Comment établir et maintenir l’intégrité de votre programme de trophées

Lorsque vous organisez un programme de trophées, il est essentiel que votre public vous fasse confiance, ainsi qu’à votre équipe, à vos processus et, bien entendu, aux résultats.

Sans cette confiance, votre programme peut ne pas susciter d’intérêt ou, pire encore, faire l’objet de discussions et de moqueries potentielles sur les réseaux sociaux.

Maintenir l’intégrité de votre programme ne doit pas être compliqué. Voici quelques conseils pour vous aider.

Soyez transparent

Fournir aux candidats un résumé de ce que vous attendez d’eux, ainsi que des détails sur la manière dont leur candidature sera évaluée, leur permettra de vous faire confiance ainsi qu’au processus.

Assurez-vous d’indiquer clairement :

• toute condition d’éligibilité

• la manière dont les membres du jury évalueront les candidatures (incluez les critères et la pondération, le cas échéant)

• l’étendue de la contribution des sponsors éventuels

• la manière dont la décision finale sera prise

Votre processus d’évaluation peut contenir une « recette secrète » particulière que vous ne souhaitez pas divulguer – peut-être que cela dépend de l’opinion personnelle du responsable, ou de quelque chose d’entièrement différent. Réfléchissez à la manière dont vous pouvez communiquer cela au candidat pour définir ses attentes et garantir qu’il fasse confiance au processus.

Bien entendu, il est important d’informer clairement les candidats si vous utiliserez leurs coordonnées à d’autres fins que pour les trophées – cela inclut l’envoi ultérieur de courriels marketing (ou la transmission de leurs coordonnées à l’un de vos sponsors).

Anticipez les conflits d’intérêts

Vous avez choisi vos membres du jury parce qu’ils excellent dans leur domaine, ce qui signifie souvent qu’ils sont des participants actifs du secteur. Il n’est pas rare qu’un membre du jury ait un conflit d’intérêts avec la candidature ou le candidat. Peut-être qu’il a été autrefois le mentor du candidat, ou qu’il le connaît personnellement.

Encouragez vos membres du jury à déclarer tout conflit d’intérêts avant et pendant le processus d’évaluation. Certaines solutions facilitent cette démarche en proposant cette option pour chaque candidature – si le membre du jury estime qu’il ne peut pas évaluer la candidature de manière équitable, il peut se récuser entièrement. Ou peut-être estime-t-il pouvoir être impartial, mais souhaite signaler le conflit afin que vous puissiez examiner ses notes par rapport à la moyenne et prendre une décision dans un sens ou dans l’autre.

Il est également judicieux de considérer tout conflit d’intérêts interne. Autoriserez-vous vos employés, ou les associés de vos employés, à participer ? Comment gérerez-vous les questions à ce sujet s’ils devaient devenir finalistes ?

Encourager l’ouverture et l’honnêteté dès le départ vous évitera de nombreux problèmes et surprises potentielles par la suite.

Maintenez des protocoles de sécurité stricts

Les candidats fournissent souvent des informations détaillées sur eux-mêmes ou leur entreprise lorsqu’ils participent à un trophée. Certains trophées demandent même des informations pouvant inclure de la propriété intellectuelle ! Il est important de traiter les données de vos candidats avec respect.

• Lors du choix d’une solution de gestion de trophées, assurez-vous qu’elle prend la sécurité des données au sérieux. Vérifiez si elle est certifiée selon des normes internationales, telles que ISO/IEC 27001. Et, si vous ou vos candidats êtes dans l’UE, il est important que la solution soit conforme au RGPD.

• Ne partagez jamais les identifiants de connexion à votre solution de gestion de trophées avec qui que ce soit. Si d’autres membres du personnel doivent y avoir accès, assurez-vous qu’ils disposent de leurs propres identifiants. Vous pouvez faire implicitement confiance à votre personnel, mais des accidents peuvent (et se produisent !) arriver.

• Utilisez, et encouragez vos employés à utiliser, l’authentification multifacteur. Cela signifie que lorsque vous vous connectez, il vous sera demandé de fournir un second niveau de mot de passe – tel qu’un jeton envoyé sur votre téléphone par SMS, ou un code généré par une application telle que Google Authenticator – pour vous identifier.

• Si vous utilisez un processus d’évaluation en ligne, permettez à vos membres du jury de définir leurs propres mots de passe. Définir des mots de passe pour les membres du jury ou fournir un mot de passe générique à tous peut sembler une option plus simple, mais crée un véritable risque de sécurité.

Soyez conscient des biais involontaires

Si votre processus de candidature nécessite une soumission écrite dans un document, vous recevrez sans aucun doute un large éventail d’apparences et de designs. Bien que non intentionnel, un candidat ayant une formation en design (ou le budget pour un designer) peut se démarquer par rapport au candidat qui a consacré beaucoup de réflexion à sa soumission mais n’a ajouté aucun élément de design.

Éliminez les opportunités de biais involontaires en veillant à ce que le processus de candidature maintienne tous les candidats au même niveau. Au lieu de télécharger un document de soumission, vous pourriez demander au candidat de fournir des réponses à des questions ou des invites au sein de la solution de gestion de trophées.

Un excellent moyen d’identifier les biais involontaires est de se demander : « Est-ce équitable pour le candidat ? Cela permettra-t-il à un candidat d’avoir un avantage sur les autres ? »

Répondez aux questions

Si un candidat a une question concernant les trophées, assurez-vous de lui fournir un moyen de poser cette question. Peut-être fournir une adresse courriel ou un numéro de téléphone – ou inviter la discussion sur les réseaux sociaux.

Cependant, il est important que si vous proposez ces options, vous vous assuriez de répondre à tout le monde ! Cela ne signifie pas que vous devez satisfaire tout le monde, mais être ouvert et honnête lorsque vous répondez à leurs questions contribuera grandement à établir la confiance.

En conclusion, l’intégrité est primordiale

Maintenir l’intégrité au premier plan de votre programme et de vos processus est essentiel au succès et à la longévité de votre programme. Que vous organisiez un programme de trophées, un programme de subventions ou similaire, vos résultats doivent être dignes de confiance.

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