par Lindsay Nash | Juil 13, 2023 | Articles
Un programme de trophées peut prendre de nombreuses formes, notamment lorsqu’il s’agit de postuler et de participer à un programme de trophées. Une méthode populaire consiste à accepter les candidatures via un processus de nomination.
Pourquoi utiliser un processus de candidature par nomination ? Il peut renforcer la crédibilité de vos candidatures dès le départ. Il peut donner plus de visibilité à votre programme de trophées, à votre organisation et à votre marque. Et il peut apporter de la qualité et de l’intégrité à l’ensemble de votre processus de trophées.
Mais une exigence de nomination demande aussi un peu plus de travail et de gestion de la part des organisateurs de trophées. Aucun problème. Il existe des méthodes éprouvées pour que votre processus de nomination reste simple, accessible et efficace pour tous les utilisateurs de votre programme.
Passons en revue quelques-unes de ces méthodes !
Fournir des instructions et des procédures claires dès le départ est essentiel pour mettre vos proposeurs et vos nominés sur la voie du succès. Sur le site web de vos trophées, expliquez comment participer au programme avec des instructions étape par étape. Fournissez les informations et dates importantes, et indiquez à vos utilisateurs comment fonctionne le processus de nomination.
Dans Award Force, par exemple, il est facile d’inclure des directives de nomination ou d’autres informations utiles directement sur votre page d’accueil. Vous pouvez créer autant de contenu que vous le souhaitez à partager dans des « pages À propos », avec la possibilité d’ajouter des photos, des vidéos et plus encore.
Une communication claire sur votre programme de trophées et le processus de nomination peut réduire considérablement les demandes d’assistance par la suite, ce qui fait gagner à votre équipe un temps et une énergie précieux.
Réfléchissez à ce dont vous et vos membres du jury aurez besoin pour évaluer les soumissions et construisez votre formulaire de nomination en conséquence.
Pensez aux documents justificatifs pour votre proposeur. De quoi aurez-vous besoin pour l’approbation de la nomination ? Vous pourriez vouloir demander des documents tels que :
Une fois que vous avez décidé de ce que la nomination doit inclure, veillez à indiquer ces informations sur le site web de vos trophées, comme nous l’avons évoqué précédemment, afin que vos proposeurs sachent ce qu’ils doivent préparer avant de commencer le processus de nomination.
Award Force prend en charge les pièces jointes de tout type, ce qui permet aux proposeurs d’envoyer facilement des nominations vidéo ou des « shoutouts », ou de joindre des images, de l’audio et plus encore.
Maintenant que vous avez organisé votre formulaire de nomination et les exigences de soumission, c’est le bon moment pour réfléchir à votre processus réel. Comment réduire les nominations qui ne répondent tout simplement pas aux exigences de votre programme ? Comment créer un processus qui fasse réellement gagner du temps à vos gestionnaires du programme ?
Une manière efficace de vous assurer de ne recevoir que des nominations répondant à vos critères consiste à mettre en place un tour d’éligibilité pour écarter automatiquement les nominations non éligibles.
Award Force rend ce processus très simple, en vous permettant de mettre en place un tour d’éligibilité qui redirige élégamment les nominations non éligibles tout en permettant aux nominations éligibles de poursuivre leur soumission en toute fluidité. Le filtre d’éligibilité peut être utilisé pour verrouiller/déverrouiller les sections suivantes du formulaire de nomination, s’appliquer à des catégories individuelles, et dispose de paramètres intégrés de notification et de contenu, et plus encore.
Maintenant que vous avez communiqué votre processus de nomination, les exigences de soumission et écarté les nominations non éligibles, il est temps de rationaliser votre processus de nomination afin d’offrir une expérience fluide à tout le monde.
Une façon d’y parvenir est d’automatiser le processus via votre logiciel de gestion de trophées. Award Force vous permet de créer des workflows automatisés pour faire avancer la nomination dans votre processus de soumission.
Par exemple, vous pouvez mettre en place un workflow afin que, lorsqu’une nomination est soumise, elle soit immédiatement envoyée au nominé pour évaluation et approbation. Le nominé peut ajouter des informations supplémentaires à la nomination ou modifier des informations existantes, puis accepter ou refuser la nomination pour la faire avancer vers vos membres du jury. Et tout cela peut être fait sans aucun effort manuel de la part du gestionnaire du programme et est entièrement géré par une fonctionnalité appelée review flow. Un énorme gain de temps ! En savoir plus sur review flow dans Award Force.
Les utilisateurs de votre programme de trophées voudront recevoir des mises à jour sur leurs nominations ; il est donc important de communiquer les changements de statut au fur et à mesure que les soumissions avancent dans le cycle de vie de vos trophées.
Pour rendre ce processus simple et fluide, envisagez d’automatiser les notifications en fonction de déclencheurs dans votre programme de trophées. Dans Award Force, par exemple, lorsqu’une nomination est soumise, vous pouvez envoyer un e-mail de notification ou un SMS au proposeur et au nominé. Lorsque la nomination est approuvée, vous pouvez en envoyer un autre. Lorsque la nomination passe à l’évaluation — encore un autre. Il existe une infinité d’actions pouvant servir de déclencheur pour une notification automatisée.
Award Force propose également une fonction d’e-mailing de diffusion, qui vous permet d’envoyer ou de planifier des e-mails en masse à un groupe spécifique d’utilisateurs du programme. Par exemple, vous pourriez envoyer des rappels de soumission aux proposeurs qui ont commencé une soumission sans la terminer. Vous pourriez envoyer des annonces importantes du programme aux finalistes. La fonctionnalité de diffusion inclut des emplacements d’images d’en-tête et de pied de page et inclut également des balises de fusion, afin que vous puissiez envoyer facilement des communications personnalisées et pertinentes à votre communauté de trophées. Et si vous avez des partenaires ou des sponsors, assurez-leur une visibilité en même temps !
Une fois que votre programme de trophées se termine pour la saison, il reste du travail à faire, surtout si vous souhaitez continuer à optimiser et à rationaliser votre processus de trophées. Contactez vos proposeurs et demandez-leur leur avis. Qu’est-ce qui a fonctionné ? Qu’est-ce qui n’a pas fonctionné ? Quels retours peuvent-ils vous apporter ? Contactez également vos nominés et vos membres du jury.
Les données que vous recueillez en sollicitant des retours peuvent contribuer à rendre votre programme encore meilleur la saison prochaine — et cela montre à votre communauté de trophées que vous vous en souciez.
En conclusion, il est tout à fait possible de créer un processus de nomination simple pour des trophées. Utiliser un logiciel de gestion de trophées et mettre en œuvre les conseils et stratégies ci-dessus peut offrir une expérience fluide à vos proposeurs, nominés, membres du jury et à l’équipe de votre programme de trophées.
Articles
Focus sur les fonctionnalités
Guides pratiques
Communiqués de presse
Mises à jour du produit