9 choses à NE PAS faire lors de votre prochaine cérémonie de remise de trophées

Sortez le pop-corn, libérez vos agendas ! La saison des trophées est là, et il est temps de profiter du faste du tapis rouge, toujours divertissant. Mais si vous organisez un événement de remise de trophées, c’est aussi le moment idéal pour réévaluer ce qui fait le succès d’une cérémonie… et ce qui peut en faire une cible sur Twitter en cas de faux pas. Comment oublier l’incroyable cafouillage des Oscars, lorsque La La Land a été annoncé à tort comme Meilleur film à la place du véritable gagnant, Moonlight ? (Regardez, et frissonnez, encore une fois.)

C’était sans doute la plus grosse bourde de l’histoire des Oscars, mais loin d’être le seul couac lors d’événements de remise de trophées.

Il y a aussi eu le moment où Steve Harvey a couronné la mauvaise Miss Univers. Et celui où John Travolta a présenté la performance de la chanteuse légendaire Idina Menzel sur « Let It Go » de La Reine des neiges en l’appelant « Adele Dazeem ». Et, malheureusement, il y a eu le moment où Harry Styles, du groupe One Direction, a dû aller aux toilettes et a manqué l’acceptation de son trophée sur scène aux BRIT Awards, parce que les toilettes étaient situées trop loin de la scène.

Alors que la saison des trophées démarre dans toute l’industrie événementielle, il est important de planifier les millions de petits détails qui entrent dans la création d’un gala de remise de trophées et d’en faire un événement mémorable… pour les bonnes raisons !

Voici 9 choses à NE PAS faire lors de votre prochaine cérémonie de remise de trophées :

1. N’annoncez pas le mauvais gagnant

Commençons par celle-ci. Le diable se cache dans les détails. Assurez-vous que votre programme de trophées est organisé dès le départ, avec un processus clair de candidature et d’évaluation, et des gagnants déterminés de manière crédible. Imprimez correctement les noms des gagnants sur des cartes et faites-les vérifier par une équipe de relecteurs.

Conseil : Choisissez un logiciel de gestion de trophées comme Award Force pour vous aider à garder chaque détail organisé à chaque étape de votre programme.

2. Ne choisissez pas un lieu peu pratique

Votre lieu peut faire ou défaire votre cérémonie de remise de trophées. Assurez-vous que l’espace répond à tous les besoins de votre événement, tout en offrant le faste et l’ambiance que vous recherchez.

Conseil : Pensez à la musique. Elle donnera le ton dans la salle et peut accompagner en fond sonore l’arrivée des gagnants sur scène. Elle aidera aussi votre public à savoir quand applaudir et quand écouter la prochaine annonce de trophée.

3. N’ayez pas une scène ennuyeuse

Créez un véritable esprit de cérémonie sur scène pour la rendre mémorable pour les gagnants, les présentateurs et tous les membres du public qui la regarderont toute la soirée. Assurez-vous qu’elle offre le décor souhaité pour la célébration. Et veillez aussi à ce qu’elle soit dégagée de tout danger, comme des marches piégeuses ou des câbles qui pourraient faire trébucher quelqu’un.

4. N’engagez pas un animateur inexpérimenté

Animer un événement ne se résume pas à lire des noms sur des cartes. Un programme de trophées comporte de nombreux éléments en mouvement, et il est important d’engager un animateur reconnu et expérimenté. Vous voudrez quelqu’un de drôle et divertissant, mais aussi professionnel et organisé. Quelqu’un qui rendra l’événement mémorable, passionnant et agréable.

5. N’oubliez pas le branding

Si l’événement est organisé par votre entreprise, n’oubliez pas d’intégrer votre branding dans le marketing des trophées, les goodies et l’espace de l’événement. C’est le moment idéal pour citer votre nom. Ne soyez pas timide.

Veillez à fournir les éléments de branding comme source d’inspiration aux organisateurs d’événements et aux graphistes, afin qu’ils puissent intégrer votre logo aux modèles de présentation, aux marque-places et décorations, à la signalétique et sur scène.

Et pensez aussi aux marques de votre sponsor et de vos principaux soutiens. Les écrans sont un excellent moyen de mettre en avant les logos et de montrer votre reconnaissance pour leur soutien.

Conseil : Créez un hashtag pour votre événement et faites-en la promotion auprès de votre public avant et pendant l’événement afin de stimuler l’engagement et le buzz autour des trophées et de l’événement.

6. N’oubliez pas le trophée lui-même

Quel est votre trophée physique ? Avoir un trophée tangible et commémoratif est important, non seulement pour la remise, mais aussi pour chaque gagnant. Qu’il s’agisse d’un trophée, d’une plaque ou d’un certificat, planifiez à l’avance afin d’offrir quelque chose de concret que vos gagnants pourront brandir sur les photos et emporter chez eux à la fin de la soirée.

Conseil : Faites-en quelque chose d’original, en lien avec votre marque. Pensez à MTV et au « Moonman », aux Oscars et, eh bien, à un Oscar…

7. Ne négligez pas la circulation

C’est un point essentiel. Comme des membres du public quitteront leur siège pour monter sur scène, vous devrez concevoir et fournir des indications de déplacement. Il est important de planifier par où les gagnants doivent monter sur scène et par où ils doivent en sortir. Il est judicieux d’avoir des personnes sur scène et à côté pour aider à orienter et à gérer la circulation. Vous pouvez aussi envisager le plan de salle pour faciliter l’accès des gagnants à la scène afin qu’ils puissent recevoir leurs trophées.

8. N’oubliez pas de l’enregistrer

Les galas de remise de trophées sont l’occasion idéale de prendre des photos et des vidéos que vous pourrez utiliser sur les réseaux sociaux, dans vos campagnes marketing et lors de futures cérémonies de remise de trophées. Assurez-vous d’avoir un photographe et/ou un vidéaste sur place pour capturer tous les moments forts.

9. N’oubliez pas de faire un suivi

Lorsque l’événement de remise de trophées est terminé (vous pouvez respirer !), pensez à faire un suivi et à demander des retours. Qu’est-ce qui a bien fonctionné ? Quelles améliorations peuvent être apportées ? Votre événement de remise de trophées s’améliorera d’année en année, et les retours ne feront qu’y contribuer.

Conseil : N’ayez pas peur de demander sincèrement à vos invités comment cela se passe. Montrez-leur que vous voulez vous améliorer. Même si c’est le meilleur spectacle de la planète, il peut toujours être encore meilleur. Vos invités le ressentiront.

Maintenant que vous avez ces rappels bien en tête, il est temps de sortir le pop-corn, de vous installer confortablement et de regarder le tapis rouge se dérouler pour le meilleur du drama hollywoodien en direct. On se retrouve ensuite sur Twitter !