par Craig Casten | Jan 23, 2018 | Articles
Les outils de création de formulaires en ligne sont formidables. Ils sont rapides à configurer, généralement faciles à utiliser et vous offrent la flexibilité de poser toutes les questions que vous souhaitez. La plupart d’entre eux sont également incroyablement bon marché, voire gratuits. C’est à peu près là que s’arrêtent les points positifs si vous prévoyez de gérer un programme de reconnaissance tel que des trophées, une subvention ou une bourse avec un créateur de formulaires en ligne.
Bien que cela puisse sembler rentable, un créateur de formulaires en ligne vous coûtera du temps et de l’argent à long terme. Il offrira une expérience de piètre qualité à vos candidats et membres du jury. Et d’un point de vue technologique, il sera bien en deçà de ce que vous pouvez accomplir en utilisant une solution logicielle dédiée et adaptée, conçue spécifiquement pour les programmes de reconnaissance.
Voici pourquoi :
Imaginez la scène : votre candidat vient de rentrer chez lui après une longue journée, se prépare à manger, se rafraîchit et s’apprête à entamer sa routine du soir, quand il se souvient de ces trophées, de cette subvention ou de cette bourse pour lesquels il souhaitait soumettre une candidature. Il ouvre le lien du programme sur son ordinateur et BOUM. Il doit soumettre des réponses dans 5 sections, 10 questions par page et télécharger 3 documents.
Cela ne va pas favoriser votre taux de soumission si les candidats doivent tout faire d’un coup. Les gens ont besoin de temps pour préparer, rédiger et peaufiner leur candidature gagnante. À moins qu’ils ne puissent commencer immédiatement et travailler sur leur soumission au cours de plusieurs sessions, les candidats procrastineront et finiront peut-être par oublier complètement de participer.
Avez-vous déjà passé un examen en souhaitant pouvoir revenir en arrière et modifier vos réponses ? Vous ne pouvez pas, les règles ne le permettent pas et, eh bien, c’est la même chose avec un créateur de formulaires en ligne. Qu’il s’agisse d’une erreur humaine, d’un problème technique ou simplement du chat qui marche sur le clavier et soumet en votre nom, les erreurs arrivent.
Si vos candidats sont proches de la fin du formulaire, il leur sera difficile de trouver la force de recommencer une candidature à zéro. Cela peut passer s’ils viennent de commencer, mais notez bien que c’est vous qui devrez trier toutes ces soumissions en double et trouver celle qui mérite d’être conservée.
Ce qui mène au point suivant…
Avec un formulaire en ligne, tout ce que vous savez, c’est combien de personnes ont réellement terminé une soumission. C’est mauvais pour votre programme, très mauvais. Sans visibilité sur ce qui se passe avec les candidatures, vous n’aurez que peu d’idées sur la façon d’améliorer votre programme.
Avec un logiciel de programme de reconnaissance comme Award Force, vous obtenez des informations sur le nombre de personnes inscrites (et qui elles sont), le nombre de personnes qui ont commencé et le nombre de personnes qui ont soumis une candidature / un dossier à votre programme.
Sans ces informations, vous ne saurez jamais si votre taux de réponse est faible en raison d’un marketing inapproprié, de la conception des questions ou du comportement des candidats.
Si vous avez plusieurs catégories, critères ou langues à gérer, l’utilisation d’un formulaire en ligne pour accepter les soumissions va être un cauchemar. Vous avez deux choix :
Oh, nous avons failli oublier la langue ici. Vous ne pouvez en avoir qu’une seule, désolé.
Aucune de ces deux options n’est idéale. Temps et argent gaspillés, et beaucoup de cheveux gris en plus.
Certains formulaires en ligne, mais pas tous, permettent le téléchargement de fichiers et, parmi ceux-ci, seuls un ou deux le font correctement. Souvent, vos candidats seront limités par le nombre de fichiers pouvant être téléchargés, le type de fichier et la taille du fichier. Et vous, en tant qu’organisation, devez vous soucier de l’espace alloué à votre compte. Si seulement la moitié de vos candidats pouvaient soumettre leurs pièces jointes, ce ne serait pas équitable et cela pourrait mettre votre marque en péril.
Gardez à l’esprit que tout formulaire en ligne vous permettant d’effectuer des téléchargements de fichiers conseille également de n’autoriser les téléchargements de fichiers que de la part de personnes de confiance. En effet, quelques organisations ont reçu des logiciels malveillants, des chevaux de Troie ou des virus qui pourraient prendre le contrôle de votre compte, supprimer vos candidatures ou même infecter les machines qui y accèdent. Les formulaires en ligne dotés de capacités de pièces jointes sont exceptionnellement dangereux.
Il va sans dire que le téléchargement de fichiers via un formulaire en ligne n’est PAS conseillé pour les programmes de reconnaissance. C’est encore plus vrai pour ceux d’entre vous qui utilisent une extension pour leur site WordPress. Tout votre univers peut s’effondrer — vous devez être prudent !
Jusqu’à présent, nous n’avons abordé que la gestion des candidatures avec des formulaires en ligne, car c’est tout ce qu’ils peuvent faire facilement. Certes, ils proposent quelques graphiques pour les questions quantifiées, mais ce n’est pas du jugement.
Non, nous parlons de véritables fonctionnalités de jugement impressionnantes que les formulaires en ligne n’ont tout simplement pas :
Gestion du jugement / de l’arbitrage.
Gérer les panels de membres du jury et les affectations de jugement.
Contrôler l’accès au jugement public, privé ou sur invitation uniquement.
Communiquer avec les membres du jury. Comme vous pouvez le faire avec notre fonctionnalité de diffusion.
Se tenir au courant de l’avancement du jugement.
Calcul et affichage des résultats automatiques et en temps réel.
Modes de jugement. D’accord, nous ne sommes pas impartiaux ici car aucun autre logiciel sur le marché n’offre autant de modes de jugement que nous.
En savoir plus sur les fonctionnalités de jugement que vous ne pouvez pas obtenir avec un formulaire en ligne ici
C’est un point crucial. Les formulaires en ligne sont limités en matière d’image de marque. Certains formulaires vous permettront de choisir entre quelques couleurs primaires et secondaires et, si vous avez de la chance, de télécharger une image de fond. Avec Award Force, vous disposez d’une interface entièrement configurable qui fait briller votre marque et offre une grande visibilité à vos sponsors. Découvrez nos options de branding ici
En savoir plus sur la visibilité des sponsors ici
Au début, utiliser un formulaire en ligne pour gérer votre programme de reconnaissance semble être une excellente idée : c’est bon marché, facile et immédiatement disponible, mais à mesure que vous l’utiliserez, vous constaterez que vos besoins ne seront pas satisfaits. Utiliser un formulaire en ligne pour votre programme de reconnaissance signifie que vous travaillerez plus dur, et non plus intelligemment.
Award Force résout tous ces défis et est utilisé par des programmes et des organisations du monde entier. Grands ou petits, vous le pouvez aussi.
Nous proposons plusieurs forfaits de tarification et un engagement inégalé pour vous aider à faire croître votre programme.
Pour voir Award Force en action, consultez nos vidéos de démonstration ou réservez un appel pour obtenir une présentation personnalisée avec l’un de nos sympathiques collaborateurs.
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