par Craig Casten | Mar 16, 2020 | Communiqués de presse
Pour de nombreuses organisations, cette transition n’est pas facile. C’est d’autant plus vrai si vous êtes pressés, comme la plupart des organisations le sont. Je n’entrerai pas dans les détails des raisons pour lesquelles vous devriez passer au télétravail, je laisserai l’Organisation mondiale de la santé, votre gouvernement et les forces de l’ordre locales s’en charger. Qu’il suffise de dire que vous devez opérer ce changement, et vite, et que vous ne voulez pas que votre organisation subisse d’interruption d’activité importante.
Vous avez probablement beaucoup de questions… et sans doute encore plus d’inquiétudes. « Comment maintenir la productivité ? Comment communiquer ? Comment faire notre travail ? Comment puis-je m’assurer que mon entreprise continue de tourner et minimiser les difficultés liées à ce changement, aussi court soit-il ? »
Et nous avons des réponses. Poursuivez votre lecture pour découvrir un guide rapide sur la façon de travailler à distance, dès maintenant.
Award Force est une organisation entièrement en télétravail, répartie dans 18 pays, et nous fonctionnons à distance depuis plus de 6 ans. Tout le monde travaille soit à domicile, soit dans un café, soit dans un espace de travail partagé. Nous avons essayé presque tous les types d’outils de collaboration, de logiciels de productivité et de systèmes de communication. Nous avons exploré toute une gamme de processus pour l’alignement des équipes, la planification et la synchronisation. Nous connaissons les joies du travail à distance, et nous en avons aussi ressenti les difficultés. Nous sommes passés par là et nous avons tiré des leçons parfois difficiles. Et nous continuons de le faire aujourd’hui.
La vérité est que passer au travail à distance n’est pas facile. Certaines choses prennent du temps. Ce n’est pas un guide de solutions miracles, mais c’est un guide de mise en place rapide, pour vous aider à faire la transition rapidement.
Quelques points rapides à noter pour que tout le monde soit sur la même longueur d’onde et travaille ensemble
Tout d’abord, vous devez vous faire confiance. S’il n’y a pas de confiance, cela ne fonctionnera pas. En tant que manager, vous devez poser des bases solides pour la confiance et la construire grâce à des attentes claires. En tant qu’employé, vous devez récompenser cette confiance en répondant à ces attentes.
Soyez réaliste. Les gens travailleront de chez eux, dans leur véritable foyer. Et vous ne pouvez pas savoir s’ils portent un pantalon ou non. De la même manière, vous ne pouvez pas savoir si les gens travaillent ou non — alors n’essayez pas de le faire. Nous sommes tous des adultes ; soyons confiants et matures. La seule chose que vous devez faire est d’être clair sur les attentes et les délais.
Vous aurez besoin d’un cadre solide pour la façon dont vous communiquerez avec votre équipe et vice versa. Planifiez les réunions d’entreprise et les entretiens individuels avec les managers. Établissez des attentes concernant la disponibilité sur la messagerie instantanée et les e-mails.
Dans la lignée du point précédent, la documentation. Vous seriez surpris de tout ce que nous transmettons dans un cadre réel — par un signe de tête qui dénote la compréhension, un sourire qui exprime l’accord. Mais dans un monde à distance, ce n’est pas toujours possible. Assurez-vous qu’il y ait toujours quelqu’un qui prenne des notes à chaque réunion (ou enregistrez-les) et veillez à ce que ces notes (ou enregistrements) soient envoyés à toutes les personnes concernées une fois la réunion terminée, en invitant à une réponse si quelque chose n’est pas clair. En cas de doute, communiquez trop plutôt que pas assez.
Si vous n’êtes pas encore familier avec le SaaS, prenez le temps de découvrir son potentiel et comment ces outils constituent la base pour dynamiser votre environnement à distance. Il existe un monde de produits professionnels formidables, ne nécessitant qu’une connexion Internet, et ils sont conçus pour être configurés et utilisés sans l’intervention d’une équipe informatique.
La création du bon environnement à distance sera différente pour chaque équipe. Préparez votre équipe aux inévitables obstacles pendant que vous expérimentez ce qui fonctionne le mieux. Soyez ouvert et encouragez les retours, qu’ils soient importants ou mineurs. Avant même de vous en rendre compte, tout roulera et vous reprendrez vos activités comme d’habitude.
Quelques conseils sur l’équipement et les logiciels dont vous aurez besoin pour votre nouvelle équipe virtuelle
Votre personnel a besoin d’un moyen d’interagir les uns avec les autres. Si votre personnel travaille sur des ordinateurs portables, c’est simple, ils les emportent simplement chez eux. Si, en revanche, votre bureau fonctionne avec des PC fixes, ce sera un peu plus difficile à faire, mais les écrans et les unités centrales restent assez faciles à transporter… bien que ce ne soit pas idéal.
Conseil d’expert :
Cela peut sembler évident, mais cela vaut la peine d’être mentionné. Si vous prévoyez d’avoir une main-d’œuvre à distance, il est utile de confirmer que tout le monde dispose d’un Internet rapide et fiable, et sinon, de ce que vous ferez à ce sujet. Il est également bon de comprendre à quoi ils utiliseront Internet. Des débits lents peuvent convenir pour des outils de communication simples, mais ajoutez de la vidéo ou demandez aux membres de l’équipe de partager des fichiers volumineux et vous allez passer un moment difficile. Pour ceux qui n’ont pas Internet à la maison, étudiez les dispositifs wifi portables. Ils fonctionnent bien comme alternatives.
Chez Award Force, nous utilisons Aircall pour communiquer avec le monde extérieur. C’est un logiciel en tant que service qui permet à votre équipe de passer des appels depuis son PC/ordinateur portable comme s’ils utilisaient un système téléphonique. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser Aircall, il existe de nombreuses autres options, mais c’est ce qui fonctionne pour nous. Ces choses peuvent être réglées en moins d’une heure.
Conseils d’experts :
Nous utilisons G Suite pour tout, y compris les e-mails. Cela fournit l’éventail de services dont vous aurez besoin pour sécuriser vos informations. Si votre entreprise utilise Outlook ou un autre client de messagerie installé sur vos machines, vous pouvez normalement accéder à votre courrier via un navigateur également.
Rien ne vaut les messages instantanés pour des communications rapides. C’est aussi excellent pour instaurer cette ambiance de communauté que les bureaux acquièrent naturellement. Nous utilisons Slack, c’est de loin l’outil le plus adapté que nous ayons rencontré, mais il ne convient peut-être pas à tout le monde, vous pourriez aussi essayer Skype, Hangouts ou Microsoft Teams. N’ayez pas peur d’avoir des conversations non liées au travail ici, il est bon de maintenir les relations personnelles, surtout si l’on considère que tout le monde travaille désormais loin les uns des autres et ne peut pas discuter autour de la machine à café.
La vidéo est idéale pour les réunions d’entreprise, les conférences téléphoniques et les entretiens individuels. C’est très important pour le moral. Surtout si vous avez communiqué avec des avatars toute la semaine. Chez Award Force, nous utilisons Zoom et c’est parfait pour nos besoins. Nous pouvons parler avec les membres de l’équipe, organiser des forums plus larges, animer des événements et discuter avec nos clients.
Conseils sur comment travailler à distance pour la première fois
Si vous prévoyez de travailler à distance de manière plus permanente, il est important de vous assurer que vous êtes bien installé. Si vous avez une chambre d’amis chez vous, super, installez-vous-y et commencez à rafraîchir un peu l’endroit. Sinon, vous devez trouver un moyen de délimiter une zone dans votre maison et d’en faire une zone interdite aux amis et à la famille. Certaines personnes utilisent des paravents, d’autres des rideaux.
Quelle que soit la manière dont vous le faites, vous devez reconnaître la valeur d’un espace de travail dédié et établir des règles d’accès. Dans votre espace de travail, vous voulez une chaise de bonne qualité (vous y resterez au moins 8 heures par jour), un bureau assez grand pour votre ordinateur portable/PC, réglé à une hauteur appropriée. Pour de meilleurs résultats, votre écran doit être à la hauteur des yeux, alors envisagez d’investir dans un support pour votre écran (ou bricolez simplement quelque chose avec quelques livres pour une solution temporaire). Si vous êtes susceptible de travailler à domicile pendant une période prolongée, ou si, par bonheur, votre entreprise envisage de travailler à distance à l’avenir, un bureau debout réglable est une excellente option. Voici une comparaison complète de quelques excellentes options disponibles.
Vous pourriez également envisager l’« ambiance » de l’espace. Vous serez dans cet espace 8 heures par jour, alors faites en sorte qu’il vous convienne. Prenez une petite plante, affichez des posters, tout ce qui peut vous faire sentir plus à l’aise. Beaucoup de petites choses font une énorme différence.
Avez-vous déjà remarqué à quel point votre routine est chamboulée le week-end par rapport à un jour de semaine ? Eh bien, c’est ce qui arrive quand on travaille à distance pour la première fois. Tout est très nouveau et, pour certains, cela peut être une expérience assez déroutante. L’important ici est de créer une routine. Restez-y fidèle. Faites tout ce que vous feriez normalement, puis, au lieu de monter dans une voiture ou de prendre un bus, dirigez-vous vers votre espace de travail et mettez-vous en mode travail. Vous allez adorer le trajet. 😉
Gardez un horaire régulier et ne tombez pas dans le piège de travailler plus (ou moins) d’heures. Faites ce que vous aviez l’habitude de faire. Et faites-le chaque jour.
Pendant que vous travaillez, essayez de ne pas vous laisser envahir par le confort de la vie domestique. Vous ne pouviez pas regarder la télévision au travail — ne le faites pas à la maison. Restez impliqué avec vos collègues. Et restez occupé par votre travail.
Assumer ses résultats est essentiel à votre réussite en tant qu’employé à distance. En tant que personne qui n’est plus suivie par un manager ou entourée de collègues, vous êtes responsable de votre propre motivation quotidienne, de la prise en charge de votre liste de tâches et de sa réalisation diligente. Votre production signifie quelque chose. Aussi petite que vous pensiez qu’elle soit, elle a de la valeur. C’est pour cela que vous avez un emploi. Votre succès et votre échec vous appartiennent et c’est la meilleure chose à réaliser dès le début — vos résultats sont votre responsabilité.
Cela arrive à la plupart des travailleurs à distance. La solitude. Un instant, vous êtes entouré de vos collègues, de nombreuses plaisanteries de bureau, des trajets de retour entouré de gens, puis après environ une semaine de travail à domicile, plus rien, plus personne, le silence… Et cela peut être incroyablement difficile à gérer parfois. Sachez simplement que c’est normal. C’est correct. Cela nous arrive à tous. Assurez-vous simplement de passer beaucoup de temps avec vos proches et de contacter vos collègues de travail. La vidéo est étonnamment efficace pour combler le fossé et briser la solitude. Mais elle ne remplacera jamais la présence physique. Prenez du temps pour vos amis après le travail et organisez de petites rencontres avec vos collègues pour entretenir vos compétences sociales de temps en temps.
Et voilà — notre cours accéléré sur la façon de travailler à distance. Nous espérons qu’il vous a été utile. Si vous gérez un programme de trophées et avez besoin de conseils supplémentaires, nous avons un ebook intitulé « Comment gérer un programme de trophées sans événements physiques » disponible en téléchargement gratuit.
Nous avons rassemblé ci-dessous une liste d’autres sources formidables qui, selon nous, pourraient vous être utiles. Bonne chance dans votre transition vers le télétravail, même si ce n’est que pour une courte période. Si vous avez la moindre question, n’hésitez pas à la poser. Nous serons plus qu’heureux de vous aider.
https://basecamp.com/books/remote
https://www.workplaceless.com/blog/emergency-remote-work
Articles
Focus sur les fonctionnalités
Guides pratiques
Communiqués de presse
Mises à jour du produit