par Bright Ewuru | Mai 17, 2023 | Articles
Gérer un programme de trophées est, sans aucun doute, le moyen le plus efficace de reconnaître l’excellence dans votre domaine ou votre secteur. Mais la gestion des trophées implique de nombreux rouages, ainsi qu’une variété de tâches récurrentes. Ces tâches manuelles répétitives peuvent grignoter une grande partie du temps et de l’engagement nécessaires à d’autres tâches.
Heureusement, il existe des outils très efficaces que nous pouvons utiliser pour gagner du temps et faire plus avec moins : l’automatisation ! En créant des tâches automatisées, nous pouvons réduire ces corvées manuelles chronophages — afin de vous rendre du temps pour vous concentrer sur des choses plus importantes.
Voici quatre astuces d’automatisation que les responsables de trophées peuvent mettre en œuvre pour gagner du temps et faire plus, avec moins !
Tout d’abord — si vous n’êtes pas développeur ou ingénieur, connecter vos applications pour qu’elles fonctionnent ensemble ou « communiquent entre elles » peut devenir compliqué. Mais avec un outil d’automatisation comme Zapier ou Make, vous pouvez automatiser une variété presque infinie d’actions en connectant vos applications pour qu’elles fonctionnent ensemble.
Les outils d’automatisation peuvent être intégrés facilement, sans aucun code, ce qui permet d’économiser des heures de saisie manuelle. En envoyant des informations d’un logiciel à l’autre, ces outils d’automatisation aident les responsables de trophées à gagner du temps en exécutant automatiquement les actions nécessaires avec les autres applications.
Par exemple, Award Force propose une intégration native avec Zapier où les utilisateurs peuvent configurer des automatisations pour importer et mettre à jour les candidats et les candidatures, créer des opportunités dans un CRM, ajouter des abonnés à un blog ou à une newsletter, et bien plus encore. Les possibilités sont infinies.
Le rôle d’un responsable de trophées exige une communication constante avec de nombreuses personnes, notamment les membres du jury, les candidats et le reste de l’équipe administrative. Envoyer des messages et relancer peut être très chronophage. Les responsables de trophées peuvent communiquer plus rapidement en mettant en place, lorsque c’est possible, une communication automatisée.
Les systèmes de communication automatisée, tels que les outils d’automatisation des e-mails, aident les entreprises à gérer efficacement leurs besoins de communication. Cependant, un logiciel de gestion de trophées va plus loin en éliminant le besoin de systèmes d’automatisation de communication tiers.
Award Force permet aux responsables de trophées de planifier et d’envoyer des e-mails « broadcast » directement depuis la solution à des candidats spécifiques ou à des utilisateurs du programme. C’est idéal pour planifier des communications avec les membres du jury ou les candidats à un moment précis du programme de trophées, et cela garantit une structure, réduit les erreurs et améliore la productivité.
Les notifications automatiques sont un autre outil efficace que les responsables de trophées peuvent utiliser pour rationaliser le processus de communication. Des e-mails automatiques et des notifications par SMS peuvent être envoyés en fonction de différents déclencheurs, comme une candidature soumise ou une candidature évaluée, et permettent à tout le monde de rester informé ! Cela évite aux responsables de trophées de devoir communiquer manuellement avec les autres à chaque étape.
La gestion des trophées implique généralement diverses tâches répétitives. Les workflows automatisés remplacent ces opérations manuelles par des outils d’automatisation des processus qui exécutent tout ou partie des opérations. Cela permet aux responsables de trophées de systématiser ces tâches, selon leurs besoins spécifiques, au sein du logiciel concerné.
Les workflows automatisés se sont révélés remarquablement bénéfiques. Ils réduisent les erreurs de données liées aux opérations manuelles, rationalisent la gestion des tâches et économisent des ressources.
Les responsables de trophées peuvent accélérer les opérations courantes avec Award Force. Grâce à notre fonctionnalité de review flow, les responsables de trophées peuvent créer des processus automatisés pour faire passer une candidature par l’étape de qualification ou le processus d’évaluation.
Par exemple, lorsqu’une candidature est soumise, elle peut être envoyée à une personne pour évaluation. Cette personne peut apporter des modifications à la candidature (selon ce qui a été configuré) et approuver ou rejeter la candidature. Selon le résultat, la candidature peut être envoyée à une autre personne pour évaluation, et ainsi de suite. Tout cela peut être fait automatiquement, sans envoyer manuellement des communications ni effectuer des attributions, ce qui permet d’économiser des heures.
Parmi d’autres fonctions, les workflows d’évaluation aident à notifier les responsables de trophées de chaque soumission, en les invitant à les examiner et à ajouter toute information pertinente avant d’approuver la candidature.
En savoir plus sur le fonctionnement du review flow dans Award Force.
L’évaluation des candidatures est un aspect crucial de la gestion des trophées, et l’automatisation de l’attribution aux membres du jury est une technique pratique qui aide les responsables de trophées à rationaliser le processus d’évaluation.
Dans Award Force, par exemple, les responsables de trophées peuvent créer automatiquement des attributions aléatoires aux membres du jury. Cette automatisation garantit que les candidatures sont attribuées de manière aléatoire à différents membres du jury. Sans aucune intervention humaine, chaque membre du jury peut se voir attribuer un nombre précis de candidatures à évaluer. De même, un certain nombre de membres du jury peut être attribué à une candidature donnée.
Si cette fonctionnalité d’automatisation rend le processus d’évaluation plus efficace, elle garantit également l’impartialité et la transparence — des éléments qui renforcent l’intégrité de votre programme de trophées.
Grâce à la fonctionnalité de review flow mentionnée ci-dessus, il est également possible d’automatiser des évaluations en plusieurs étapes, parfait pour les programmes de trophées qui exigent que les candidatures passent par plusieurs tours d’évaluation.
Et lorsque les responsables de trophées doivent suivre de près l’activité des membres du jury et l’ensemble du processus d’évaluation, ils peuvent créer des notifications automatiques pour être alertés lorsqu’une candidature a été évaluée.
Pour conclure, l’automatisation peut vous aider à gérer efficacement les aspects répétitifs et manuels de la gestion des trophées. Automatiser ces responsabilités peut faire gagner des heures et des heures de travail et aider à organiser et rationaliser l’ensemble de votre processus.
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