Optimieren Sie Ihr Award-Programm mit Integrationen

Artikel von Sean Judd, Spezialist für Produktintegration bei Award Force

Wenn Sie ein Auszeichnungsprogramm leiten, sind Sie wahrscheinlich immer auf der Suche nach Möglichkeiten, effizienter zu arbeiten. Vielleicht nutzen Sie bereits Statuskennzeichnungen, um Einreichungen effizient zu organisieren, oder setzen auf die Moderation, um ungeeignete Beiträge auszusortieren, bevor sie an die Jury weitergeleitet werden. Eventuell haben Sie Sponsoringpakete eingerichtet, um die finanzielle Seite zu organisieren. Insgesamt laufen die Dinge reibungslos.

Doch wenn Sie dieselbe Aufgabe oft genug wiederholt haben, lässt sich der Drang zur Automatisierung kaum noch ignorieren. Mithilfe der Daten, die Ihnen bereits zur Verfügung stehen, können Sie Integrationen einrichten, die Ihnen repetitive Arbeit – und das Risiko menschlicher Fehler – dauerhaft abnehmen.

In dieser Phase kann man sich leicht entmutigt fühlen. Die Möglichkeiten scheinen endlos, und es ist nicht immer offensichtlich, wo man anfangen soll. Der Trick besteht darin, sich ein Problem herauszugreifen, es richtig zu lösen und von dort aus weiter aufzubauen. Niemand schafft den perfekten Prozess beim ersten Versuch.

Im Folgenden finden Sie einige zeitsparende Integrationen innerhalb von Award Force, die Ihren Arbeitsaufwand reduzieren und Ihren Workflow optimieren können.

Einsendung kopieren

Mit der Integration „Einsendung kopieren“ können Sie Einsendungen automatisch duplizieren. Angenommen, mein Award-Programm umfasst einige spezialisierte Kategorien, die im Einsendeformular nicht angezeigt werden. Statt die Zuordnung den Teilnehmenden zu überlassen, möchten ich selbst entscheiden, welche Einsendung in welche Kategorie gehört, basierend auf ihrem tatsächlichen Inhalt.

Sobald eine Einsendung eingeht, weise ich ihr die passende interne Kategorie zu. Die Integration erstellt daraufhin automatisch eine Kopie der Einsendung in dieser Kategorie. So müssen Teilnehmende nicht selbst einschätzen, welche Kategorie ihrer Einsendung am besten entspricht und ich spare mir die manuelle Nachbearbeitung.

Ich kann den Prozess sogar um eine vorgeschaltete Bewertungsrunde erweitern. Dabei prüfen Jurymitglieder die Einsendungen zunächst und kennzeichnen sie mit der Kategorie, die sie empfehlen würden. Anschließend wird die Kopie automatisch erstellt.

Das KI-Feld

Damit ist ein kleines Problem gelöst. Als Nächstes benötigen wir eine Möglichkeit zu entscheiden, welche Einsendungen kopiert werden sollen – und ein KI-Feld kann dabei helfen.

Und so geht’s: Richten Sie ein KI-Feld auf einem ausgeblendeten Tab ein und schreiben Sie einen Prompt, der jede Einsendung anhand Ihrer Kriterien bewertet. Es erfordert etwas Ausprobieren und Anpassen des Prompts, bis die Punktzahlen stimmig sind, aber sobald Sie zufrieden sind, wird das KI-Feld jede Einsendung bei der Einreichung automatisch bewerten.

Um die Effizienz noch weiter zu steigern, lassen wir die Punktzahl des KI-Feldes direkt in der Einsendungsansicht anzeigen und versehen jede Einsendung mit einer Punktzahl von 70 oder mehr mit einem Tag, damit der Kopierprozess automatisch startet.

So einfach haben ein paar kleine Anpassungen unsere Arbeitslast verringert und das Leben unserer Jurymitglieder erleichtert.

Darüber hinaus hat die Lösung des ersten Problems neue Möglichkeiten eröffnet. Da Einsendungen nun automatisch bewertet werden, können diese Punktzahlen in spätere Entscheidungen einfließen.

Weitere Tricks, wie Sie in Ihrem Workflow Zeit sparen können, finden Sie in diesen Tipps zum Management von Auszeichnungen für vielbeschäftigte Menschen.

Übersetzung

Angenommen, unser Programm für Auszeichnungen akzeptiert Einsendungen in mehreren Sprachen. Eine Integration von DeepL oder Google Translate kann das für uns übernehmen, und wir können dabei sogar selektiv vorgehen. Indem wir ein Tag als Auslöser verwenden, übersetzen wir nur Texte, bei denen dies tatsächlich erforderlich ist, und verlassen uns vielleicht auf ein separates KI-Feld, um zuerst die Sprache zu identifizieren. Beispielsweise könnte eine Einsendung als „Französisch“ getaggt werden, sobald das KI-Feld sie mit 70 oder mehr bewertet und Französisch als Sprache erkennt. Alles, was unter 70 Punkten liegt, überspringt die Übersetzung komplett, was uns unnötige Übersetzungskosten erspart.

Plagiatserkennung

Wenn unser Auszeichnungsprogramm die Teilnehmenden bittet, einen Essay oder ein Motivationsschreiben einzureichen, möchten wir vielleicht ein klareres Bild davon haben, ob KI beim Schreiben eine Rolle gespielt hat. Hier kommt eine Integration von Copyleaks ins Spiel – deren Wahrscheinlichkeitswert liefert uns einen weiteren Datenpunkt, den wir in unsere Entscheidungsfindung einbeziehen können.

Finanzmanagement

Sobald es an der Zeit ist, Gelder auszuzahlen und unsere Gewinner:innen zu entlohnen, kann die Integration mit Xero uns einen Großteil der manuellen Buchhaltungsarbeit abnehmen. Jedes Mal, wenn eine Zuweisungszahlung erstellt wird, wird in Xero eine entsprechende Rechnung für diese Einsendung generiert. Sobald diese dort abgeglichen wurde, aktualisiert sich der Status der Einsendung in Award Force automatisch.

Auf kleinen Erfolgen aufbauen

Von außen mag es wie ein komplexes, mehrschichtiges System aussehen, aber in Wirklichkeit ist es nur das Ergebnis davon, ein Problem nach dem anderen zu lösen und auf jedem Erfolg aufzubauen.

Jedes Mal, wenn wir eine Herausforderung gemeistert hatten, suchten wir nach der nächsten Gelegenheit, Zeit zu sparen, die Konsistenz zu verbessern oder manuelle Arbeit zu reduzieren, indem wir eine Lösung an die nächste knüpften.

• Einsendungen werden ohne manuelle Eingabe bewertet
• Nur die richtigen Einsendungen werden dupliziert
• Übersetzungen erfolgen nur dann, wenn sie tatsächlich benötigt werden
• Plagiatsprüfungen bieten eine zusätzliche Ebene der Erkenntnis
• Finanzdaten werden direkt mit unserer Buchhaltungssoftware synchronisiert

Nicht die Komplexität macht eine Integration wertvoll. Entscheidend ist, ob sie Ihnen wiederkehrende Aufgaben abnimmt oder für konsistentere Abläufe sorgt. So verbringen Sie weniger Zeit mit dem manuellen Sortieren und Aktualisieren von Einsendungen und können sich stattdessen auf die Projekte und Gewinner:innen konzentrieren, die wirklich zählen.

Nehmen Sie sich ein Problem nach dem anderen vor, lösen Sie es gründlich und bauen Sie darauf auf. Sie werden überrascht sein, wie schnell kleine Verbesserungen eine große Zeitersparnis ergeben.