Plus de place au hasard : comment utiliser le tableau de bord de votre programme de trophées à chaque étape

Nous aimons dire que la création d’un programme de trophées ressemble à l’assemblage d’un jeu de Lego complexe. Il y a des centaines (des milliers !) de pièces, de toutes tailles et de toutes formes, mais toutes sont d’égale importance dans la construction. Si vous oubliez une pièce, il peut y avoir un vide béant ou un résultat instable.

Il peut certes être difficile de tout gérer, surtout si l’on considère que les responsables de trophées portent souvent plusieurs casquettes et ne sont parfois pas uniquement des responsables de trophées. Ils sont souvent coordinateurs de programme, professionnels du marketing, spécialistes de la sensibilisation communautaire, et bien plus encore. La gestion des trophées n’est souvent qu’un élément de la description de poste.

Cela signifie qu’il est important d’empiler ces pièces de Lego correctement. Pour l’aider, un responsable de trophées a besoin d’un tableau de bord de programme fiable : une vue rapide et facile de ce qui se passe à tout moment. Le tableau de bord n’est pas seulement un outil de reporting à utiliser à la fin du programme, mais une véritable épine dorsale organisationnelle, utile à chaque étape du cycle de vie des trophées.

C’est une ressource pivot qui vous aide à éviter les lacunes et à protéger les résultats de votre programme. Et il est important de considérer ce tableau de bord et les indicateurs que vous suivrez dès le début, avant même que le programme ne soit ouvert aux candidatures.

Rien qu’au cours de l’année écoulée, les gestionnaires de programme et les responsables de section ont consulté leur tableau de bord Award Force plus de 750 000 fois, et ce chiffre augmente chaque mois.

Voici quelques conseils sur la manière et le moment d’utiliser un tableau de bord de programme, et sur la façon dont Award Force peut vous aider.

Avant l’ouverture des soumissions : confirmer que tout est prêt

Votre tableau de bord de programme est utile avant même l’arrivée de la moindre candidature. Lors de la phase de pré-lancement, vous pouvez l’utiliser pour vérifier que la structure de votre programme est correctement configurée. Les catégories sont-elles configurées ? Les dates limites sont-elles en place ? Le formulaire de candidature est-il testé et prêt à l’emploi ?

Pour les organisations gérant plusieurs programmes de trophées ou des sections régionales, le tableau de bord offre aux administrateurs une vue consolidée de l’ensemble des programmes. Award Force prend en charge un tableau de bord configurable pour les gestionnaires de programme supervisant plusieurs comptes dans la même région de données — idéal pour les gestionnaires traitant à la fois les versions régionales et nationales d’un programme.

C’est également le moment de confirmer que chaque section ou programme est correctement configuré et que rien n’a été oublié avant que les candidats ne commencent à soumettre leurs dossiers.

Liste de contrôle pour le pré-lancement :

• Toutes les catégories sont visibles
• Dates de la période de soumission confirmées
• Limites de candidatures (le cas échéant) définies
• Configuration de l’évaluation enregistrée et assignée

Bien faire les choses dès le départ signifie beaucoup moins de réajustements une fois les soumissions ouvertes.

Pendant les soumissions : surveiller le volume et le rythme

Une fois votre programme lancé, votre tableau de bord se transforme en outil de surveillance. Les indicateurs clés à ce stade sont souvent le volume de candidatures par catégorie et le rythme des soumissions par rapport à votre date limite.

Un flux régulier de candidatures est un bon signe. Ici, vous devrez surveiller tout déséquilibre. Par exemple, une catégorie avec un taux de participation anormalement bas peut nécessiter une promotion ciblée, ou une catégorie avec une vague de candidatures de dernière minute pourrait créer des goulots d’étranglement lors de l’évaluation ultérieure.

La plupart des logiciels de gestion de trophées dotés d’analyses et de rapports en temps réel feront ressortir ces tendances automatiquement. Dans Award Force, le tableau de bord du programme affiche les candidatures par catégorie, ce qui vous permet de repérer les problèmes d’un coup d’œil plutôt que de générer des rapports manuels.

Autres éléments méritant d’être surveillés durant cette phase :

• Candidatures incomplètes : candidatures commencées mais non soumises. Un rappel opportun à ces candidats peut augmenter de manière significative votre nombre final de soumissions.
• Source ou région de la candidature (si suivie) : utile pour les programmes ayant des cibles géographiques ou des objectifs spécifiques à une section.

C’est également la phase où les décisions concernant les dates limites sont prises. Si une catégorie est nettement en retard sur les autres, le tableau de bord vous fournit les preuves nécessaires pour justifier une prolongation, plutôt que de vous fier à votre intuition.

Pendant l’évaluation : maintenir la notation sur la bonne voie

La phase d’évaluation est celle où le tableau de bord d’évaluation prouve toute son utilité. La priorité ici est la visibilité sur l’avancement de l’évaluation : qui a terminé ses tâches, qui est en retard et si des candidatures risquent de ne pas être évaluées à temps.

Indicateurs clés à surveiller :

• Taux d’achèvement des tâches : le pourcentage de membres du jury ayant accepté ou commencé leurs évaluations
• Progression de la notation par catégorie : aide à identifier les goulots d’étranglement avant qu’ils ne deviennent problématiques
• Tâches en attente : membres du jury ayant un travail incomplet à l’approche de la date limite

Dans Award Force, vous pouvez facilement gérer les tâches d’évaluation en envoyant des rappels, en réassignant des candidatures ou en ajustant les configurations d’évaluation sans avoir à fouiller dans des menus séparés. La vue « Gérer l’évaluation » de la solution offre cette vue d’ensemble de toutes les configurations et de la progression en un seul endroit.

Après la clôture : faire le bilan et planifier l’avenir

Une fois l’évaluation terminée, le tableau de bord devient un outil rétrospectif. Le décompte final des candidatures, les taux d’achèvement de l’évaluation et les ventilations par catégorie vous fournissent les données nécessaires pour un bilan de programme constructif.

C’est la phase la plus facile à ignorer, mais c’est là que se trouvent les informations de planification les plus utiles. Comment ce cycle s’est-il comparé au précédent ? Quelles catégories ont été performantes ou sous-performantes ? Où les goulots d’étranglement se sont-ils produits ?

Un bon reporting à ce stade vous aide à rendre compte du cycle terminé et informe sur la manière de configurer le suivant. Exportez les données et les rapports dont vous avez besoin, et partagez-les avec les parties prenantes de votre programme.

Le tableau de bord Award Force : un outil pour tout le cycle

La plupart des gestionnaires de programme se connectent à leur tableau de bord de manière réactive, lorsqu’une vérification est nécessaire ou qu’une décision doit être prise. Mais les équipes qui tirent le meilleur parti de leur solution de gestion de trophées considèrent le tableau de bord comme une partie intégrante de leur flux de travail à chaque étape.

Avant le lancement, c’est une vérification de la configuration. Pendant les soumissions, c’est un suivi de la dynamique. Pendant l’évaluation, c’est un outil de coordination. À la clôture, c’est votre preuve.

Dans Award Force, le tableau de bord comprend :

• Sélecteurs de saison, de plage de dates et de comparaison
• Un graphique de volume quotidien montrant les candidatures en cours et soumises
• Un graphique d’achèvement montrant les candidatures soumises, en cours et resoumises
• Un tableau des candidatures par catégorie avec le décompte des candidatures en cours et soumises
• Un graphique montrant la répartition des rôles des utilisateurs

Des filtres peuvent également être appliqués pour les saisons, les étiquettes et les plages de dates afin de faciliter l’analyse approfondie des indicateurs dont vous avez besoin.

De nouveaux graphiques et indicateurs sont ajoutés en permanence, et les clients sont invités à demander de nouveaux ajouts.

Vous voulez en savoir plus ? Regardez une démo et découvrez comment le tableau de bord et les analyses en temps réel de la solution peuvent soutenir votre prochain cycle de programme.