von Lindsay Nash | Juni 16, 2026 | Artikel
Der Moment ist endlich gekommen! Ihr Award-Programm ist jetzt für Einsendungen geöffnet, und die Beiträge stapeln sich bereits! Ist es nicht aufregend zu sehen, wie viele Teilnehmende sich für Ihre Auszeichnung interessieren und engagiert sind?
Fünfundzwanzig Einsendungen. Dann fünfzig. Einhundert. Zweihundert? Während sich die Einsendungen häufen, wird Ihnen plötzlich klar: Das Formular zu erstellen, die Einsendungen zu sammeln… das war nur die halbe Arbeit. Jetzt kommt die eigentliche Arbeit; es ist Zeit, Ihre Einsendungen zu verwalten!
Ob Sie zwanzig, zweihundert oder zweitausend Einreichungen haben – Sie müssen Einsendungen im großen Maßstab organisieren, verfolgen und bearbeiten.
Und wir sind hier, um zu helfen. Award-Einsendungen sind unser täglich Brot bei Award Force. Allein im Jahr 2025 hat die Plattform mehr als 650.000 eingereichte Einsendungen verarbeitet. Genau dafür ist unsere Software konzipiert.
Die meisten Award-Programme investieren erheblichen Aufwand in die Gestaltung der Einreichungserfahrung: klare Formulare, hilfreiche Anleitungen, gut getimte Erinnerungen. Doch manchmal wird weniger darüber nachgedacht, was im Backend passiert, wenn diese Einsendungen eintreffen.
Ohne einen strukturierten Ansatz kann selbst ein mittelgroßes Programm schnell unüberschaubar werden. Einsendungen häufen sich über Kategorien hinweg. Der Status wird in einer Tabelle verfolgt, die schnell veraltet. Support-E-Mails gehen ein, in denen gefragt wird, ob Einsendungen eingegangen sind. Ein Jurymitglied beschwert sich, dass eine Einsendung unvollständig ist. Der Programm-Manager wird bei allem in CC gesetzt und ist dafür verantwortlich, dass nichts übersehen wird.
Das Problem ist nicht unbedingt die Anzahl der Einsendungen, sondern vielmehr das Fehlen eines Systems zu deren Verwaltung. Hier kommt Software zur Verwaltung von Award-Einsendungen ins Spiel.
„Award Force hilft mir dabei, den Fortschritt unserer Nominierten von der Prüfung bis zur Annahme effizient zu verfolgen und so den gesamten Auszeichnungsprozess zu optimieren“, sagte Elizabeth Rogers, die ein Programm für Auszeichnungen im Bereich Unternehmensführung leitet. „Ich schätze die organisatorischen Möglichkeiten der Plattform, insbesondere wie die Annahmeformulare nach dem Status ‚in Bearbeitung‘ und ‚eingereicht‘ kategorisiert werden, was eine einfache Überwachung des Fortschritts der Nominierten ermöglicht.“
Die erste Aufgabe besteht darin, einen klaren Überblick darüber zu erhalten, womit Sie arbeiten. Eine gute Oberfläche zur Verwaltung von Einsendungen ermöglicht es Ihnen, diese nach Kategorie, Status, Einreichungsdatum, Teilnehmenden, Tag, Vollständigkeitsgrad und mehr zu filtern, sodass Sie sofort die Teilmenge der Beiträge anzeigen können, die gerade Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
In Award Force erhalten Programmverantwortliche im Dashboard einen Echtzeit-Überblick über alle Einreichungen. Sie können nach Runde, Kategorie oder benutzerdefiniertem Feld filtern und nach Einreichungsdatum, Name der Teilnehmenden oder Eintrags-ID sortieren. Anstatt durch eine Liste von Hunderten von Einsendungen zu scrollen, können Sie mit einer fokussierten, relevanten Teilmenge arbeiten.
Dies ist wichtiger, als es zunächst scheinen mag. Die Fähigkeit, Fragen wie „Wie viele Einsendungen haben wir aus dieser Region?“ oder „Welche Einreichungen gingen nach der verlängerten Frist ein?“ schnell zu beantworten, ohne Daten manuell zählen oder exportieren zu müssen, ist eine echte Zeitersparnis.
In Award Force können Sie Einsendungen auch filtern und sortieren und dann Ihre Ansichten für sich und Ihr Team speichern.
Filter arbeiten mit Feldern, die bereits in Ihren Daten vorhanden sind. Tags ermöglichen es Ihnen, Ihre eigene Organisationsebene darüber zu legen.
In einem gut geführten Workflow zur Verwaltung von Einreichungen dienen Tags als flexible Kurzform. Sie könnten Einsendungen taggen, die vor der Bewertung noch einmal geprüft werden müssen, Einsendungen von Erstteilnehmenden, Einsendungen, die wegen einer Zulassungsfrage markiert wurden, oder Einsendungen, die starkes Begleitmaterial haben, das der Jury hervorgehoben werden sollte.
Sie definieren Ihre eigenen Tags, sodass sie alle Unterscheidungen widerspiegeln können, die für Sie und Ihr Team im spezifischen Kontext Ihres Programms wichtig sind.
In Award Force können Tags einzeln oder gesammelt angewendet werden, und Einsendungen lassen sich nach Tags filtern. Das bedeutet, dass Sie benutzerdefinierte Warteschlangen erstellen und abarbeiten können: Rufen Sie alles auf, was mit „muss überprüft werden“ markiert ist, bearbeiten Sie diese Einsendungen, entfernen Sie den Tag und fahren Sie fort.
Zu jedem Zeitpunkt in Ihrem Programm sollten Sie in der Lage sein zu beantworten: Welche Einsendungen sind vollständig und bereit für die Bewertung? Welche sind noch in Bearbeitung? Welche wurden zur erneuten Einreichung markiert? Welche wurden zurückgezogen?
Ohne dedizierte Software zur Verwaltung von Einreichungen bedeutet dies normalerweise eine Statusspalte in einer Tabelle – die schnell ungenau wird, wenn Einsendungen verschoben werden, Teilnehmende ihre Einreichungen aktualisieren und Entscheidungen getroffen werden, ohne dass jemand das Hauptdokument aktualisiert.
In Award Force wird der Status der Einreichungen innerhalb der Plattform verwaltet und in Echtzeit aktualisiert. Einreichungen durchlaufen definierte Phasen wie in Bearbeitung, eingereicht, in Prüfung, genehmigt, abgelehnt usw., und jede Statusänderung kann automatisierte Benachrichtigungen an die Teilnehmenden auslösen.
Dies entfernt eine erhebliche Quelle manuellen E-Mail-Schreibens für Programm-Manager und gibt den Teilnehmenden die Gewissheit, dass ihre Einreichung eingegangen ist und bearbeitet wurde.
Wenn Sie Award-Einreichungen im großen Maßstab verwalten, ist die Statustransparenz für das gesamte Team nützlich. Mehrere Admins können dieselbe Eintragsansicht sehen, vom selben Status aus arbeiten und doppelte Arbeit oder widersprüchliche Kommunikation vermeiden.
Unvollständige oder nicht konforme Einsendungen gehören in jedem Award-Programm zum Alltag. Die Frage ist, wie Sie damit umgehen.
Eine Anfrage zur erneuten Einreichung, bei der Sie Teilnehmende bitten, ihre Einreichung zu aktualisieren oder zu vervollständigen, klingt einfach genug, kann aber Verwirrung stiften. Teilnehmende sind sich nicht sicher, was benötigt wird. Sie schreiben eine E-Mail, um nachzufragen. Sie reichen eine andere Version als Anhang ein. Der Programm-Manager verliert den Überblick darüber, welche Einsendungen noch auf Aktualisierungen warten.
Best Practice für die Online-Verwaltung von Award-Einreichungen und -Bewertungen umfasst einen strukturierten Workflow für Neueinreichungen: eine klare Kommunikation, die genau angibt, was fehlt oder erforderlich ist, eine Frist für die erneute Einreichung und einen Mechanismus, mit dem Teilnehmende ihren Beitrag direkt in der Plattform aktualisieren können.
In Award Force ermöglicht Review Flow Programm-Managern, spezifische Änderungen an einer Einreichung anzufordern und den Teilnehmenden zu erlauben, diese Änderungen innerhalb der Plattform vorzunehmen, ohne das vollständige Einreichungsfenster erneut zu öffnen. Der Eintrag kehrt in die Warteschlange des Managers zurück, sobald er aktualisiert wurde, sodass nichts durch die Maschen fällt. Dies hält den Prozess der erneuten Einreichung sichtbar, nachvollziehbar und kontrolliert.
Wenn Sie Hunderte von Einsendungen verwalten, wird es schnell unhaltbar, Dinge einzeln zu erledigen. Massenaktionen sind eines der am meisten unterschätzten Werkzeuge in einem Workflow zur Verwaltung von Award-Einreichungen.
Die Möglichkeit, eine Gruppe von Einsendungen auszuwählen, z. B. alle Einsendungen in einer bestimmten Kategorie, die als vollständig markiert wurden, und eine Aktion auf alle gleichzeitig anzuwenden, spart erheblich Zeit.
Häufige Massenaktionen umfassen: Verschieben von Einsendungen in die nächste Runde, Zuweisen einer Gruppe von Einsendungen an eine Jury, Senden einer Sammel-E-Mail an alle Teilnehmenden in einem bestimmten Status, Anwenden oder Entfernen von Tags oder Ändern des Einreichungsstatus.
Award Force unterstützt Massenaktionen über die gesamte Oberfläche zur Verwaltung von Einsendungen. Programm-Manager können Einsendungen mithilfe von Filtern auswählen, Aktionen auf die gesamte Auswahl anwenden und weitermachen, ohne jede Einsendung einzeln öffnen oder zwischen Tabs wechseln zu müssen.
Hier können Sie die operative Effizienz speziell entwickelter Software zur Verwaltung von Award-Einreichungen wirklich spüren. Aufgaben, die mit einer Tabelle einen Nachmittag dauern würden, dauern mit Massenaktions-Tools nur Minuten.
Für Programme, die Einsendungen aus mehreren Ländern akzeptieren, kann die Verwaltung von Einreichungen zusätzliche Komplexität mit sich bringen. Teilnehmende reichen möglicherweise in verschiedenen Sprachen ein, arbeiten über Zeitzonen hinweg oder fügen Dokumente in Formaten bei, die je nach Region variieren. Zahlungen müssen möglicherweise in mehreren Währungen verarbeitet werden.
Internationale Software zur Verwaltung von Award-Einreichungen muss diese Variablen handhaben, ohne zusätzliche manuelle Arbeit für den Programm-Manager zu schaffen. In Award Force bedeutet mehrsprachige Unterstützung, dass die Plattformoberfläche den Teilnehmenden in ihrer bevorzugten Sprache präsentiert werden kann, während der Programm-Manager alles in einer einzigen einheitlichen Ansicht sieht. Die Konfiguration von Währung und Zahlungsgateway kann internationale Teilnehmende aufnehmen, ohne separate Workflows zu erfordern.
Für Programme, die über Regionen oder Rechtsräume hinweg laufen, kann die Möglichkeit, Award-Einreichungen zentral zu verwalten, wobei regionale Variationen in die Plattform integriert sind, erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen schaffen.
Der Unterschied zwischen Programmen, die reibungslos laufen, und solchen, die es nicht tun, liegt im System, das ein Team zur Verwaltung seiner Awards verwendet.
Speziell entwickelte Software zur Verwaltung von Award-Einreichungen wie Award Force gibt Programm-Managern die Werkzeuge, die sie benötigen, um von reaktiv zu proaktiv zu wechseln: Filtern und Taggen von Einsendungen zur Schaffung von Struktur, Verfolgen des Status zur Aufrechterhaltung der Transparenz, Bearbeiten erneuter Einreichungen, ohne den Überblick zu verlieren, und Verwenden von Massenaktionen, um im großen Maßstab zu arbeiten.
Erfahren Sie mehr über Award Force, indem Sie sich noch heute eine Demo ansehen.
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