par Bright Ewuru | Fév 18, 2022 | Articles, Blog
À mesure que les humains grandissent, de l’enfance à l’âge adulte, ils doivent généralement changer de garde-robe de temps en temps. Le changement des différentes mensurations corporelles déclenche le besoin de jeter les vieux vêtements et d’en acheter de nouveaux.
Il en va de même pour les organisations. Avec le temps, dans le cadre de leur stratégie de transformation numérique, elles doivent se débarrasser des vieux vêtements proverbiaux et en acheter de nouveaux. Les vêtements proverbiaux, dans ce cas, servent de métaphore pour les logiciels.
Votre organisation est tout aussi dynamique, en constante évolution, croissance et adaptation aux besoins de la communauté et du public que vous servez. Et vos applications logicielles devraient soutenir cela.
Mais changer de vêtements, ou de logiciel, ne devrait pas être difficile ou stressant. En fait, cela peut être plus facile que vous ne le pensez, surtout avec autant de produits SaaS (Software as a Service) sur le marché.
Plongeons pour en savoir plus sur le processus.
La mise en œuvre de logiciel est le processus d’adoption et d’intégration d’un ou plusieurs logiciels dans le système et le flux de travail d’une organisation. Elle implique la sélection de nouveaux logiciels pour répondre à des besoins qui n’étaient pas pris en charge auparavant ou pour mieux gérer les besoins que les logiciels précédemment utilisés.
Cela étant dit, une explication de la mise en œuvre de logiciel n’est jamais complète sans accorder l’attention voulue à l’importance de la mise en œuvre de nouveaux logiciels ainsi qu’aux défis qu’elle rencontre.
Certains avantages de la mise en œuvre de logiciel peuvent inclure :
Certaines des difficultés rencontrées lors de la mise en œuvre de nouveaux logiciels dans une organisation sont :
La mise en œuvre d’une nouvelle solution logicielle au sein d’une organisation peut sembler une tâche ardue. Cependant, ce n’est pas une fatalité ; tout pourrait être un jeu d’enfant ! Explorons un processus sans tracas pour la mise en œuvre de nouveaux logiciels.
La première étape d’un processus de mise en œuvre de nouveau logiciel consiste à créer un plan complet. Il prépare l’entreprise à ce qui l’attend et réduit les risques d’échec de la transition. Le plan de mise en œuvre du logiciel réalise essentiellement une évaluation des risques de l’adoption du logiciel, identifie les lacunes de l’ancien logiciel et indique quand son utilisation prendra fin.
De plus, il décrit les aspects techniques de la transition, fournit des directives sur la façon de préparer votre équipe au nouveau logiciel et donne des conseils sur la façon d’atténuer l’impact du changement.
De plus ? Il identifie les besoins actuels de l’entreprise pour s’assurer que le nouveau logiciel est capable d’y répondre.
La communication mène à la communauté. N’est-ce pas ce qu’on dit ?
Eh bien, c’est vrai, même lors de la mise en œuvre de nouveaux logiciels dans une entreprise.
Franchement, tous les membres de votre équipe n’accueilleront pas l’idée de l’adoption d’un logiciel avec des sourires et les bras ouverts. Comme nous l’avons identifié il y a un instant, la réticence au changement est l’un des défis auxquels est confrontée la mise en œuvre de nouveaux logiciels.
Maintenir votre personnel et toute autre partie prenante dans l’ignorance ne fera qu’aggraver la situation. Mais avec une communication appropriée, ils comprendront le motif de la transition ainsi que la façon dont elle stimulera les améliorations.
Ainsi, pour une mise en œuvre de logiciel rationalisée, tenez toutes les personnes concernées informées. Briefez-les sur les points suivants :
Cela favorise l’unité.
Une fois que vous êtes sûr des lacunes du logiciel actuel, il est temps de chercher des remplacements potentiels.
Pour vous assurer de chercher de manière optimale, il est impératif que vous ayez une idée précise des fonctionnalités que vous souhaitez dans le nouveau logiciel.
Cela éliminera facilement les options inappropriées.
Vous pouvez effectuer une recherche sur Internet pour avoir une idée des autres logiciels de cette catégorie. Généralement, les résultats de recherche déchaîneront une cascade d’options. Plongez pour obtenir les détails sur autant d’entre elles que possible.
Cependant, méfiez-vous des listes sponsorisées rédigées principalement pour générer des prospects pour les sponsors.
Rien ne vous empêche de demander autour de vous ce que d’autres homologues commerciaux recommanderaient. Amis, collègues ou même membres de communautés en ligne sont des ressources fiables en la matière. S’ils recommandent un logiciel, j’ose dire que cela vaut la peine d’y jeter un œil.
Le bouche-à-oreille est puissant.
Ayant établi une bonne liste de logiciels que vous pouvez mettre en œuvre, la prochaine étape est d’essayer chacun d’eux pour avoir une idée de son fonctionnement. Il est important de mentionner qu’il ne s’agit que d’une phase d’essai. Vous ne devriez donc pas vous jeter à l’eau tout de suite.
Testez correctement chaque logiciel pour vérifier son efficacité, sinon cela pourrait vous coûter cher. Selon le Consortium for Information and Software Quality, en 2020, le coût total d’une mauvaise qualité logicielle aux États-Unis s’élevait à la somme colossale de 2,08 billions de dollars.
Ugh !
Ne vérifiez jamais la profondeur de l’eau avec les deux pieds.
Heureusement, la plupart des éditeurs de logiciels sont d’accord avec nous sur ce point et proposent des versions gratuites/d’essai/de démonstration de leurs logiciels. Profitez au maximum de cette version pour avoir une idée précise du fonctionnement de chaque option.
Cette phase de test devrait également vous donner un aperçu de :
Si vous constatez qu’un logiciel ne fonctionne pas comme vous le souhaitez, ne vous arrachez pas les cheveux. En fait, appréciez le fait que vous ayez rapidement repéré sa déficience ; passez au suivant.
Après avoir évalué les différents logiciels, la prochaine étape du processus de mise en œuvre de nouveau logiciel est d’en sélectionner un qui vous convienne.
Sans nouveau logiciel, il n’y a rien à mettre en œuvre. N’êtes-vous pas d’accord ?
Une partie intégrante de cette étape consiste à s’assurer que chaque membre de l’équipe atteint un niveau de compétence dans l’utilisation du nouveau choix.
Ainsi, vous devez veiller à ce que les membres de votre équipe soient adéquatement formés à l’utilisation du nouveau logiciel. Que vous choisissiez d’introduire des experts, des tutoriels documentés ou de les orienter vers les assistants IA du logiciel, c’est à vous de voir.
Assurez-vous simplement qu’ils sont formés à l’utilisation du nouveau logiciel.
Après avoir décidé du logiciel particulier à utiliser et avoir formé votre équipe à son utilisation, il est temps de passer à la transition. Cette étape est le cœur du processus de mise en œuvre du logiciel et l’objectif est de transférer toutes les données de votre entreprise vers le nouveau logiciel.
Il est crucial que vous sachiez réellement ce que vous faites afin que rien ne passe à travers les mailles du filet.
Par conséquent, au lieu de jeter des spaghettis au mur sans réfléchir pour voir ce qui colle, vous pouvez consulter la section des ressources du logiciel pour obtenir des instructions sur la façon de déplacer les données de votre organisation vers le nouveau logiciel. Alternativement, vous pouvez parcourir Internet pour trouver des guides fiables.
D’autre part, il y a toujours l’option d’utiliser l’outil d’importation dédié du logiciel. La plupart des logiciels ont une fonctionnalité d’importation de données, mais si votre choix n’en a pas, vous êtes libre d’utiliser tout outil de transfert de données réputé.
Pour en revenir à cette nouvelle garde-robe, il n’y a rien de tel que la sensation d’être bien dans ses nouveaux vêtements.
Et votre organisation ressentira la même chose avec ce nouveau logiciel lorsqu’il sera mis en œuvre efficacement, et lorsque vous commencerez à récolter les avantages qui vous ont poussé à le mettre à jour en premier lieu.
Assurez-vous que le logiciel que vous mettez en œuvre est accompagné de ressources et de guides utiles pour démarrer, afin d’éviter tout obstacle.
C’est ce que nous proposons chez Award Force pour les organisations qui cherchent à améliorer leur solution de logiciel de gestion de trophées. Nous nous assurons que c’est facile et que vous pouvez commencer, et rapidement !
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