Le guide du gestionnaire de trophées pour une expérience de candidature exceptionnelle

L’expérience est essentielle. Les candidats à votre programme de trophées doivent apprécier votre expérience de candidature et avoir une interaction positive avec votre marque et votre programme. Pourquoi ? Parce qu’une expérience de trophées conviviale et personnalisée peut augmenter les soumissions, améliorer la qualité des soumissions et démarquer votre programme.

En d’autres termes, ce n’est pas seulement mieux pour eux. C’est aussi mieux pour vous.

Mais comment vous assurer d’offrir une expérience exceptionnelle ? Voici notre guide complet pour vous aider à ravir vos candidats et à développer votre programme.

Proposez une inscription simple et sécurisée

Commençons par la toute première interaction avec votre programme : la connexion et l’inscription. Est-ce simple ? Est-ce sécurisé ?

Nous pourrions parler toute la journée des avantages d’une inscription en ligne et d’un programme de trophées, mais même si vous utilisez un formulaire papier, il est important de supprimer tout obstacle à l’accès. Les candidats peuvent-ils le recevoir par courrier ou le télécharger depuis un site web ? Qu’il s’agisse d’un formulaire papier ou en ligne, assurez-vous qu’il soit accessible à tout candidat intéressé.

Si vous gérez votre programme de trophées en ligne, examinez le processus. Est-il facile de se connecter ou vos candidats doivent-ils cliquer de site en site ? Si vous avez une équipe informatique, discutez avec elle des moyens de simplifier le processus pour vos candidats.

Dans Award Force, par exemple, nous avons un hub central pour tous les utilisateurs du programme — qu’il s’agisse des gestionnaires du programme, des candidats ou des membres du jury. Il existe des options pour proposer une authentification par connexion unique (SSO), une intégration SAML qui permet à vos candidats de se connecter via un autre système, ou une connexion via les réseaux sociaux — le tout soutenu par des protections conformes au RGPD et à la CCPA.

Proposez un formulaire de candidature convivial

La majeure partie de l’expérience des candidats avec votre programme consistera à remplir votre formulaire de candidature. C’est la partie la plus importante du processus et elle aidera vos membres du jury à déterminer les candidats les plus remarquables.

Il est essentiel de proposer un formulaire de candidature convivial, basé sur les meilleures pratiques en matière de conception.

Si le formulaire de candidature est compliqué ou déroutant, vous risquez de constater un volume élevé d’appels et d’e-mails au support, ainsi que des taux de finalisation plus faibles. Cela peut également affecter la qualité des candidatures que vous recevez.

Voici plusieurs bonnes pratiques à intégrer dans la conception de votre formulaire de candidature :

Restez minimaliste

Gardez le formulaire de candidature gérable pour vos candidats. Par exemple, s’il est long et demande beaucoup d’informations, envisagez de le diviser en sections. Et informez vos candidats à l’avance des informations qui seront requises.

Chez Award Force, nous proposons un générateur de formulaires de candidature simple et puissant, qui vous permet de configurer votre formulaire avec des catégories et des onglets afin de le diviser facilement. Notre mise en page claire et minimaliste aide les candidats à naviguer facilement et à finaliser le formulaire de candidature.

Restez pertinent

Ne posez que les questions nécessaires pour que vos membres du jury puissent évaluer une candidature. Si le candidat doit répondre à des pages de questions qui ne le concernent pas, il se sentira frustré et dépassé.

Envisagez de travailler en amont avec vos membres du jury pour planifier les questions et les champs nécessaires dans votre formulaire de candidature. Ne demandez que l’essentiel, afin de faire gagner du temps à la fois à vos membres du jury et à vos candidats.

Chez Award Force, nous vous offrons également la possibilité d’aller plus loin en créant des champs conditionnels dans votre formulaire de candidature, afin de masquer ou d’afficher des champs en fonction des informations que le candidat a déjà fournies.

Rendez l’expérience sans stress

Si votre candidat doit remplir le formulaire de candidature en une seule fois, prévenez-le à l’avance et assurez-vous qu’il dispose de toutes les informations requises avant de commencer le processus de candidature.

Award Force va encore plus loin en offrant une tranquillité d’esprit grâce à une fonction d’enregistrement automatique, qui sauvegarde automatiquement le travail en cours de vos candidats, réduisant ainsi les pertes de travail et leur permettant de faire une pause et de revenir au formulaire de candidature à tout moment, ce qui contribuera à améliorer la qualité de leur soumission. Nous autorisons également tous les types et toutes les tailles de téléversements de fichiers, vous donnant le contrôle pour collecter exactement ce dont vous avez besoin auprès de chaque candidat.

Assurez la sécurité des données

Puisque vous collectez des données, il est important de protéger ces données et vos utilisateurs. Vérifiez que vous respectez les normes du RGPD et de la CCPA si vous avez des utilisateurs en Europe ou en Californie. Et communiquez avec vos candidats pour leur faire savoir que vous protégez leurs données.

Award Force, par exemple, utilise des mesures de sécurité conformes aux meilleures pratiques pour vous protéger, vous, votre entreprise, vos membres du jury + candidats, ainsi que leurs données personnelles.

Créez une expérience de marque

Votre formulaire de candidature offre à vos candidats une interaction directe avec votre marque ; vous devez donc vous assurer de proposer une expérience de marque positive, qui renforce l’affinité avec votre marque et votre programme.

Mettez votre marque en avant en ajoutant votre logo, des images pertinentes et des vidéos à votre formulaire de candidature lorsque cela est possible, afin d’offrir une expérience de soumission aux couleurs de votre marque.

Et n’oubliez pas les sponsors de votre programme de trophées ! Mettez en avant leurs logos et leur implication dans le programme partout où cela s’applique.

Dans Award Force, par exemple, vous pouvez personnaliser le thème du formulaire de candidature pour qu’il corresponde à votre marque et créer une expérience cohérente pour vos candidats. Vous pouvez styliser les menus, en-têtes, pieds de page, boutons, PDF, et plus encore, avec un design responsive. Vous pouvez ajouter votre propre logo ou ceux de vos sponsors dans toute l’interface du formulaire de candidature.

Fournissez des indications tout au long du parcours

Si votre formulaire de candidature est complexe ou déroutant, cela peut augmenter les appels et les e-mails au support. Mais, grâce à un contenu utile et contextuel fourni avec le formulaire de candidature, vous pouvez réduire ce besoin d’aide et augmenter le nombre de candidatures soumises.

Réfléchissez à la manière dont vous pouvez aider vos candidats. Quelles questions sont-ils susceptibles de poser ? Créez une FAQ pour répondre aux questions courantes. Créez un document d’aide qui les guide tout au long du processus avec des modes d’emploi et des conseils utiles. Ou peut-être proposez-vous une vidéo ou un webinaire de présentation du formulaire de candidature pour mieux préparer vos candidats.

Si votre logiciel de formulaire de candidature le permet, fournissez du contenu contextuel directement sur le formulaire. Nous proposons cela dans Award Force, et les gestionnaires de trophées l’utilisent souvent pour ajouter du texte, des images ou des vidéos afin d’aider les candidats tout au long du parcours, directement sur la solution.

Restez en contact, régulièrement

Communiquez régulièrement avec les candidats de votre programme en envoyant des mises à jour et des rappels. C’est un excellent moyen de garder votre programme à l’esprit et de maintenir l’engagement de vos candidats.

Award Force vous permet d’envoyer des e-mails personnalisés à tous les candidats ou à une sélection d’entre eux, directement depuis la solution — idéal, par exemple, pour envoyer des rappels afin de finaliser une candidature ou leur rappeler le paiement.

Donnez à vos candidats la possibilité de faire un suivi

Si vous souhaitez maintenir l’engagement de vos candidats après l’envoi de leur candidature, proposez des opportunités d’engagement.

Cela peut être, par exemple, un moyen pour eux de vérifier le statut de leur candidature sans avoir à vous appeler. Dans Award Force, nous permettons aux candidats de se connecter au même portail pour vérifier le statut ou modifier leur formulaire de candidature (si vous l’autorisez).

Une expérience de trophées exceptionnelle pour développer votre programme

Créer une expérience de candidature agréable n’est pas impossible. Avec les bons outils, vous pouvez proposer un formulaire de candidature convivial qui ravira vos candidats et développera votre programme.

Une expérience utilisateur moderne et simple créera une affinité pour votre programme de trophées qui durera bien après la période de soumission.

Vous souhaitez savoir comment offrir une expérience de candidature exceptionnelle avec Award Force ? Regardez nos vidéos de démonstration, faites une visite guidée en autonomie ou réservez un appel pour en savoir plus.