Optimisez votre programme de trophées grâce à des intégrations intelligentes

Article by Sean Judd, Product Integration Specialist at Award Force

If you’re running an awards program, chances are you’re always on the lookout for ways to work smarter. You might already be using entry statuses to sort entries quickly, or relying on moderation to filter out unsuitable entries before they reach your judges. Maybe you’ve set up sponsorships to keep the financial side organised. Overall, things are running smoothly.

But once you’ve repeated the same task enough times, the urge to automate becomes hard to ignore. Using data you already have on hand, you can build integrations that take repetitive work—and the risk of human error—off your plate for good.

It’s easy to feel daunted at this stage. The possibilities can seem endless, and knowing where to start isn’t always obvious. The trick is to pick one problem, solve it properly, and build outward from there. Nobody nails the perfect process on the first attempt.

Below are a few time-saving integrations within Award Force that can lighten your workload and tighten up your process.

Copy entry

The copy entry integration lets you duplicate entries. Say, for instance, my awards program has a handful of niche categories that never appear on the entry form, because I’d rather decide who belongs in them based on what’s actually in the entry, not leave it up to entrants to guess.

Once an entry comes in, I tag it with whichever hidden category fits, and the copy entry integratin automatically creates a duplicate. No asking entrants to second-guess where they belong, and no manual re-entry on my end. I could even add a qualifying round first, where judges review entries and tag them with the category they’d recommend, before the copy is triggered.

The AI field

That’s one small problem solved. Next, we need a way to decide which entries are worth copying; an AI field can help with that.

Here’s how: set up an AI field on a hidden tab, then write a prompt that scores each entry against your criteria. It takes some trial and error, tweaking the prompt until the scores feel right, but once you’re happy with it, the AI field will score every entry automatically as it’s submitted.

Pour gagner encore un peu en efficacité, nous affichons le score du champ IA directement dans la vue Candidatures, puis nous étiquetons toute candidature obtenant un score de 70 ou plus afin que le processus de copie se déclenche automatiquement.

Et voilà : quelques petits ajustements ont réduit notre charge de travail et facilité la vie de nos membres du jury.

Mieux encore, la résolution de ce premier problème a ouvert de nouvelles possibilités. Maintenant que les candidatures sont notées automatiquement, ces scores peuvent alimenter d’autres décisions plus loin dans le processus.

Pour d’autres astuces afin de gagner du temps dans votre flux de travail, consultez ces conseils de gestion des trophées pour les personnes très occupées.

Traduction

Imaginons que notre programme de trophées accepte des candidatures dans plusieurs langues. Une intégration DeepL ou Google Translate peut s’en charger pour nous, et nous pouvons aussi être sélectifs. En utilisant une étiquette comme déclencheur, nous ne traduisons que le texte qui en a réellement besoin, en nous appuyant éventuellement sur un champ IA distinct pour identifier d’abord la langue. Par exemple, une candidature peut être étiquetée « French » une fois que le champ IA lui attribue un score de 70 ou plus et détecte le français comme langue. Tout ce qui obtient un score inférieur à 70 ignore complètement la traduction, ce qui nous évite d’accumuler des coûts de traduction inutiles.

Détection de plagiat

Si notre programme de trophées demande aux candidats de soumettre un essai ou une lettre de motivation, nous pourrions vouloir mieux comprendre si l’IA a joué un rôle dans sa rédaction. C’est là qu’intervient une intégration Copyleaks : son score de probabilité nous fournit un point de données supplémentaire à prendre en compte dans notre prise de décision.

Gestion financière

Lorsqu’il s’agit d’accepter les paiements des candidatures, l’intégration avec Xero peut vous épargner une grande partie du travail comptable manuel. Chaque fois qu’un candidat paie ses frais de candidature, une facture correspondante est générée dans Xero pour cette candidature, et une fois qu’elle y est rapprochée, le statut de la candidature se met automatiquement à jour dans Award Force.

Des petites victoires aux améliorations durables

De l’extérieur, cela peut ressembler à un système complexe, à plusieurs niveaux, mais en réalité, c’est simplement le résultat du fait de résoudre un problème à la fois et de capitaliser sur chaque réussite.

Chaque fois que nous avons relevé un défi, nous avons cherché la prochaine occasion de gagner du temps, d’améliorer la cohérence ou de réduire le travail manuel, en enchaînant chaque solution à la précédente.

• Les candidatures sont notées sans aucune saisie manuelle
• Seules les bonnes candidatures sont dupliquées
• La traduction ne se fait que lorsqu’elle est réellement nécessaire
• Les contrôles de plagiat ajoutent un niveau d’analyse supplémentaire
• Les données financières se synchronisent directement avec notre logiciel de comptabilité

Ce n’est pas la complexité qui rend une intégration précieuse. Ce qui compte, c’est qu’elle vous fasse gagner du temps sur les tâches répétitives ou qu’elle apporte plus de cohérence à votre processus, afin que vous ne soyez pas coincé à trier et à mettre à jour les candidatures manuellement, et que vous puissiez plutôt vous concentrer sur les projets et les lauréats qui comptent le plus.

Choisissez un problème, résolvez-le correctement, puis construisez à partir de là. Vous pourriez être surpris de voir à quelle vitesse ces petites victoires se transforment en un véritable gain de temps.