par Lindsay Nash | Août 10, 2020 | Articles
Si vous avez déjà géré un programme de trophées manuellement, vous savez à quel point l’ensemble du processus peut être chronophage. Vous vous souvenez probablement de la joie de découvrir un logiciel de gestion de trophées en ligne et de constater à quel point il peut faire une grande partie du travail fastidieux à votre place. Et si vous avez découvert Award Force, la double joie, c’est que cela peut aller encore plus vite, en vous épargnant d’innombrables heures et maux de tête.
Même si nous savons que tout le monde n’utilise pas Award Force pour gérer son programme de trophées, voici 10 fonctionnalités que, selon nous, tout gestionnaire de trophées devrait utiliser pour gagner du temps, réduire les erreurs et éliminer le stress lors de la gestion des candidatures d’un programme de trophées.
Besoin de trouver toutes vos candidatures de trophées provenant d’une région spécifique ? Ou uniquement celles dont le paiement a été soumis ? Ou peut-être devez-vous voir toutes les candidatures encore en cours afin d’envoyer un e-mail de rappel pour qu’elles finalisent leur candidature. Il est important de tirer parti de la fonctionnalité de recherche. Presque toutes les sections d’Award Force disposent d’un filtre de recherche avancée disponible, qui rend la recherche et l’affinage des résultats simples et rapides, tout en vous faisant gagner du temps.
Si vous vous surprenez à créer les mêmes recherches avancées encore et encore, enregistrez vos recherches et vues filtrées pour y accéder rapidement. Dans Award Force, vous pouvez utiliser les vues enregistrées pour appliquer rapidement vos recherches avancées les plus utilisées, sans avoir à définir des critères de recherche individuels à chaque fois.
Vous pouvez également enregistrer vos préférences de colonnes, de filtrage et de tri pour l’affichage en liste dans Award Force – un énorme gain de temps qui vous permet de voir exactement ce que vous voulez, à chaque fois. Et (nouvelle fonctionnalité !) vous pouvez aussi trier par champ – un excellent moyen d’organiser les candidatures selon un champ spécifique de la candidature.
En bonus, vous pouvez partager ces vues avec d’autres membres de votre équipe et leur faire gagner du temps aussi !
Marquer les candidatures avec des étiquettes peut être un autre grand gain de temps pour votre programme de trophées. Par exemple, étiqueter des candidatures comme « présélectionnée », « gagnante » ou avec d’autres étiquettes pertinentes peut vous aider à garder vos candidatures organisées et à déclencher les étapes suivantes.
Avec Award Force, l’étiquetage vous permet d’attribuer des mots-clés pertinents à des candidatures spécifiques, ce qui peut ensuite déclencher des fonctions automatisées. Cela ouvre tout un monde de possibilités : définir des listes de communication, mettre en place des workflows automatiques, attribuer des candidatures spécifiques à des membres du jury spécifiques, et bien plus encore. Mieux encore, vous pouvez étiqueter les candidatures une par une, en lot ou automatiquement, pour un gain de temps considérable.
Il n’y a rien de pire que des flux de soumission figés qui vous empêchent d’apporter rapidement des modifications aux candidatures. Les programmes de trophées fonctionnent très rarement de la même manière ; tout ce qui est figé ou gravé dans le marbre signifie que vos trophées doivent s’adapter au fonctionnement du logiciel. Par exemple, vous pourriez avoir besoin de demander une nouvelle soumission d’une candidature. Ou peut-être devez-vous faire passer une candidature de « terminée » à « en cours » (ou inversement). Pour cela, vous avez besoin de pouvoir actionner rapidement et facilement un interrupteur. Avec Award Force, modifier les statuts des candidatures est simple et rapide, vous offrant la liberté de gérer vos candidatures de programme à la volée, sans workflows complexes ni, pire, l’aide d’un développeur.
Des candidatures incomplètes ou de mauvaise qualité peuvent rendre votre phase d’évaluation longue et fastidieuse, et faire perdre beaucoup de temps à vos membres du jury. Pour y remédier, éliminez ces candidatures avant qu’elles n’arrivent à l’évaluation, afin que vos membres du jury puissent se concentrer sur l’essentiel. Dans Award Force, vous pouvez modérer rapidement les candidatures avec l’un des trois statuts de modération : indécis (statut par défaut), approuvé ou rejeté, dès leur réception, et définir que seules les candidatures approuvées passent à l’évaluation. Cela garantit que vos membres du jury ne voient que des candidatures de qualité et ne soient pas submergés par du contenu inutile.
C’est tout aussi important pour les candidats. Si votre programme le permet, ils peuvent désormais rouvrir leur candidature et modifier ce qu’ils ont déjà commencé. Cette option de nouvelle soumission crée une opportunité d’obtenir des candidatures de meilleure qualité, sans que vos candidats aient à repartir de zéro. Un excellent résultat pour tout le monde !
Il est probable que votre programme comporte suffisamment de candidatures pour que vous ne souhaitiez pas les parcourir une par une afin d’effectuer une action spécifique, comme l’étiquetage, le changement de statut ou la modération des candidatures. Dans Award Force, il est facile d’effectuer des actions courantes en lot. Il suffit de sélectionner les candidatures souhaitées, puis de choisir l’action à effectuer dans le menu Actions et… pouf ! Gain de temps !
Vos membres du jury ont une tâche importante : trouver et récompenser les meilleures candidatures que votre programme reçoit. Bien sûr, vos critères établis aideront les meilleures candidatures à se démarquer. Mais une chose à laquelle vous et vos membres du jury ne devriez pas avoir à penser, c’est le contenu plagié. Un excellent moyen de s’assurer que vos membres du jury ne voient que des candidatures originales est d’analyser chaque candidature pour détecter le plagiat. Award Force propose une puissante Détection de plagiat fonctionnalité qui analyse toutes les pièces jointes et le texte soumis dans votre formulaire de candidature, et fournit un résumé de tout contenu suspect. Il existe également une option pour analyser toutes les candidatures en lot.
Il se peut que vous ayez souvent à gérer des candidatures en double — une personne ou une organisation, par exemple, nommée par plusieurs autres pour votre trophée. Cela peut faire perdre beaucoup de temps à vous et à votre équipe. La solution ? Identifier automatiquement les doublons et choisir quoi en faire. Heureusement, la Gérer les doublons fonctionnalité d’Award Force identifie automatiquement pour vous toute candidature en double et, grâce à un processus simple consistant à sélectionner une candidature principale et à confirmer les doublons, ceux-ci sont archivés. Et c’est réversible, au cas où vous auriez besoin de revenir en arrière.
Nous le savons : les candidatures dans votre affichage en liste peuvent rapidement devenir ingérables, encombrer votre vue et compliquer la gestion des candidatures. Un excellent moyen de lutter contre cet encombrement est de nettoyer les candidatures anciennes ou obsolètes. Dans Award Force, c’est facile grâce à l’archivage. Archivez simplement les candidatures dont vous n’avez plus besoin, sans avoir à les supprimer. Les candidatures archivées peuvent toujours être consultées et modifiées par les gestionnaires du programme, et peuvent même être envoyées à l’évaluation plus tard si nécessaire.
Lorsqu’il est temps de partager des candidatures et des données de programme avec des parties prenantes intéressées, il est important de partager exactement ce qu’elles veulent voir, sans qu’elles aient à parcourir des dizaines de feuilles de calcul. Vous pouvez créer des exports personnalisés dans Award Force et choisir précisément quelles colonnes et quelles données inclure dans le fichier exporté. Vous pouvez ajouter des champs spécifiques du formulaire de candidature ou supprimer les champs dont vous n’avez pas besoin.
En utilisant ces dix outils qui font gagner du temps, vous pourrez travailler plus vite et plus efficacement tout au long du cycle de vie de votre programme de trophées. Votre programme tournera comme une machine bien huilée, et votre satisfaction sera à son comble en découvrant et en tirant le meilleur parti de votre logiciel de gestion de trophées.
Vous voulez voir comment utiliser ces fonctionnalités populaires de gestion des candidatures dans Award Force ? Regardez nos vidéos de démonstration ou faites une visite guidée en autonomie dès aujourd’hui.
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