Partir du bon pied : configurer Award Force pour accompagner les nouveaux candidats

Combien de candidats à vos trophées participent pour la première fois à votre programme ? C’est une question qui mérite réflexion lors de l’organisation et de la structuration de votre processus de candidature.

Pourquoi ? Si vos nouveaux candidats sont confus ou désorientés au départ, cela peut avoir des effets négatifs en cascade : travail administratif supplémentaire pour votre équipe, qualité médiocre des soumissions et baisse des taux de participation et de soumission.

Les choix que vous faites lors de la conception de votre processus de candidature peuvent façonner l’expérience d’un nouveau candidat avant même qu’il n’accède au formulaire de candidature. (En savoir plus sur la conception de formulaires de candidature ici.)

Le premier contact peut accueillir le candidat, offrir une introduction chaleureuse à votre organisation ou votre marque, et préparer le terrain pour une expérience agréable.

Dans cet article, nous passerons en revue cinq bonnes pratiques pour configurer Award Force afin d’accompagner vos nouveaux candidats et offrir une expérience qui les incitera à revenir, saison après saison.

1. Accueillir avec un processus de connexion et d’inscription simple

Commençons par le tout début. Votre site web de trophées ou portail de connexion doit immédiatement répondre à certaines questions pour le candidat. Quelle organisation est à l’origine du trophée ? Quels sont les critères d’éligibilité ? Qu’est-ce qui est requis dans le formulaire de candidature ?

Dans Award Force, la page d’accueil de votre programme est le point de départ pour que les utilisateurs se connectent ou s’inscrivent. Award Force vous offre la flexibilité de personnaliser cette page avec votre image de marque, des catégories en vedette, des galeries publiques et plus encore.

Quelques conseils pour votre page d’accueil dans Award Force :

• Facilitez l’inscription. Vous pouvez permettre aux utilisateurs de se connecter ou de s’inscrire en toute sécurité via des connexions sociales, WordPress, SAML, SSO et d’autres fournisseurs.
• Ajoutez votre image de marque. Vous pouvez ajouter des logos, des images et des couleurs à votre page d’accueil via les paramètres de thème.
• Offrez un accueil chaleureux. Fournissez les détails clés du programme et les dates sur la page. Des blocs de contenu sont disponibles pour que vous puissiez les configurer et les personnaliser selon vos besoins.

2. Faciliter la candidature grâce au filtrage d’éligibilité et aux options de catégories

Les nouveaux candidats auront probablement des questions sur leur éligibilité. Et sur les catégories de candidature disponibles, si votre programme en propose.

Envisagez de vérifier l’éligibilité afin que vos candidats puissent rapidement savoir s’ils sont éligibles au programme de trophées sans passer du temps à remplir l’intégralité du formulaire de candidature. Award Force propose des options pour utiliser la notation et le filtrage automatiques, l’évaluation manuelle, ou une combinaison des deux.

Si votre programme propose des catégories, veillez à fournir des descriptions de catégories pour aider les nouveaux candidats à sélectionner correctement la catégorie appropriée. Award Force offre également la possibilité aux candidats de cliquer sur leur catégorie depuis la page d’accueil, rendant le processus de candidature plus fluide.

3. Utiliser le texte d’aide et d’indication pour guider les candidats

Lorsque vos nouveaux candidats commencent à remplir le formulaire de candidature, ils auront probablement des questions. Pour réduire les e-mails et appels téléphoniques d’assistance, fournissez des informations contextuelles directement sur le formulaire.

Dans Award Force, vous pouvez utiliser à la fois le texte d’indication (situé à côté du champ/de la question) ou le texte d’aide (apparaît sous forme d’info-bulle au survol).

Conseils : utilisez un langage simple ; évitez le jargon du secteur, et anticipez la question « que voulez-vous dire par… ? » pour chaque champ. Pensez également à inclure des indications de format (types de fichiers, nombre de mots, limites de caractères) le cas échéant.

4. Utiliser les paramètres par défaut de prévention des erreurs pour une candidature sans stress

Award Force est doté de paramètres par défaut de prévention des erreurs qui protègent les nouveaux utilisateurs contre les erreurs chronophages.

Cela comprend :

• Fonctionnalité de sauvegarde automatique : Award Force sauvegarde automatiquement et en continu les candidatures en arrière-plan pendant que les candidats travaillent, afin qu’ils puissent reprendre exactement là où ils se sont arrêtés, à tout moment avant la clôture de votre cycle de candidature.
• Identification facile des erreurs : vos candidats sont rapidement informés si leur candidature contient des erreurs. Format incorrect pour une adresse e-mail ? Dépassement de la limite de mots ? Oubli de répondre à une question obligatoire ? Award Force alertera l’utilisateur, mettra en évidence l’emplacement du problème et donnera aux candidats la possibilité de rectifier avant de soumettre.

5. Communiquer tôt et souvent

Vous n’avez pas besoin de vous appuyer sur des outils de communication tiers pour interagir avec vos candidats dans Award Force. Nous facilitons le maintien du contact, directement depuis la solution. Et c’est important avec les nouveaux candidats, qui peuvent avoir besoin d’un soutien supplémentaire ou de rappels sur les échéances et les détails du programme.

Dans Award Force, il existe deux options de communication :

• E-mail groupé avec fonctionnalité de diffusion. Si vous souhaitez envoyer une note ou une communication spécifique à un groupe de candidats, vous pouvez le faire via des e-mails de diffusion. Il vous suffit de choisir vos destinataires, de rédiger votre message et d’envoyer. Vous pouvez également inclure des collaborateurs dans votre audience sélectionnée, garantissant que toutes les personnes impliquées dans une candidature restent informées. Ces e-mails sont utiles pour informer des échéances de candidature, notifier les candidats de leur présélection, demander des informations supplémentaires et plus encore.
• Notifications automatiques du programme. Gagnez du temps en exploitant les notifications Award Force. Vous pouvez envoyer des notifications automatiques pour les confirmations de candidature, les reçus de paiement, les mises à jour de statut, et bien plus encore. Associez les notifications automatiques à notre puissante fonctionnalité de balisage pour vraiment augmenter l’utilité et maximiser vos gains de temps. Par exemple, balisez les candidats comme « nouveaux » et envoyez des notifications personnalisées directement aux candidats pour fournir une assistance supplémentaire, des FAQ ou d’autres informations utiles.

Une expérience qui donne envie de revenir

Préparer vos nouveaux candidats au succès ne nécessite pas beaucoup d’efforts supplémentaires. Les considérations supplémentaires peuvent également aider vos utilisateurs récurrents !

En fournissant un portail de connexion facile, des informations contextuelles qui aident à répondre aux questions avant qu’elles ne se posent, et des conseils et communications utiles tout au long du parcours, vous pouvez préparer vos candidats au succès.

Vous souhaitez en savoir plus sur Award Force ? Regardez une démonstration ici.