So richten Sie eine virtuelle Preisverleihung aus

Die Show muss weitergehen. Gerade jetzt ist es wichtiger denn je, dass wir die Leistungen um uns herum weiterhin anerkennen. Anerkennung ist ein wirkungsvoller Weg für unsere Gesellschaft, um weiter voranzukommen, auch wenn es sich anfühlt, als würde sie stillstehen.

Und es hilft nicht nur der Gesellschaft und unseren Branchen, sondern auch uns als Menschen. Einfach ausgedrückt, es fühlt sich gut an, für unsere harte Arbeit und unseren Beitrag anerkannt zu werden. Es hilft uns, positiv, engagiert und motiviert zu bleiben.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie Ihr Auszeichnungsprogramm aus der Ferne ohne physische Veranstaltungen fortsetzen können, sind Sie nicht allein. Aber keine Sorge – wir sind hier, um Ihnen zu helfen ( wir haben ein ganzes E-Book zu diesem Thema). Und es ist durchaus möglich, mit einer virtuellen Preisverleihung oder Zeremonie ohne physische Veranstaltung fortzufahren. Sie können die Dynamik Ihres Programms aufrechterhalten und diese Ära der digitalen Erlebnisse nutzen, indem Sie Ihre Gala-Veranstaltung virtuell durchführen. Hier erfahren Sie, wie Sie eine virtuelle Preisverleihung durchführen.

1. Schaffen Sie einen Mehrwert für Ihre Veranstaltung, virtuell

Die Durchführung einer virtuellen Veranstaltung ist nicht nur möglich, sondern kann auch lukrativ sein. Denken Sie nur an die typischen Eventplanungs-Overheads, die Sie erheblich reduzieren oder ganz abschaffen werden:

• Keine Konferenzräume oder große Veranstaltungsräume zu mieten
• Kein Catering oder Menüstress
• Keine physischen Marketingmaterialien wie Broschüren, Tischmieten, Veranstaltungsbeschilderung usw.
• Keine Transport- oder Unterbringungskosten

Ohne die teuren Gemeinkosten können Sie in Erwägung ziehen, die Teilnahme- oder Ticketkosten zu senken und dadurch die Teilnahme von Programmteilnehmern (Teilnehmende, Jurymitglieder und Programmorganisatoren) und möglichen Sponsoren zu erhöhen.

Es könnte auch für Gastredner:innen oder Moderator:innen einfacher sein, Ihre Gala-Einladung anzunehmen. Jetzt können sie die Unannehmlichkeiten von Reisen und Unterkünften vermeiden.

2. Richten Sie Ihre virtuelle Veranstaltung mit den Werkzeugen des Handwerks ein

Nachdem wir nun wissen, dass es echte Vorteile hat, Ihre Preisverleihung in eine virtuelle Produktion zu verlegen, wie werden Sie sie tatsächlich tun? Sicher, Sie wissen ein wenig über Remote-Arbeit. Inzwischen haben Sie wahrscheinlich an einem virtuellen Meeting oder Video-Chat teilgenommen und wissen, wie man von zu Hause aus arbeitet. Aber ein tatsächliches physisches Ereignis? Ja, Sie können es schaffen! Und es gibt eine Menge effektiver und bewährter Technologie, die Ihnen zum Erfolg verhilft.

Vielleicht die beste Nachricht? Das Beherrschen der Durchführung einer virtuellen Zeremonie erfordert nur sehr wenig physischen Aufbau! Die meisten virtuellen Veranstaltungen sind genau das – völlig virtuell, online gehostet. Sie könnten natürlich eine Bühne in Ihrem Haus oder Büro nachbauen und dort Videos aufnehmen. (Tipp: Verwenden Sie einen Green Screen! Auf diese Weise können Sie Gewinnerbekanntmachungen und Fotos und Schnappschüsse des Auszeichnungsprogramms hinter dem Sprecher hinzufügen!).

Der Großteil Ihres Setups besteht aus der Auswahl der Technologie, die Sie zum Hosten der Veranstaltung benötigen. Hier sind einige Empfehlungen:

Ein virtuelles Konferenztool
Es gibt viele davon auf dem Markt. Sie könnten etwas Schnelles und Erschwingliches wie Zoom oder Google Hangouts einrichten, wo Sie alle Ihre Programmteilnehmenden einladen und die Moderator:innen auswählen können, die die Ankündigungen machen. Es ist möglich, mit Zoom Breakout-Räume zu erstellen, in denen die Moderation die Gruppe aufteilen kann, um bestimmte Redner:innen oder Preisverleihungen in bestimmten Kategorien oder Kapiteln zu hören. Wenn Sie dies tun, stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Weg zurück zur ursprünglichen Gruppe angeben.

Oder, wenn Sie das verfügbare Budget haben (mit all dem Geld, das Sie für einen physischen Veranstaltungsort gespart haben), gibt es auch eine Reihe von fortschrittlichen Eventplanungstools, die für virtuelle Veranstaltungen entwickelt wurden, wie z. B. Whova, Run The World und Hopin – die alle Live-Online-Veranstaltungen ermöglichen.

Live-Streaming in sozialen Medien
Das Live-Streaming einer Veranstaltung in den sozialen Medien ist eine großartige Möglichkeit, Begeisterung zu wecken und Ihre Online-Marke während Ihrer Live-Veranstaltung aufzubauen. Sie können eine Plattform wie YouTube, Facebook, Instagram oder Twitter. Periscope und Twitch sind ebenfalls beliebte Live-Streaming-Dienste. Oder Sie können sich für „Simulcast“ entscheiden, d. h. Live-Streaming auf verschiedenen sozialen Kanälen gleichzeitig, mit einem Tool wie Switchboard oder Vimeo. Und vergessen Sie nicht, Ihre Live-Veranstaltung im Voraus zu bewerben, damit Ihre Community weiß, wo sie in Echtzeit mitverfolgen kann (mehr dazu weiter unten).

Sobald Sie die Technologie zur Unterstützung Ihrer Live-Veranstaltung ausgewählt haben, sollten Sie mehrere Probeläufe durchführen. Laden Sie Programm-Manager ein, als Jurymitglieder, Redner:innen, Publikum und Teilnehmende jeden Aspekt Ihrer virtuellen Veranstaltung zu testen.

3. Binden Sie Ihre Teilnehmende mit diesen virtuellen Veranstaltungsideen ein

• Einbeziehung von Influencern – Laden Sie die Influencer Ihrer Branche zu Ihrer virtuellen Preisverleihung ein, um eine Rede zu halten oder einen Preis zu verleihen.
• Teilnehmendenbeteiligung – Stellen Sie sicher, dass Ihre Teilnehmenden engagiert sind. Sie könnten sie in Gruppen aufteilen und sie in virtuelle Breakout-Räume platzieren, wie oben erwähnt, um ein Thema zu diskutieren oder einem bestimmten Redner zuzuhören, oder sogar etwas Lustiges und Verrücktes wie einen virtuellen Karaoke-Wettbewerb! Stellen Sie im Voraus Informationen und eine Agenda zu jeder Sitzung/jedem Breakout-Raum bereit, damit Ihre Teilnehmenden entscheiden können, an welchen Sitzungen sie teilnehmen möchten.
• Teilnehmer-Networking – Virtuelle Veranstaltungen bieten interessierten Teilnehmenden die Möglichkeit, sich per Chat zu vernetzen oder Kontaktinformationen mit anderen Teilnehmenden für zukünftige Kooperationen auszutauschen.
• Live-Stream-Engagement – Wenn Sie Ihre Veranstaltung live streamen, können Ihre Zuschauer:innen Fragen oder Kommentare einreichen. Lassen Sie sie unbedingt wissen, dass Kommentare und Emojis willkommen sind. 🙂
• Beziehen Sie die Gewinner:innen ein – Erwägen Sie, Ihre Finalist:innen vor der Live-Veranstaltung zu benachrichtigen und ihnen mitzuteilen, wie sie den Preis live während der Veranstaltung entgegennehmen können. Dies kann über ein virtuelles Konferenztool wie die oben genannten erfolgen. Es kann auch so einfach sein wie ein aufgezeichneter, live gestreamter Facetime-Anruf! Wenn alle Finalist:innen auf die Bekanntgabe des ersten Platzes warten, entsteht eine Atmosphäre, die einer echten Veranstaltung ähnelt, mit zusätzlicher Spannung, die perfekt für Live-Publikum und Teilnehmende ist!

4. Beziehen Sie Ihre Sponsoren ein

Nur weil Ihre Veranstaltung jetzt virtuell ist, heißt das nicht, dass Sie Ihre Sponsoren nicht einbeziehen können. Es ist wichtig, sie in die Veranstaltung einzubeziehen und ihnen einen Mehrwert zu bieten. Hier sind einige Ideen:

• Bieten Sie Sponsoren Sichtbarkeit. In Award Force können Sie gut sichtbare Sponsorenplatzierungen in Inhaltsblöcken in der Galerie vornehmen, die Sie während der Veranstaltung freigeben können. Die oben genannten Veranstaltungs-Apps können auch Sponsorenplatzierungen und -funktionen bieten.
• Bieten Sie Sponsoren Zugang zu Ihren virtuellen Teilnehmern der Preisverleihung. Bieten Sie Ihren Sponsoren die Möglichkeit, ihre Produkte oder Dienstleistungen per E-Mail oder Nachricht während der Live-Veranstaltung anzubieten.
• Laden Sie Sponsoren zur Teilnahme an der Veranstaltung ein. Vielleicht ist es eine Preisverleihung, vielleicht ist es eine Produkt- oder Dienstleistungsankündigung, um ihre Organisation hervorzuheben.

5. Bewerben Sie Ihre virtuelle Veranstaltung

Nachdem Sie Ihre virtuelle Preisverleihung geplant und die Technologie zur Unterstützung ausgewählt haben, ist es an der Zeit, sie zu bewerben! Zu wissen, wie Sie Ihre virtuelle Veranstaltung bewerben, ist besonders wichtig, wenn Sie Zuschauer für eine Live-, virtuelle oder Live-Streaming-Veranstaltung gewinnen möchten.

Ein Großteil der Werbung wird die gleiche sein wie zuvor. Sie müssen Einladungen versenden, Ticketkosten festlegen (wenn es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt) und Ihre Sponsoren und Jurymitglieder präsentieren. Senden Sie unbedingt mehrere Erinnerungen an die bevorstehende Veranstaltung, insbesondere eine Woche, einen Tag und sogar eine Stunde vor der Veranstaltung.

Lassen Sie Ihre Teilnehmenden wissen, was sie erwartet. Wenn Sie Gastredner haben, stellen Sie diese unbedingt im Voraus vor und teilen Sie ihnen genau mit, wann sie sprechen werden. Stellen Sie alle Informationen und technologischen Anforderungen bereit, die Ihre Teilnehmenden benötigen.

6. Feiern und präsentieren Sie Ihre Teilnehmenden

Ihr Auszeichnungsprogramm und seine vielen talentierten Teilnehmenden verdienen eine Feier – und eine virtuelle Preisverleihung bietet ihnen genau das. Mit unseren obigen Tipps zur Durchführung einer virtuellen Preisverleihung können Sie Ihre Community einbeziehen, Ihre Finalist:innen und Gewinner:innen feiern und Ihre Sponsoren und Helden hinter den Kulissen wie Jurymitglieder und Programm-Manager präsentieren.

Sie erhalten nicht nur neue Daten darüber, was Ihr Publikum an Ihrer Veranstaltung am ansprechendsten fand, sondern Sie erhalten auch eine ganz neue Bibliothek mit Videos, um Ihr Programmmarketing für die kommenden Jahre zu unterstützen.

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