central en ligne pour la gestion de votre programme, le processus de candidature et les résultats de l’évaluation créera une stratégie de gestion de trophées plus efficace. Et que vous mainteniez ou non vos trophées en mode virtuel sur le long terme, vous disposerez d’un système qui vous permettra de rester organisé, de gagner du temps et de l’argent, et de garder l’esprit tranquille.
Vous voulez essayer la solution Award Force par vous-même ? Faites une visite guidée ou réservez une démonstration en direct avec l’un des membres de notre sympathique équipe.
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