Die besten Möglichkeiten, die Effizienz Ihres Auszeichnungsprogramms zu maximieren

Wie wir gerne sagen, ist Zeit unser wertvollstes Gut. Deshalb ist es heute wichtiger denn je, Ballast abzuwerfen und die Effizienz Ihres Auszeichnungsprogramms zu maximieren.

Wir wissen, dass Sie als Manager eines Auszeichnungsprogramms viel zu tun haben. Und es ist leicht, sich in sich wiederholenden oder administrativen Aufgaben zu verlieren.

Hier erfahren Sie, wie Sie die Effizienz Ihres Auszeichnungsprogramms einfach maximieren und effektiv Zeit (und Geld) sparen können, um sie für wichtigere Aufgaben aufzuwenden.

Ballast abwerfen

Der Erfolg Ihres Programms hängt stark davon ab, wie Sie die eingehenden Beiträge verwalten. Daran besteht kein Zweifel – Beiträge sind das A und O Ihres Auszeichnungsprogramms. Aber es kann eine Informationsflut entstehen. Und es ist Ihre Aufgabe, diese zu sichten.

Um die Störgeräusche zu reduzieren, vereinfachen Sie das, was Sie und Ihr Auszeichnungsteam sehen oder dem Sie ausgesetzt sind. Wenn Sie Ihr Programm manuell verwalten, können Sie ein Whiteboard mit wichtigen Informationen füllen und es täglich aktualisieren. Wenn Sie Excel oder Tabellenkalkulationen verwenden, um Ihre Beiträge zu verwalten, nutzen Sie versteckte Spalten oder Zeilen, um bestimmte Tabellenansichten zu erstellen, in denen nur die notwendigen Daten sichtbar sind. Und wenn Sie eine Auszeichnungssoftware verwenden, um Ihr Programm zu verwalten, erstellen Sie ein Dashboard, mit dem Sie die benötigten Daten jederzeit einsehen können. Es gibt Hunderte von Möglichkeiten, den Ballast zu reduzieren. Wenn Sie in diese Strategie investieren, zahlt sich dies später im Lebenszyklus Ihres Programms massiv aus.

In Award Force: Programm-Manager können ganz einfach Spalten ein- und ausblenden für die Beitrags- und Bewertungsansichten, sodass Sie und Ihre Jury genau das sehen, was Sie benötigen, sobald Sie sich anmelden. Oder passen Sie eine Ansicht an und teilen Sie sie mit Ihrem Auszeichnungsteam, um sicherzustellen, dass es nicht von unnötigen Informationen abgelenkt wird.

Nutzen Sie Bulk-Aktionen

Die Verwaltung eines Auszeichnungsprogramms bedeutet oft, dass Sie eine harte Haltung in Bezug auf die Qualität einnehmen müssen. Niemand möchte sich mit schlechten Beiträgen herumschlagen oder die Zeit der Jurymitglieder mit schlechten Einreichungen verschwenden. Daher ist es immer ratsam, Ihre Beiträge zu bereinigen, bevor Sie sie weiterleiten. Wenn Sie nicht nur eine kleine Anzahl von Beiträgen haben, kann dies lange dauern, und deshalb halten wir Bulk-Aktionen für eine absolute Notwendigkeit, wenn Sie Ihr Programm effizient gestalten wollen.

Konzentrieren Sie sich auf bestimmte Aspekte der Beiträge und entfernen Sie nach Möglichkeit diejenigen, die nicht Ihren Programmstandards entsprechen. Wenn Sie Zugriff auf Ihre Beitragsdaten haben, verwenden Sie eine Tabellenkalkulation, um leere Felder hervorzuheben, Rechtschreibfehler zu überprüfen und sicherzustellen, dass Beiträge nicht doppelt vorhanden sind.

In Award Force: Sie können: Beiträge auf Duplikate scannen, um sicherzustellen, dass Sie es nicht mit mehreren Beiträgen von derselben Person zu tun haben (das kommt vor!), überprüfen, ob Beiträge Originalinhalte sind, indem Sie unsere praktische Funktion zur Erkennung von Plagiaten nutzen, Beiträge moderieren, bevor sie zu den Jurymitgliedern gelangen, und eine Reihe von Aktionen wie Kopieren, Löschen, Tag durchführen und vieles mehr, um Ihnen bei der weiteren Organisation der Beiträge nach Ihren Wünschen zu helfen. Mehr erfahren.

Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Automatisierung ist eine leistungsstarke Strategie, um Effizienz in Ihre Prozesse einzubauen. Denken Sie nur an die manuellen Aufgaben, die Sie oft erledigen und die könnten für Automatisierungen eingerichtet werden. Aufgaben wie:

• Senden von E-Mails und Benachrichtigungen an Ihre Teilnehmende zu bestimmten Zeitpunkten
• Weiterleiten von Beiträgen zur Überprüfung in einem Nominierungsverfahren
• Zuweisen von Beiträgen an bestimmte Jurymitglieder

Um realistisch zu sein: Wenn Sie mühsame Aufgaben automatisieren wollen, benötigen Sie eines von zwei Dingen: eine Auszeichnungssoftware mit integrierter Automatisierungsfunktion oder ein externes Automatisierungstool wie Zapier oder Integromat.

In Award Force: Es ist einfach, Automatisierungen einzurichten und die Plattform Aktionen für Sie ausführen zu lassen. Verschieben Sie Beiträge durch einen mehrstufigen Überprüfungs- oder Nominierungsprozess, weisen Sie Beiträge automatisch Juroren zu, nutzen Sie unsere raffinierte automatische Benachrichtigungsfunktion und vieles mehr. Wenn Sie mehr erfahren möchten, lesen Sie unseren aktuellen Blog über einige unserer am häufigsten verwendeten Automatisierungen.

Optimieren Sie Ihren Bewertungsprozess

Ihre Juroren sind wichtige Bestandteile Ihres Auszeichnungsprogramms. Und oft haben sie nur begrenzt Zeit für die Bewertung, bevor sie sich anderen Aufgaben und Aktivitäten widmen müssen. Es ist von entscheidender Bedeutung, dass ihre Zeit gut genutzt wird, auf dem richtigen Weg ist und pünktlich erfolgt, und es ist wichtig, dass Sie ihnen eine angenehme, einfache und schnelle Erfahrung bieten.

Aber die Bewertung kann schnell kompliziert werden. Vor allem, wenn Sie ein Papier- oder Formularsystem verwenden, bei dem Beiträge verloren gehen oder Anhänge vertauscht werden können. Und es ist auch möglich, Jurymitglieder mit zu vielen Informationen zu überfordern. Hier zahlt sich ein Auszeichnungsverwaltungssystem aus. Sie können nicht nur Ihren Bewertungsprozess bis ins kleinste Detail organisieren und planen, sondern auch den Ballast beseitigen und Ihren Jurymitgliedern einen vereinfachten Prozess bieten, bei dem sie schnell und nahtlos nur die besten Beiträge bewerten.

Wenn Sie keine Auszeichnungsverwaltungssoftware haben oder Software nur zur Annahme von Beiträgen verwenden, versuchen Sie diese Tipps, um effizient zu bleiben:

1. Sparen Sie Bewertungszeit, indem Sie Ihr Team jeden Beitrag überprüfen lassen, bevor er an die Jury weitergeleitet wird. Wenn Sie dies auf diese Weise tun, können Sie sicherstellen, dass ihr Fachwissen nur für hochwertige Beiträge aufgewendet wird, was sowohl Zeit als auch Geld spart.
2. Konzentrieren Sie sich darauf, den Bewertungsprozess und die Verfahren für Ihre Jury zu vereinfachen. Informieren Sie sie nur über ihre spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Sie müssen nicht jeden Schritt kennen. Sorgen Sie dafür, dass sie konzentriert bleiben.
3. Versuchen Sie, jeweils nur einen Beitrag vor ein Jurymitglied zu legen. Erwägen Sie, für jeden Beitrag eine Akte anzulegen und eine Scorecard auf der Außenseite jeder Akte in einem Umschlag anzubringen.
4. Dokumentieren Sie Ihr Bewertungsverfahren und stellen Sie sicher, dass die Jurymitglieder eine Kopie davon haben. Sie sind auch nur Menschen, und Sie können davon ausgehen, dass sie das eine oder andere vergessen.

In Award Force: Schaffen Sie ein angenehmes Bewertungserlebnis, indem Sie den Jurymitgliedern einen zentralen Anlaufpunkt bieten, an dem sie sich anmelden, sofort sehen können, welche Beiträge Aufmerksamkeit benötigen, einfach jedes Beitragsformular einsehen und durchklicken, alle Anhänge einsehen und bewerten können – alles an einem Ort. Machen Sie es ihnen einfach, indem Sie Runden, Jurys und die Option von vier leistungsstarken Bewertungsmodi erstellen. Verwenden Sie Moderation , um Beiträge zu filtern, bevor Sie sie an Ihre Jury senden. Schaffen Sie ein reibungsloses Erlebnis für Ihre Jurymitglieder, damit diese nur die Beiträge sehen, und Felder die sie bewerten müssen.

Organisieren Sie Ihre Daten

Bei so vielen eingehenden Daten und Inhalten kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Es ist wahrscheinlich, dass Sie in Zukunft wieder darauf zugreifen müssen – um Berichte zu erstellen, als Content-Bank für Social-Media- und Website-Inhalte und um Ihr Programm in Zukunft zu vermarkten.

Es ist Zeit, Ihre Programmdaten zu „KonMarien“ – ja, ganz nach der berühmten Aufräumexpertin: Was keine Freude (oder Funktion) bringt, kann weg. Wenn Sie mit Offline-Inhalten zu tun haben, erstellen Sie ein gut gekennzeichnetes Dokumentationssystem. Beschriften und organisieren Sie nach Staffeln/Kapiteln und seien Sie konsequent. Halten Sie Ihre Aufzeichnungen über Ihre Einreichenden, Jurymitglieder und andere Programmteilnehmende auf dem neuesten Stand. Stellen Sie sicher, dass Ihre Programmdaten sicher und für Sie in Zukunft zugänglich sind.

In Award Force: Sie können Ihre Daten organisieren, wie Sie möchten. Verwenden Sie unsere Tag-Funktion, um Einträge einzeln oder in großen Mengen zu Tag, Informationen zu ordnen um schnell und einfach auf die benötigten Daten zuzugreifen, zusammengefasste Ergebnisse schnell und einfach zu scannen und vieles mehr. Wenn Sie Ihre Daten in Berichte exportieren müssen, können Sie die Daten auswählen, die Sie freigeben möchten.

Und vergessen Sie, dass Sie jemals wieder Papierakten aufbewahren müssen. Mit der Award Force-Archivierungsfunktion können Sie Daten aus früheren Auszeichnungen sicher direkt im System speichern. Noch besser: Sie sind mit einem Klick auf eine Schaltfläche leicht verfügbar.

Ein effizientes Programm bedeutet Erfolg

Wenn Sie jetzt Zeit in die Schaffung von Effizienz investieren, zahlt sich dies in Zukunft für Ihr Auszeichnungsprogramm aus. Sie vereinfachen Ihre Prozesse, sparen Zeit für sich, Ihr Team und Ihre Teilnehmenden und formen Ihr Programm zu einer gut geölten Maschine, um Spitzenleistungen zu würdigen.

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