Le guide du gestionnaire du programme de trophées pour des communications efficaces

Dans cet article

• • Définissez et communiquez votre mission et votre message
  • Envoyez des e-mails réguliers pour tenir les utilisateurs informés
  • Fournissez des mises à jour sur l’état des candidatures et de l’évaluation
  • Engagez votre communauté avec du contenu multimédia et soumis par les utilisateurs
  • Soyez social

Un ingrédient clé pour le succès d’un programme de trophées est une bonne et efficace stratégie de communication. Pas seulement une qui a l’air bien sur le papier ; mais le type de communication qui engage et inspire votre communauté à participer, attire et retient les leaders de l’industrie en tant que membres du jury, et est parfaitement synchronisé pour maintenir tout le monde organisé et sur la bonne voie.

Oui, c’est beaucoup ! Mais tant de choses dépendent de bonnes communications. Tout commence par une déclaration claire de la mission de votre programme de trophées avant même son ouverture. Pour qui est-il ? Qui peut participer ? Qui sont les membres du jury ? Que ou qui cherchez-vous à reconnaître ?

Ensuite, à mesure que votre programme prend forme, il est nécessaire d’envoyer des mises à jour régulières à toutes les personnes impliquées — des sponsors et gestionnaires du programme aux membres du jury et candidats. Il y a beaucoup de choses à considérer lors de la planification de votre stratégie de communication pour les trophées et de la meilleure façon d’éviter les lacunes en cours de route.

Ci-dessous, nous allons présenter quelques bonnes pratiques et des moyens courants de tenir toute votre communauté de trophées informée, ainsi que des moyens efficaces de gagner du temps en le faisant !

Définissez et communiquez votre mission et votre message

Tout commence par une base solide. Une fois que vous savez que vous voulez créer un programme de trophées, il est important d’en définir la mission. Pourquoi organisez-vous ce programme ? Quel est l’objectif ? Qui reconnaissez-vous, et pourquoi ?

En communiquant clairement votre mission et/ou votre vision, vous construisez la transparence et définissez une direction et un impératif clairs pour le programme. Cela motivera et inspirera les autres à se joindre et établira des attentes claires pour les utilisateurs du programme.

Le client d’Award Force, Total Mom Pitch, partage sa mission sur son site web marketing

Mettez en évidence votre énoncé de mission ou de vision sur le site web et les supports marketing de vos trophées afin que votre communauté puisse facilement prendre connaissance des objectifs, de l’organisation et du programme.

Dans Award Force :

Créez une « page À propos » dans la solution pour fournir des informations supplémentaires sur votre organisation et votre mission. Vous pouvez inclure des photos, des vidéos et plus encore. Vous pouvez créer autant de pages À propos que nécessaire dans Award Force et les afficher aux utilisateurs ayant des rôles spécifiques, comme afficher les informations d’évaluation uniquement aux membres du jury, ou les instructions de candidature uniquement aux candidats.

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Envoyez des e-mails réguliers pour tenir les utilisateurs informés

Il y a beaucoup d’informations à diffuser lors de l’exécution d’un programme de trophées. Et il est important d’envoyer toutes les communications en temps opportun, ou plutôt, lorsqu’elles sont les plus pertinentes et applicables à chaque utilisateur du programme.

En tenant votre communauté informée, vous réduisez efficacement les appels et e-mails de support, augmentez l’engagement, maintenez votre programme à l’esprit et augmentez potentiellement le nombre de candidatures soumises.

Exemples d’e-mails à envoyer :

• Annonce du programme : informez votre communauté de votre programme de trophées. Parlez de la mission, à qui il s’adresse et ce que vous recherchez.
• Annonce de l’ouverture des candidatures : programmez un e-mail pour le moment où les candidatures s’ouvrent afin d’informer votre communauté qu’il est temps de postuler.
• Avertissement de clôture des candidatures : informez vos candidats à l’avance (un jour avant ou une semaine, peut-être) que le temps est compté. Un e-mail de rappel avant la clôture des candidatures donne à vos utilisateurs une dernière chance de soumettre.
• Annonce de la clôture des candidatures : annoncez quand les candidatures sont officiellement closes.
• Attributions d’évaluation : informez vos membres du jury que les candidatures sont prêtes à être évaluées.
• Annonces des gagnants ou des finalistes : partagez les gagnants ou les candidatures présélectionnées avec votre communauté via des e-mails de notification de trophées.
• Annonces d’événements ou de galas de trophées : informez votre communauté de l’événement ou du gala de trophées pour célébrer les gagnants.
• Invitations aux candidats précédents : encouragez les utilisateurs précédents à revenir en les informant des nouvelles catégories, en offrant des prix spéciaux et d’autres promotions.

Dans Award Force :

Il est facile de créer, planifier et envoyer des diffusions d’e-mails personnalisées depuis la solution. Vous pouvez envoyer ces diffusions en masse à plusieurs utilisateurs spécifiques de votre choix, et les personnaliser avec des balises de fusion, des en-têtes et des pieds de page avec votre image de marque. En savoir plus.

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Fournissez des mises à jour sur l’état des candidatures et de l’évaluation

Les utilisateurs du programme s’attendront à des mises à jour sur l’état de leurs soumissions. Et les membres du jury voudront savoir quand les candidatures sont prêtes pour leur évaluation.

Envisagez d’envoyer des notifications régulières du programme pour tenir tout le monde informé. Par exemple, lorsqu’une candidature est soumise, une notification peut être envoyée immédiatement à ce candidat pour l’informer que la candidature a été soumise avec succès.

Ou, lorsqu’une candidature a passé la ronde d’éligibilité ou de qualification, une notification peut être envoyée à vos membres du jury pour les informer que la candidature est prête pour l’évaluation.

Engagez votre communauté avec du contenu multimédia et soumis par les utilisateurs

La communication avec votre communauté de trophées ne se limite pas aux mises à jour et notifications du programme. Il est également important de les engager — pour les attirer à votre programme en premier lieu, pour les aider tout au long du processus de candidature et pour promouvoir le programme dans son ensemble auprès d’un public plus large.

Un excellent moyen d’y parvenir est d’utiliser des médias multimédias tels que des photos, des vidéos et de l’audio. Voici quelques idées pour vous aider à démarrer.

Promouvez votre programme

• Présentez votre programme de trophées avec une vidéo sur les trophées. Mettez en avant les gagnants ou les utilisateurs précédents. Utilisez un contenu engageant et concis — comme un montage des meilleurs moments. La vidéo est un excellent moyen d’attirer les gens vers votre programme de trophées ! Ensuite, présentez la vidéo sur le site web ou la solution de vos trophées.
• Interviewez vos membres du jury. Proposez des entretiens audio ou vidéo avec vos membres du jury pour renforcer la crédibilité de votre programme et leur visibilité ! Mettez en valeur leur expertise, leur expérience dans l’industrie et tous les conseils qu’ils pourraient avoir pour les candidats.
• Créez une galerie en ligne des gagnants précédents ou des candidatures présélectionnées. C’est un moyen très efficace de promouvoir votre programme et d’attirer plus de candidats, de membres du jury de premier ordre et de sponsors. Ceux-ci peuvent même être affichés au niveau du chapitre ou de la catégorie.

Partagez le contenu soumis par les utilisateurs

• Mettez en avant des images ou des vidéos de vos candidatures présélectionnées dans vos communications par e-mail, sur votre site web ou sur les réseaux sociaux (plus d’informations à ce sujet ci-dessous).
• Sollicitez des biographies de vos membres du jury pour les mettre en évidence sur vos pages de trophées, dans vos communiqués de presse du programme et sur votre solution de gestion des trophées.

Créez votre propre contenu d’aide pour guider les utilisateurs tout au long du processus

• Créez des vidéos pratiques rapides et faciles pour instruire les utilisateurs sur la façon de postuler et de soumettre une candidature ou pour les membres du jury sur la façon d’évaluer chaque candidature. Cela peut réduire considérablement les demandes de support.

Dans Award Force :

Téléchargez tout contenu soumis par les utilisateurs pour l’utiliser dans vos propres promotions et partagez tout contenu via les pages À propos de la solution. Vous pouvez créer autant de ces pages que nécessaire, et y présenter des vidéos, des photos, de l’audio et plus encore. Ensuite, créez une galerie en ligne pour présenter les candidatures mises en avant.

Fournissez des images d’exemples de candidatures, de pièces jointes ou d’instructions pour les candidats et les membres du jury. Découvrez comment ajouter des blocs de contenu dans Award Force.

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Soyez social

L’un des meilleurs endroits pour partager et promouvoir les nouvelles et les mises à jour de votre programme de trophées est sur les réseaux sociaux. Que votre public soit sur Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn ou d’autres solutions sociales, vous pouvez facilement créer une stratégie de médias sociaux qui augmente votre empreinte numérique et attire plus de personnes vers votre programme.

La croissance du programme commence par la sensibilisation. Les gens ont besoin de connaître votre programme pour y participer, et les médias sociaux sont un excellent outil pour faire passer le mot.

Le client d’Award Force, BIID Awards, partage une publication sur les candidatures présélectionnées dans son programme

En résumé, des communications efficaces concernant votre programme de trophées peuvent générer de l’engouement, attirer des candidats et des membres du jury à votre programme, réduire les coûts de support et contribuer à la croissance globale de votre programme de trophées.

Vous voulez en savoir plus sur la façon dont Award Force peut vous aider ? Regardez une démo dès aujourd’hui.