Virtuell werden: So führen Sie Ihre Live-Jurierung aus der Ferne durch

Es gibt eine Reihe von Gründen, warum einige Auszeichnungsprogramme eine Live-Jurierung für ihr Auszeichnungsprogramm veranstalten. Sie erzeugt einen Hype um den Wettbewerb und das Programm, sie hilft den Jurymitgliedern, zusammenzuarbeiten, und sie erzeugt Aufmerksamkeit für die Ergebnisse Ihres Programms.

Die Durchführung einer Live-Jurierung kann aber auch ihre Herausforderungen mit sich bringen. Für Programme mit einer großen geografischen Teilnehmendenbasis kann es schwierig sein, Jurymitglieder zusammenzubringen. Es kann ein kostspieliges Unterfangen sein, wenn man die Veranstaltungskosten, die dazugehörigen Hotels und die Reisekosten berücksichtigt. Und unvorhergesehene Umstände können es manchmal erschweren, daran teilzunehmen (wir meinen dich, Coronavirus).

Bereits in diesem Jahr wurden Hunderte von Veranstaltungen auf der ganzen Welt aufgrund des Coronavirus abgesagt. Veranstaltungen wie der Mobile World Congress, der voraussichtlich 100.000 Menschen nach Barcelona locken sollte, und die Baselworld, die größte jährliche Fachmesse der Uhrenindustrie, die ursprünglich für Mai in der Schweiz geplant war, wurde auf Januar 2021 verschoben.

Aber Ihr Auszeichnungsprogramm muss nicht den Viren zum Opfer fallen. Ihre Live-Jurierung oder Ihr Meeting kann fortgesetzt werden, virtuell, und es ist einfacher als Sie denken.

Als ein zu 100 % dezentrales Unternehmen versteht Award Force, wie man Dinge aus der Ferne erledigt. Wir wissen, was es braucht, um Remote-Meetings durchzuführen, wie man Bewertungen bei der Online-Einstellung vornimmt, ohne jemals eine Person persönlich zu treffen, und wir sind Experten darin, wie man unsere Evaluierungssoftware zur Erleichterung virtueller Jurierungen oder Meetings einsetzt.

Wenn Sie erwägen, eine virtuelle Jurierung durchzuführen, finden Sie hier unsere Ratschläge, wie Sie dies tun können und wie Sie die Award Force-Jurierungsplattform nutzen können, um dies zu erleichtern.

Berücksichtigen Sie Ihre Technologie und Ihren Prozess

• Wählen Sie ein Video- oder Chat-Konferenztool
  Es gibt viele beliebte Webcasting-Tools auf dem Markt, wie z. B. Zoom oder Skype for Work. Wenn Sie kein Video verwenden, gibt es auch Chat-Optionen wie Slack oder Google Hangouts. Wählen Sie ein Tool, das den Bedürfnissen Ihrer Programmbewertungen entspricht.
  
• Berücksichtigen Sie Ihren Bewertungsprozess
  Erlauben Sie Ihren Jurymitgliedern, miteinander zu sprechen? Oder sollte jede Bewertung anonym erfolgen? Werden Feedback und Bewertungen veröffentlicht, sobald sie eingestellt werden? Oder sollten sie verborgen bleiben, bis alle Bewertungen abgeschlossen sind? Überlegen Sie, wie und ob Ihre Jurymitglieder mit Ihren Programm-Managern kommunizieren müssen. Ist eine Chatgruppe am besten geeignet? Sollten Sie mehrere „virtuelle Räume“ anbieten? Benötigen sie Videokonferenzen, um in Echtzeit wie bei einer tatsächlichen Veranstaltung zu sehen und zu kommunizieren? Oder reicht ein Chat-Tool aus?

Erstellen Sie einen Plan

• Kommunizieren Sie mit Ihren Jurymitgliedern
  Bereiten Sie ein Briefing-Dokument für Ihre Jury vor und stellen Sie dieses zu Beginn Ihres Programms zur Verfügung, und, wenn möglich, wenn das Jurymitglied zustimmt, an Ihrem Auszeichnungsprogramm teilzunehmen.
• Legen Sie ein Datum und eine Uhrzeit für die Jurierung fest
  Teilen Sie Ihren Juroren rechtzeitig das Datum und die Uhrzeit der Jurierung mit und denken Sie daran, die Zeitzonen zu berücksichtigen. Senden Sie einen Monat vorher, eine Woche vorher und am Tag vorher Erinnerungen, um sicherzustellen, dass Ihre Juroren bereit und für die wichtige Veranstaltung anwesend sind.
• Bereiten Sie eine Veranstaltungsagenda vor
  Stellen Sie eine Woche vor der Jurierung eine Veranstaltungsagenda zur Verfügung, in der Sie Ihren Jurymitgliedern mitteilen, was sie erwartet, welche Technologie sie benötigen, wie viel Zeit die Veranstaltung in Anspruch nehmen wird und eine Telefonnummer, Hotline oder E-Mail-Adresse, die sie verwenden können, wenn sie während der Veranstaltung Probleme haben. Wenn Sie mehrere Jurierungsphasen haben, ist es wichtig, diese darzulegen und die Jurymitglieder darüber zu informieren, was sie erwartet und an welchen Punkten sie zur Teilnahme aufgefordert werden.
• Kommunizieren Sie die technischen Anforderungen im Voraus mit Ihren Jurymitgliedern
  Teilen Sie ihnen mit, welches Tool Sie verwenden werden, und bitten Sie sie, es im Voraus zu testen. Stellen Sie die Systemanforderungen rechtzeitig zur Verfügung, damit sie eventuelle Probleme beheben können.

Tipps zur Verwendung von Award Force zur Erleichterung der Live- und virtuellen Jurierung

• Verwenden Sie die Diashow-Funktion, um Beiträge zu präsentieren
  So wie Sie es bei Ihrer eigentlichen Live-Jurierung auf einem Projektor tun würden, präsentieren Sie Ihre Programmbeiträge mit der Diashow-Funktion von Award Force auf Ihrem freigegebenen Bildschirm. Auf diese Weise können alle Jurymitglieder denselben Beitrag gleichzeitig sehen und gegebenenfalls diskutieren. TIPP: Es ist eine gute Idee, wenn Ihr Programm-Manager oder Veranstaltungsmoderator:in zwei Bildschirme verwendet, um einfach zwischen den Bildschirmfreigaben hin- und herzuwechseln.
  
• Teilen Sie die Bewertungen, wenn zutreffend
  Sie können die Funktion „Bewertungen teilen“ in der zweiten Jurierungsrunde aktivieren, sodass jeder alle Bewertungen für jeden Beitrag sehen kann. Wenn Sie die Bewertungen jedoch privat halten müssen, kann der Programm-Manager oder Host Kommentare in der Manageransicht aufzeichnen. Und Sie können die Galerieansicht in Award Force verwenden, um jeden Beitrag ohne Bewertungen oder Kommentare anzuzeigen.
• Verwenden Sie Tags für die schnelle Markierung von Gewinnern oder Finalisten
  Taggen Sie Gewinner von der Rangliste oder derAnsicht „Einträge verwalten“ in Echtzeit, während die Bewertungen vorgenommen werden. Stellen Sie sicher, dass Sie die Tags im Voraus vorbereitet haben, damit Sie die Einträge schnell und effizient in Echtzeit markieren können.
• Legen Sie bei Bedarf Zeitlimits fest
  Wenn Ihre Jurierung nicht moderiert wird, können sich Ihre Jurymitglieder einfach zu einem bestimmten Zeitpunkt anmelden und jeden Beitrag innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens bewerten, wie in ihren Anweisungen festgelegt.
• Verwenden Sie Broadcasts, um schnell zu kommunizieren
  Wenn Sie keine Telekonferenzsoftware verwenden, können Sie auch über die Broadcast-Funktion innerhalb der Award Force-Plattform mit Ihren Jurymitgliedern kommunizieren. Sie können sie über zugewiesene Beiträge informieren, ihnen mitteilen, wann sie beginnen sollen, oder ihnen mitteilen, wann die Jurierung beendet ist.

Machen Sie einen oder zwei Probeläufe

Sobald Sie Ihre Webkonferenz eingerichtet haben, sollten Sie unbedingt einen Probelauf durchführen. Laden Sie Programm-Manager oder andere Kollegen ein, an dem Anruf teilzunehmen, und gehen Sie Ihre Veranstaltungsagenda durch. In Award Force ist es einfach, Testkommentare und Feedback abzugeben und diese dann vor der eigentlichen Jurierung wieder zu löschen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Computer und Ihr Netzwerk die Bandbreite bewältigen können, und testen Sie dies rechtzeitig vor der Veranstaltung, um eventuelle Probleme zu beheben.

Remote-Ausführung

In einer zunehmend globalisierten Welt ist es einfacher denn je, eine virtuelle Veranstaltung auszurichten. Und Award Force bietet Ihnen die Tools, die Ihre Jurymitglieder benötigen, um gute Entscheidungen zu treffen.

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