Important : Cet article ne constitue pas un avis juridique, ni un guide exhaustif de la conformité au RGPD. Si les réglementations en matière de protection des données sont applicables à votre programme, vous devez vous familiariser avec celles-ci et demander un avis juridique si nécessaire, en particulier si votre programme collecte des données personnelles.

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’UE est entré en vigueur et Award Force soutient pleinement l’esprit de ces réglementations pour un internet sûr et sécurisé.

Nous adoptons la protection de la vie privée dès la conception, c’est pourquoi nous avons doté Award Force de nombreuses fonctionnalités pour vous aider à garantir que les données des utilisateurs de votre programme sont non seulement sûres et sécurisées, mais également stockées et traitées conformément au Règlement Général sur la Protection des Données.

Un rapide rappel des termes :
Dave est un candidat de votre programme et est situé en Europe.
Selon le RGPD, il est appelé le « sujet des données », et votre organisation est appelée le « responsable du traitement » de ces données.
Si vous êtes un client d’Award Force, alors Award Force agit en tant que « sous-traitant » des données de Dave pour le compte de votre organisation.

Avec l’introduction du RGPD, les sujets des données comme Dave se voient accorder un ensemble de droits améliorés, et les responsables du traitement et les sous-traitants comme votre organisation et Award Force, un ensemble de réglementations améliorées.

La conformité au RGPD peut ne pas vous concerner — dans tous les cas, nous encourageons toujours les meilleures pratiques en matière de protection des données personnelles, où que vous soyez. Il est probable que d’autres lois sur la protection des données s’appliquent à votre organisation.

Comment Award Force protège-t-il exactement vos données et celles de vos utilisateurs ?

Acceptation de la politique de confidentialité

Image : Les gestionnaires du programme contrôlent si une politique de confidentialité est affichée

Les gestionnaires du programme peuvent obtenir l’accord EXPLICITE des utilisateurs à notre politique de confidentialité standard (conforme au RGPD), à notre politique en matière de cookies et à nos conditions d’utilisation.

• Les nouveaux utilisateurs devront cocher une case lors de l’inscription pour accepter les conditions.
• Les utilisateurs existants, lors de leur prochaine connexion, seront invités à accepter les conditions.

Consentement à recevoir des notifications et des diffusions

Image : Un exemple de ce à quoi ressemble le consentement sur le formulaire d’inscription

Ici encore, les gestionnaires du programme peuvent obtenir le consentement explicite des utilisateurs pour recevoir des communications automatiques / en masse.

• Les nouveaux utilisateurs peuvent éventuellement cocher une case lors de l’inscription pour consentir à recevoir des notifications et des diffusions.
• Lors de leur prochaine connexion, les utilisateurs existants seront invités à donner leur consentement.

Centre de préférences

Toutes les diffusions et notifications envoyées par Award Force incluent un lien dans le pied de page de l’e-mail pour « Se désabonner de nos e-mails ». Ce lien redirige le destinataire vers un centre de préférences sur son compte.

Il y a également un article dans le centre de préférences qui explique aux utilisateurs l’importance de vos diffusions et notifications, ce qui les aidera à comprendre exactement ce à quoi ils consentent ou non.

Avis et consentement aux cookies

Image : La barre de cookies d’Award Force

Avec cette fonctionnalité activée, les utilisateurs qui n’ont pas fait de sélection de consentement aux cookies verront un message « Cookies en cours d’utilisation » en haut de la page, avec une option « Autoriser les cookies ». Les utilisateurs peuvent modifier l’option de consentement aux cookies à tout moment en allant dans l’onglet Préférences de leur profil.

Vous pouvez également choisir de modifier le texte de consentement par défaut en allant dans Contenu > Blocs de contenu et en cliquant sur Avis sur les cookies pour le modifier.

Enregistrement du consentement

Image : Un enregistrement d’utilisateur avec ses enregistrements de consentement

Si vous devez vérifier le statut des « consentements accordés » (politique de confidentialité, diffusions/notifications, préférences d’abonnement et cookies), vous pouvez le faire en accédant à l’enregistrement de l’utilisateur. Vous y trouverez ce à quoi un utilisateur a consenti et à quelle date/heure.

Champs contenant des données personnelles

Image : Paramètres pouvant être appliqués à n’importe quel champ dans Award Force

Les gestionnaires du programme peuvent désormais ajouter une protection supplémentaire des données à n’importe quel champ dans Award Force. Il existe 3 niveaux de protection qui peuvent être attribués :

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne exige que les responsables du traitement des données (c’est-à-dire vous) et les sous-traitants des données (c’est-à-dire Award Force) mettent en œuvre des mesures de pointe pour la protection des données personnelles de toutes les personnes physiques situées en Europe. L’option de protection des données sur les champs est une mesure pour aider à la conformité et sert deux objectifs :

• Le paramètre de protection des données sur les champs vous fournit un enregistrement clair des données personnelles que vous collectez (dans la vue liste des champs, vous pouvez filtrer par niveau de protection des données ou ajouter une colonne pour cette visibilité).
• La définition d’une sécurité Élevée ou Maximale fournit des couches supplémentaires de protection technique (de pointe) sur ces champs, expliquées plus en détail ci-dessous.

Le droit à l’oubli

Image : Suppression d’utilisateur à partir de l’enregistrement d’utilisateur

En vertu du RGPD et d’autres lois sur la protection des données, les sujets des données (vos utilisateurs, comme « Dave ») ont le droit à l’effacement, également connu sous le nom de « droit à l’oubli ». Un utilisateur a le droit légal de vous demander que ses données personnelles soient définitivement supprimées de vos enregistrements, ce que vous devez faire. Les utilisateurs ne peuvent pas effectuer cette suppression permanente eux-mêmes, mais vous pouvez supprimer définitivement un utilisateur d’Award Force en leur nom, et même télécharger un joli « Certificat de suppression » à fournir comme preuve formelle de l’effacement.

Addendum sur la protection des données

Si vous souhaitez devenir un client d’Award Force (choix judicieux) et que vous contrôlez les données de sujets situés dans l’UE, vous devrez avoir un Addendum sur la protection des données en place avec nous. En ce qui concerne le traitement des données personnelles dans votre compte — en vertu du RGPD, votre organisation est le responsable du traitement des données et Award Force est le sous-traitant des données. L’article 28 exige un contrat qui lie le sous-traitant (c’est-à-dire Award Force) à appliquer des mesures de protection des données appropriées lors du traitement des données pour le compte du responsable du traitement (c’est-à-dire vous).

Pour votre commodité, nous avons préparé un Addendum sur la protection des données. Envoyez-nous un e-mail à tout moment et nous vous en enverrons un.

Conclusion

Ces nouvelles fonctionnalités représentent beaucoup de travail acharné et de dévouement pour assurer notre conformité mutuelle au RGPD, mais elles représentent également une philosophie exceptionnellement positive, qui est de fournir une expérience meilleure, plus sûre et plus transparente à nos utilisateurs et clients.

Comme toujours, si vous avez des questions sur la mise en œuvre de ces paramètres, vous pouvez trouver plus d’informations dans notre centre d’aide ou en contactant l’un des membres de notre équipe de réussite client à support@awardforce.com