Maintenez le cap grâce aux diffusions

Il faut des gestionnaires de programme hors pair pour coordonner tous les aspects d’un programme de reconnaissance. Tous les utilisateurs, des candidats aux membres du jury, en passant par vous et votre équipe, sont soumis à un calendrier, et s’assurer que tout est réalisé dans les délais impartis est essentiel.  

Même lorsque tout le monde est à proximité et facilement accessible, communiquer différentes tâches à différents moments, à différents utilisateurs peut être un défi énorme, d’autant plus lorsque vos candidats, membres du jury ou même votre équipe de programme sont situés à différents endroits. Pour s’assurer que la pression est minimale, que les esprits ne s’échauffent pas et que tout le monde reste calme, serein et, surtout, informé de ce qu’il doit faire ensuite et dans quels délais, une communication claire, efficace et opportune est essentielle.  

Même les gestionnaires de programme expérimentés et leurs équipes sont humains, font des erreurs, ressentent la pression ou oublient de faire quelque chose à temps. Nous ne sommes pas des robots et il est bon de s’attendre à ce que les choses soient un peu mouvementées entre la planification, les soumissions et l’adjudication.

Cela ne signifie pas que nous ne pouvons pas tirer parti de la technologie pour nous aider lorsque nous avons réellement besoin de nous assurer que chaque utilisateur est tenu informé et à jour de ses tâches. 

Découvrez… notre fonctionnalité de diffusion. La diffusion depuis Award Force vous aidera à communiquer sans effort avec les bonnes personnes, au bon moment et sur les bons sujets. La fonctionnalité de diffusion d’Award Force est aussi simple que l’e-mail, mais avec des avantages significatifs en termes de gain de temps.  

Réduit les erreurs

La diffusion est intégrée au système Award Force et utilise les coordonnées que chaque utilisateur de votre programme a fournies lors de l’inscription. Vous n’avez pas à vous soucier des adresses e-mail mal orthographiées, des copier-coller inefficaces, de la gestion des mises à jour de listes d’abonnés ou de l’envoi d’un message à la mauvaise personne.

Efficace

La fonctionnalité de diffusion est facilement accessible dans la plupart des vues de liste, ce qui permet de cibler facilement le bon public pour un message spécifique. Il suffit de filtrer les destinataires et de rédiger votre message. C’est simple ! Mais ce n’est pas tout : filtrez vos utilisateurs selon des critères spécifiques que vous définissez et cliquez sur le bouton de diffusion pour écrire un message uniquement à ces utilisateurs filtrés. Vous pourriez informer les candidats présélectionnés, notifier les gagnants ou simplement filtrer par étiquette et demander une nouvelle soumission.

Une visibilité accrue pour la marque et les sponsors

Les e-mails de diffusion sont envoyés dans un modèle d’e-mail de marque simple et agréable, sans effort supplémentaire. Vous pouvez même offrir à vos sponsors une visibilité supplémentaire avec chaque communication de diffusion.  

Aucune accusation de partialité

Les plaintes de candidats concernant la partialité des programmes ou des membres du jury sont de plus en plus fréquentes dans les programmes de reconnaissance et, généralement, il ne s’agit de rien de plus que d’une personne oubliée par erreur sur une liste d’e-mails ou recevant une version légèrement différente de l’information (peut-être, disons, après la 100e fois que vous avez rédigé CET e-mail). La diffusion met fin aux perceptions de partialité et garantit que votre réputation reste intacte, car tous ceux qui devraient recevoir un message le recevront, et ce sera le même message. Il ne peut y avoir aucune plainte à ce sujet.

Tout le monde est sur la bonne voie et termine à temps

La diffusion est suffisamment flexible pour rédiger tout type de message à tous les utilisateurs enregistrés de votre programme de reconnaissance, en masse. Informez les candidats des délais imminents, informez les nominateurs des options de prix anticipés, gérez facilement le processus d’évaluation ou communiquez avec les membres du jury concernant les nouvelles candidatures et les dates limites. La liste est infinie et c’est à vous de décider quoi envoyer et quand.  

Résumé

Utilisez les diffusions pour réduire les risques d’erreur, être plus efficace dans votre communication, offrir une visibilité accrue aux sponsors, mettre fin aux accusations de partialité et maintenir tout le monde sur la bonne voie pour accomplir ses tâches à temps.