Auf Erfolgskurs: Erstteilnehmende gezielt unterstützen

Wie viele Ihrer Award-Teilnehmenden nehmen zum ersten Mal an Ihrem Programm teil? Diese Frage ist es wert, bei der Organisation und Strukturierung Ihres Einreichungsprozesses berücksichtigt zu werden.

Warum? Wenn Ihre erstmaligen Teilnehmenden zu Beginn verwirrt oder orientierungslos sind, kann dies negative Folgewirkungen haben: zusätzliche Verwaltungsarbeit für Ihr Team, schlechte Qualität der Einreichungen sowie rückläufige Teilnahme- und Einreichungsraten.

Die Entscheidungen, die Sie beim Gestalten Ihres Einreichungsprozesses treffen, können die Erfahrung erstmaliger Teilnehmender prägen, noch bevor diese überhaupt zum Einreichungsformular gelangen. (Erfahren Sie mehr über die Gestaltung von Einreichungsformularen hier.)

Der Moment des ersten Kontakts kann die Teilnehmenden willkommen heißen, eine herzliche Einführung in Ihre Organisation oder Marke bieten und die Grundlage für eine angenehme Erfahrung schaffen.

In diesem Artikel gehen wir auf fünf Best Practices ein, wie Sie Award Force konfigurieren können, um Ihre erstmaligen Teilnehmenden zu unterstützen und eine Erfahrung zu bieten, die sie Saison für Saison zurückkehren lässt.

1. Begrüßen Sie mit einem einfachen Login- und Registrierungsprozess

Beginnen wir ganz am Anfang. Ihre Awards-Website oder Ihr Login-Portal sollte den Teilnehmenden sofort einige Fragen beantworten. Welche Organisation steht hinter dem Award? Was sind die Teilnahmevoraussetzungen? Was wird im Einreichungsformular benötigt?

In Award Force ist die Startseite Ihres Programms der Ausgangspunkt für User, um sich anzumelden oder zu registrieren. Award Force bietet Ihnen die Flexibilität, diese Seite mit Branding, hervorgehobenen Kategorien, öffentlichen Galerien und mehr anzupassen.

Ein paar Tipps für Ihre Startseite in Award Force:

• Machen Sie die Registrierung einfach. Sie können Usern ermöglichen, sich sicher anzumelden oder zu registrieren, indem Sie Social Logins, WordPress, SAML, SSO und andere Anbieter nutzen.
• Fügen Sie Branding hinzu. Sie können Logos, Bilder und Farben über die Theme-Einstellungen zu Ihrer Startseite hinzufügen.
• Heißen Sie herzlich willkommen. Geben Sie wichtige Programmdetails und -termine auf der Seite an. Es stehen Ihnen Inhaltsblöcke zur Verfügung, die Sie konfigurieren und an Ihre Bedürfnisse anpassen können.

2. Erleichtern Sie die Einreichung durch Eignungsprüfung und Kategorieoptionen

Erstmalige Teilnehmende werden wahrscheinlich Fragen zu ihrer Eignung haben. Und dazu, welche Einreichungskategorien verfügbar sind, falls Ihr Programm diese anbietet.

Erwägen Sie eine Eignungsprüfung, damit Ihre Teilnehmenden schnell herausfinden können, ob sie für das Awards-Programm berechtigt sind, ohne Zeit mit dem Ausfüllen des gesamten Einreichungsformulars zu verbringen. Award Force bietet Ihnen Optionen für automatische Bewertung und Prüfung, manuelle Überprüfung oder eine Kombination aus beidem.

Wenn Ihr Programm Kategorien anbietet, stellen Sie sicher, dass Sie Kategoriebeschreibungen bereitstellen, um erstmaligen Teilnehmenden zu helfen, die passende Kategorie korrekt auszuwählen. Award Force bietet auch die Option, dass Teilnehmende ihre Kategorie direkt von der Startseite aus anklicken können, was den Einreichungsprozess optimiert.

3. Nutzen Sie Hilfe- und Hinweistexte, um Teilnehmende zu leiten

Wenn Ihre erstmaligen Teilnehmenden mit dem Einreichungsformular beginnen, werden sie wahrscheinlich Fragen haben. Um Support-E-Mails und Anrufe zu reduzieren, stellen Sie kontextbezogene Informationen direkt im Formular bereit.

In Award Force können Sie sowohl Hinweistext (neben dem Feld/der Frage platziert) als auch Hilfetext (erscheint als Hover-Tooltip) verwenden.

Tipps: Verwenden Sie eine einfache Sprache; vermeiden Sie Branchenjargon und antizipieren Sie bei jedem Feld die Frage „Was meinen Sie mit…?“ Erwägen Sie auch, gegebenenfalls Formatrichtlinien (Dateitypen, Wortanzahl, Zeichenbeschränkungen) anzugeben.

4. Nutzen Sie Fehlervorbeugungsstandards für stressfreie Einreichungen

Award Force ist vollgepackt mit Fehlervorbeugungsstandards, die erstmalige Teilnehmende davor schützen, zeitaufwändige Fehler zu machen.

Dazu gehören:

• Automatische Speicherfunktion: Award Force speichert Einsendungen kontinuierlich automatisch im Hintergrund, während Teilnehmende arbeiten, um sicherzustellen, dass sie jederzeit genau dort weitermachen können, wo sie aufgehört haben – bis Ihre Einreichungsrunde endet.
• Einfache Fehleridentifikation: Ihre Teilnehmenden werden schnell benachrichtigt, wenn ihre Einsendung Fehler enthält. Falsches Format für eine E-Mail-Adresse? Wortlimit überschritten? Pflichtfrage vergessen? Award Force wird den User benachrichtigen, die Position des Problems hervorheben und Teilnehmenden die Möglichkeit geben, dies vor der Einreichung zu korrigieren.

5. Kommunizieren Sie früh und häufig

Sie müssen sich nicht auf Kommunikationstools von Drittanbietern verlassen, um mit Ihren Teilnehmenden in Award Force zu interagieren. Wir machen es einfach, direkt von der Plattform aus in Kontakt zu bleiben. Und das ist wichtig bei erstmaligen Teilnehmenden, die möglicherweise zusätzliche Unterstützung oder Erinnerungen zu Programmfristen und -details benötigen.

In Award Force gibt es zwei Optionen für die Kommunikation:

• Massen-E-Mails mit Broadcast-Funktion. Wenn Sie einer Gruppe von Teilnehmenden eine spezifische Notiz oder Mitteilung senden möchten, können Sie dies über Broadcast-E-Mails tun. Wählen Sie einfach Ihre Empfänger aus, verfassen Sie Ihre Nachricht und klicken Sie auf Senden. Sie können auch Kollaboratoren in Ihre ausgewählte Zielgruppe aufnehmen, um sicherzustellen, dass alle an einer Einsendung Beteiligten informiert bleiben. Diese E-Mails eignen sich gut, um über Einsendungsfristen zu informieren, Teilnehmende über das in die engere Wahl kommen zu benachrichtigen, zusätzliche Informationen anzufordern und vieles mehr.
• Automatisierte Programm-Benachrichtigungen. Sparen Sie Zeit, indem Sie die Benachrichtigungen von Award Force nutzen. Sie können automatische Benachrichtigungen für Einsendungsbestätigungen, Zahlungsbelege, Statusaktualisierungen und vieles mehr senden. Kombinieren Sie automatische Benachrichtigungen mit unserer leistungsstarken Tagging-Funktion, um den Nutzen erheblich zu steigern und Ihre Zeitersparnis zu maximieren. Markieren Sie beispielsweise Teilnehmende als „Erstteilnehmende“ und senden Sie personalisierte Benachrichtigungen direkt an die Teilnehmenden, um zusätzliche Unterstützung, FAQs oder andere hilfreiche Informationen bereitzustellen.

Eine Erfahrung, für die es sich lohnt, zurückzukehren

Ihre erstmaligen Teilnehmenden auf Erfolgskurs zu bringen, erfordert nicht viel zusätzlichen Aufwand. Die zusätzlichen Überlegungen können auch Ihren wiederkehrenden Teilnehmenden helfen!

Indem Sie ein einfaches Login-Portal, kontextbezogene Informationen, die Fragen beantworten, bevor sie entstehen, sowie hilfreiche Anleitung und Kommunikation während der gesamten Reise bereitstellen, können Sie Ihre Teilnehmenden auf Erfolgskurs bringen.

Möchten Sie mehr über Award Force erfahren? Sehen Sie sich hier eine Demo an.