Schluss mit dem Rätselraten: So nutzen Sie Ihr Programm-Dashboard in jeder Phase

Wir sagen gerne, dass die Erstellung eines Programms wie das Zusammensetzen eines komplexen Lego-Sets ist. Es gibt Hunderte (Tausende!) von Teilen in jeder Größe und Form, die aber alle gleichermaßen wichtig für den Aufbau sind. Wenn Sie ein Teil vergessen, kann eine klaffende Lücke entstehen oder das Ergebnis instabil werden.

Es kann durchaus eine Herausforderung sein, all das zu verwalten, besonders wenn man bedenkt, dass Manager von Auszeichnungen oft mehrere Rollen gleichzeitig einnehmen und manchmal nicht nur für das Programmmanagement zuständig sind. Sie sind oft Programmkoordinator:innen, Marketingexpert:innen, verantworten Community-Outreach und mehr. Das Management von Auszeichnungen ist oft nur ein Teil der Stellenbeschreibung.

Das bedeutet, dass es wichtig ist, diese Lego-Steine richtig zu stapeln. Um dabei zu helfen, benötigen Manager ein zuverlässiges Programm-Dashboard: eine schnelle, einfache Übersicht darüber, was zu jeder Zeit passiert. Das Dashboard ist nicht nur ein Reporting-Tool für das Ende des Programms, sondern ein organisatorisches Rückgrat, das in jeder Phase des Lebenszyklus nützlich ist.

Es ist eine zentrale Ressource, die Ihnen hilft, Lücken zu vermeiden und Ihre Programmergebnisse zu sichern. Es ist wichtig, dieses Dashboard und die Metriken, die Sie verfolgen werden, von Anfang an zu berücksichtigen, noch bevor das Programm für Einreichungen geöffnet wird.

Allein im letzten Jahr haben Programm- und Kapitelmanager ihr Award Force Dashboard mehr als 750.000 Mal aufgerufen, und diese Zahl steigt jeden Monat.

Hier sind einige Tipps, wie und wann Sie ein Programm-Dashboard nutzen können und wie Award Force Sie dabei unterstützen kann.

Vor Beginn der Einreichungen: Bestätigen Sie, dass alles bereit ist

Ihr Programm-Dashboard ist bereits nützlich, bevor die erste Einreichung eingeht. In der Pre-Launch-Phase können Sie damit überprüfen, ob Ihre Programmstruktur korrekt eingerichtet ist. Sind die Kategorien konfiguriert? Stehen die Fristen fest? Ist das Anmeldeformular getestet und einsatzbereit?

Für Organisationen, die mehrere Programme oder regionale Kapitel verwalten, bietet das Dashboard Administratoren eine konsolidierte Ansicht über alle Programme hinweg. Award Force unterstützt ein konfigurierbares Dashboard für Programm-Manager, die mehrere Accounts in derselben Datenregion betreuen – ideal für Manager, die sowohl regionale als auch nationale Versionen eines Programms verwalten.

Dies ist auch der Zeitpunkt, um zu bestätigen, dass jedes Kapitel oder Programm korrekt konfiguriert ist und nichts übersehen wurde, bevor Teilnehmende mit ihren Einreichungen beginnen.

Checkliste für den Pre-Launch:

• Alle Kategorien sichtbar
• Zeitraum für Einreichungen bestätigt
• Einreichungsbeschränkungen (falls zutreffend) festgelegt
• Konfiguration der Bewertung gespeichert und zugewiesen

Dies frühzeitig richtig zu machen, bedeutet weitaus weniger Nachbesserungen, sobald die Einreichungen beginnen.

Während der Einreichungsphase: Volumen und Tempo im Blick behalten

Sobald Ihr Programm live ist, wandelt sich Ihr Dashboard in ein Monitoring-Tool. Die wichtigsten Kennzahlen in dieser Phase sind oft das Volumen der Einreichungen pro Kategorie und das Tempo der Einreichungen im Verhältnis zu Ihrer Frist.

Ein stetiger Fluss an Einreichungen ist ein gutes Zeichen. Hier sollten Sie auf Ungleichgewichte achten. Zum Beispiel benötigt eine Kategorie mit ungewöhnlich geringer Resonanz vielleicht einen gezielten Anstoß, oder eine Kategorie mit einer Flut von Last-Minute-Einreichungen könnte später zu Engpässen bei der Bewertung führen.

Die meiste Software für das Auszeichnungsmanagement mit Echtzeit-Analysen und Reporting wird diese Muster automatisch aufzeigen. In Award Force zeigt das Programm-Dashboard die Einreichungen nach Kategorien an, sodass Sie Probleme auf einen Blick erkennen können, anstatt manuelle Berichte zu erstellen.

Weitere Dinge, die in dieser Phase überwacht werden sollten:

• Unvollständige Einreichungen: Begonnene, aber nicht abgeschlossene Einreichungen. Eine rechtzeitige Erinnerung an diese Teilnehmenden kann Ihre endgültige Zahl der Einreichungen deutlich erhöhen.
• Quelle oder Region der Einreichung (sofern erfasst): Nützlich für Programme mit geografischen Zielen oder kapitelspezifischen Vorgaben.

Dies ist auch die Phase, in der Entscheidungen über Fristverlängerungen getroffen werden. Wenn eine Kategorie deutlich hinter anderen zurückbleibt, liefert Ihnen das Dashboard die Belege für eine Verlängerung, anstatt sich auf Ihr Bauchgefühl verlassen zu müssen.

Während der Bewertung: Die Punktevergabe auf Kurs halten

In der Bewertungsphase beweist das Dashboard für die Bewertung seinen Wert. Priorität hat hier die Sichtbarkeit des Fortschritts: Wer hat seine Aufgaben abgeschlossen, wer ist im Verzug und besteht bei Einreichungen das Risiko, nicht rechtzeitig bewertet zu werden?

Wichtige Kennzahlen, auf die Sie achten sollten:

• Abschlussquote der Zuweisungen: der Prozentsatz der Bewertenden, die ihre Aufgaben angenommen oder begonnen haben
• Fortschritt der Punktevergabe pro Kategorie: hilft, Engpässe zu identifizieren, bevor sie zum Problem werden
• Ausstehende Zuweisungen: Bewertende mit unvollständiger Arbeit kurz vor Ablauf der Frist

In Award Force können Sie die Zuweisungen für die Bewertung einfach verwalten, indem Sie Erinnerungen senden, Einreichungen neu zuweisen oder Konfigurationen anpassen, ohne in separate Menüs eintauchen zu müssen. Die Ansicht „Bewertung verwalten“ in der Plattform bietet diesen Überblick über alle Konfigurationen und Fortschritte an einem Ort.

Nach dem Abschluss: Nachbesprechung und Zukunftsplanung

Sobald die Bewertung abgeschlossen ist, wird das Dashboard zu einem retrospektiven Tool. Die endgültige Anzahl der Einreichungen, die Abschlussquoten der Bewertung und die Aufschlüsselung auf Kategorieebene liefern Ihnen die Daten, die Sie für eine aussagekräftige Nachbesprechung des Programms benötigen.

Dies ist die Phase, die am ehesten übersprungen wird, aber hier liegen die nützlichsten Informationen für die Planung. Wie war dieser Zyklus im Vergleich zum letzten? Welche Kategorien haben über- oder unterdurchschnittlich abgeschnitten? Wo gab es Engpässe?

Gutes Reporting in dieser Phase hilft Ihnen, den abgeschlossenen Zyklus zu bilanzieren und informiert darüber, wie der nächste konfiguriert werden sollte. Exportieren Sie die benötigten Daten und Berichte und teilen Sie diese mit Ihren Stakeholdern.

Wenn Sie Ihr Award-Programm ganzheitlich strukturieren und über alle Phasen hinweg konsistent aufsetzen möchten, finden Sie hier weitere Informationen zur Organisation und Struktur von Award-Prozessen.

Das Award Force Dashboard: Ein Tool für den gesamten Zyklus

Die meisten Programm-Manager loggen sich reaktiv in ihr Dashboard ein, wenn etwas überprüft werden muss oder eine Entscheidung ansteht. Doch die Teams, die das Beste aus ihrer Plattform für das Auszeichnungsmanagement herausholen, behandeln das Dashboard in jeder Phase als festen Bestandteil ihres Workflows.

Vor dem Start ist es ein Konfigurationscheck. Während der Einreichungen ist es ein Tracker für die Dynamik. Während der Bewertung ist es ein Koordinationswerkzeug. Zum Abschluss ist es Ihr Beleg.

In Award Force umfasst das Dashboard:

• Auswahlmöglichkeiten für Saison, Datumsbereich und Vergleich
• Ein Diagramm zum täglichen Volumen, das in Bearbeitung befindliche und eingereichte Einreichungen anzeigt
• Ein Abschlussdiagramm, das eingereichte, in Bearbeitung befindliche und erneut eingereichte Einreichungen anzeigt
• Eine Tabelle der Einreichungen nach Kategorie mit der Anzahl der in Bearbeitung befindlichen und eingereichten Einreichungen
• Ein Diagramm, das die Verteilung der User-Rollen zeigt

Filter für Saisons, Tags und Datumsbereiche können ebenfalls angewendet werden, um die benötigten Metriken einfach zu vertiefen.

Es werden ständig neue Diagramme und Metriken hinzugefügt, und Kunden können gerne neue Ergänzungen anfordern.

Möchten Sie mehr erfahren? Sehen Sie sich eine Demo an und entdecken Sie, wie das Dashboard und die Echtzeit-Analysen der Plattform Ihren nächsten Programmzyklus unterstützen können.