Préparez-vous, le RGPD arrive

Et les programmes de trophées, de subventions et de bourses doivent s’y conformer

Gravez cette date dans votre esprit : le 25 mai 2018. C’est le jour où le RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données) entrera en vigueur et il affectera tout le monde, pas seulement les entreprises ou organisations basées dans l’Union européenne.

Si c’est la première fois que vous entendez parler du RGPD, soyez attentif car vous avez encore le temps d’agir, et l’ignorer (peu importe où vous vous trouvez dans le monde) pourrait avoir des conséquences assez dramatiques.

Si vous ne connaissez pas encore le RGPD, voici un aperçu général :

Le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) proposé par la Commission européenne renforcera et unifiera la protection des données pour les individus au sein de l’Union européenne (UE), tout en encadrant l’exportation de données personnelles hors de l’UE. L’objectif principal du RGPD est de redonner le contrôle des données personnelles aux citoyens de l’UE.

Toute entreprise dans le monde qui traite les données personnelles de résidents de l’UE devra se conformer aux nouvelles exigences sous peine de sanctions sévères.

Il s’agit du changement le plus important apporté aux lois sur la protection des données au cours des 20 dernières années et vous avez moins de 100 jours pour vous préparer.

Quelles sont les conséquences de la non-conformité ?

La non-conformité entraîne de lourdes amendes. En vertu du RGPD, l’amende la plus élevée pouvant être infligée est de 20 000 000 € ou 4 % du chiffre d’affaires mondial ! Le montant le plus élevé étant retenu.

Aïe.

En cas de violation, selon le RGPD, les organisations ont la responsabilité de la signaler à l’autorité de contrôle compétente dans les 72 heures. Tout manquement à cette obligation est considéré comme une violation du règlement et peut être sanctionné par une amende supplémentaire de 10 000 000 € ou 2 % du chiffre d’affaires mondial !

Encore aïe.

Ces amendes sont sérieuses et, pour de nombreuses organisations, fatales. Votre organisation ou entreprise peut-elle survivre à une amende d’une telle ampleur ?

Que pouvez-vous faire dès maintenant ?

Il y a beaucoup à faire, mais si vous commencez tout juste votre démarche de mise en conformité au RGPD, voici ce que nous ferions :

1. Mettez-vous à jour
Vous devez consacrer du temps à l’étude du RGPD dès que possible.

2. Réalisez un audit d’information

Examinez comment votre organisation collecte et utilise les informations. Où les données sont-elles collectées et stockées ? Qui peut accéder à ces données ? Quelles mesures de sécurité avez-vous actuellement en place ?

3. Sensibilisez votre organisation

La plupart des employés ont un lien avec les données personnelles que l’organisation détient et traite. Assurez-vous qu’ils comprennent les changements à venir et l’impact que cela pourrait avoir sur l’entreprise. Veillez à ce que la direction soit impliquée dans le processus.

4. Révisez vos politiques et déclarations de confidentialité

Examinez ce que vous dites actuellement aux utilisateurs sur la façon dont vous utilisez leurs données, et évaluez dans quelle mesure cela respecte le RGPD. Analysez en profondeur vos conditions générales et vos politiques de confidentialité pour vous assurer qu’elles sont conformes au RGPD.

5. Évaluez vos politiques et procédures

Demandez-vous simplement : « Que ferais-je si quelqu’un voulait savoir quelles informations mon entreprise détient à son sujet ? » Vous avez besoin d’un processus pour gérer ce qui pourrait être un afflux de demandes. À tout le moins, vous serez préparé.

Actions complémentaires

L’Information Commissioner’s Office au Royaume-Uni a fourni des conseils de base pour les organisations, décrivant 12 étapes que les organisations devraient suivre dès maintenant. Retrouvez la liste complète ici

Assurez-vous que vos partenaires logiciels sont conformes

Si vous êtes client Award Force, vous nous avez probablement déjà entendu parler du RGPD, des mesures que nous prenons pour être en conformité avec la loi et de notre certitude d’être prêts pour le RGPD d’ici mai 2018. En savoir plus ici.

Nous vous encourageons vivement à vous assurer que vous et vos autres partenaires logiciels faites de même.

Si vous n’êtes pas encore client Award Force et que vous utilisez un autre logiciel pour gérer votre programme de trophées, de subventions ou de bourses, un système manuel sur papier ou un système personnalisé construit par votre organisation, c’est le moment idéal pour commencer à examiner vos options afin de garantir votre conformité.

En fin de compte, le RGPD est une bonne chose et Award Force soutient tous les efforts visant à protéger la vie privée ET la sécurité des personnes à travers le monde. Ce n’est peut-être pas une chose agréable à gérer pour le moment, mais c’est la chose à faire.

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