Les meilleures façons de maximiser l’efficacité de votre programme de trophées

Comme nous aimons le dire, le temps est notre bien le plus précieux, c’est pourquoi il est désormais plus important que jamais de réduire l’encombrement et de maximiser l’efficacité de votre programme de trophées.

Nous savons qu’en tant que gestionnaire de programme de trophées, vous avez beaucoup à faire. Et il est facile de se laisser absorber par des tâches répétitives ou administratives.

Voici comment vous pouvez facilement maximiser l’efficacité de votre programme de trophées et économiser efficacement du temps (et de l’argent) à consacrer à des tâches plus importantes.

Réduire l’encombrement

Le succès de votre programme dépend fortement de la manière dont vous gérez les candidatures que vous recevez. Aucun doute là-dessus – les candidatures sont le nerf de la guerre de votre programme de trophées. Mais cela peut représenter un afflux d’informations. Et c’est votre travail de les trier.

Pour réduire le bruit, simplifiez ce que vous et votre équipe de trophées voyez ou auxquels vous êtes exposés. Si vous gérez votre programme manuellement, vous pourriez remplir un tableau blanc avec les informations clés et le mettre à jour quotidiennement. Si vous utilisez Excel ou des feuilles de calcul pour gérer vos candidatures, exploitez les colonnes ou lignes masquées pour créer des vues de tableau spécifiques avec uniquement les données nécessaires visibles. Et si vous utilisez un logiciel de gestion de trophées pour gérer votre programme, créez un tableau de bord qui vous permet de voir les données dont vous avez besoin, à tout moment. Il existe des centaines de façons de réduire l’encombrement. Si vous investissez dans cette stratégie, elle rapporte énormément plus tard dans le cycle de vie de votre programme.

Dans Award Force : Les gestionnaires du programme peuvent facilement afficher et masquer les colonnes pour les vues de candidatures et d’évaluation afin que vous et vos membres du jury puissiez voir exactement ce dont vous avez besoin, dès que vous vous connectez. Ou personnalisez une vue et partagez-la avec votre équipe de trophées pour vous assurer qu’elle n’est pas distraite par des informations inutiles.

Profiter des actions groupées

Gérer un programme de trophées signifie souvent que vous devez adopter une position ferme sur la qualité. Personne ne veut traiter de mauvaises candidatures ou perdre du temps d’évaluation avec de mauvaises soumissions. Il est donc toujours encouragé d’assainir vos candidatures avant de les faire avancer. À moins que vous n’ayez un petit nombre de candidatures, cela peut prendre beaucoup de temps et c’est pourquoi nous pensons que les actions groupées sont une nécessité absolue si vous voulez rendre votre programme efficace.

Concentrez-vous sur des aspects spécifiques des candidatures et, dans la mesure du possible, supprimez celles qui ne sont pas conformes aux normes de votre programme. Si vous avez accès aux données de vos candidatures, utilisez une feuille de calcul pour mettre en évidence les champs vides, vérifier les fautes d’orthographe et vous assurer que les candidatures ne sont pas dupliquées.

Dans Award Force : Vous pouvez : rechercher les candidatures en double pour vous assurer de ne pas traiter plusieurs candidatures de la même personne (cela arrive !), vérifier que les candidatures sont du contenu original en utilisant notre fonctionnalité pratique de détection de plagiat, modérer les candidatures avant qu’elles n’arrivent aux membres du jury, et effectuer une série d’actions comme copier, supprimer, étiqueter et plus encore en masse pour vous aider à organiser davantage les candidatures comme bon vous semble. En savoir plus.

Automatiser les tâches répétitives

L’automatisation est une stratégie puissante pour intégrer l’efficacité dans vos processus. Pensez simplement aux tâches manuelles que vous effectuez souvent et qui pourraient être configurées pour des automatisations. Des tâches comme :

• Envoyer des e-mails et des notifications à vos utilisateurs à des moments précis
• Transmettre les candidatures pour évaluation dans un processus de nomination
• Attribuer des candidatures à des membres du jury/panels de jury spécifiques

Soyons réalistes, si vous voulez automatiser des tâches fastidieuses, vous aurez besoin de l’une des deux choses suivantes : un logiciel de gestion de trophées avec une fonctionnalité d’automatisation intégrée ou un outil d’automatisation externe comme Zapier ou Integromat.

Dans Award Force : Il est facile de configurer des automatisations et de laisser la solution effectuer des actions pour vous. Faites passer les candidatures par un processus d’évaluation ou de nomination en plusieurs étapes, attribuez automatiquement des candidatures aux membres du jury, utilisez nos notifications automatiques astucieuses et bien plus encore. Si vous souhaitez en savoir plus, lisez notre récent article sur certaines de nos automatisations les plus utilisées.

Rationaliser votre processus d’évaluation

Vos membres du jury sont des composantes essentielles de votre programme de trophées. Et souvent, ils disposent d’un temps limité à consacrer à l’évaluation avant de devoir passer à d’autres tâches et activités. S’assurer que leur temps est bien utilisé, sur la bonne voie et opportun est crucial et il est essentiel que vous leur offriez une expérience agréable, facile et rapide.

Mais il est facile pour l’évaluation de se compliquer, et rapidement. Surtout si vous utilisez un système papier ou de formulaires, où les candidatures peuvent se perdre ou les pièces jointes être échangées. Et il est également possible de submerger les membres du jury avec trop d’informations. C’est là qu’un système de gestion de trophées s’avère payant. Non seulement vous pouvez organiser et planifier votre processus d’évaluation dans les moindres détails, mais vous pouvez également éliminer l’encombrement et offrir à vos membres du jury un processus simplifié, en évaluant uniquement les candidatures de meilleure qualité rapidement et sans effort.

Si vous n’avez pas de logiciel de gestion de trophées ou si vous utilisez uniquement un logiciel pour accepter les candidatures, essayez ces conseils pour rester efficace :

1. Économisez du temps d’évaluation en demandant à votre équipe d’examiner chaque candidature avant qu’elle ne soit soumise aux membres du jury. Si vous procédez ainsi, vous pouvez vous assurer que leur expertise n’est consacrée qu’aux candidatures de qualité, économisant ainsi du temps et de l’argent.
2. Concentrez-vous sur la simplification du processus et de la procédure d’évaluation pour vos membres du jury. Informez-les uniquement de leurs tâches et responsabilités spécifiques. Ils n’ont pas besoin de connaître chaque étape. Gardez-les concentrés.
3. Essayez de ne présenter qu’une seule candidature à la fois à un membre du jury. Envisagez de créer un dossier pour chaque candidature et de joindre une fiche d’évaluation à l’extérieur de chaque dossier dans une enveloppe.
4. Documentez votre procédure d’évaluation et assurez-vous que les membres du jury en ont une copie. Ils ne sont qu’humains et vous pouvez vous attendre à ce qu’ils oublient une ou deux choses en cours de route.

Dans Award Force : Créez une expérience d’évaluation agréable en offrant aux membres du jury un guichet unique où ils peuvent se connecter, voir immédiatement quelles candidatures nécessitent une attention, visualiser et parcourir facilement chaque formulaire de candidature, consulter les pièces jointes et évaluer – le tout au même endroit. Simplifiez-leur la tâche en créant des tours, des panels de jury et l’option de quatre modes d’évaluation puissants. Utilisez la modération pour filtrer les candidatures avant de les envoyer à vos membres du jury. Créez une expérience fluide pour vos membres du jury afin qu’ils ne voient que les candidatures et les champs qu’ils doivent évaluer.

Organiser vos données

Avec autant de données et de contenu qui arrivent, il peut être difficile de les garder organisés. Il est probable que vous devrez y accéder à nouveau à l’avenir – pour créer des rapports, comme banque de contenu pour les médias sociaux et le contenu du site web, et pour aider à commercialiser votre programme à l’avenir.

Il est temps de « KonMarie » les données de votre programme. Si vous traitez du contenu hors ligne, créez un système de documentation bien marqué. Étiquetez et organisez par saisons/chapitres et soyez cohérent. Tenez à jour vos dossiers sur vos candidats, membres du jury et autres utilisateurs du programme. Assurez-vous que les données de votre programme sont sûres et accessibles pour vous à l’avenir.

Dans Award Force : Vous pouvez organiser vos données comme bon vous semble. Utilisez notre fonctionnalité d’étiquetage pour étiqueter les candidatures individuellement ou en masse, organiser les informations pour accéder facilement aux données dont vous avez besoin, analyser rapidement et facilement les résultats regroupés et bien plus encore. Si vous devez exporter vos données dans des rapports, vous pouvez choisir les données que vous devez partager.

Et oubliez de devoir stocker des fichiers papier à jamais. Avec la fonctionnalité d’archivage d’Award Force, vous pouvez stocker en toute sécurité les données des trophées précédents directement dans le système. Encore mieux – elles sont facilement disponibles en un clic.

Un programme efficace égale le succès

Consacrer du temps à créer des efficacités maintenant rapportera des dividendes à l’avenir pour votre programme de trophées. Vous simplifierez vos processus, économiserez du temps pour vous, votre équipe et vos utilisateurs et transformerez votre programme en une machine bien huilée pour reconnaître l’excellence.

Vous voulez voir comment Award Force peut maximiser l’efficacité de votre programme ? Faites une visite guidée du produit.