Der ultimative Leitfaden zur Verwaltung externer Jurymitglieder: von der Rekrutierung bis zu Dankesschreiben

Jurymitglieder und Bewertende sind zweifellos ein unverzichtbarer Bestandteil vieler Auszeichnungsprogramme und Wettbewerbe. Gute Jurymitglieder können die Glaubwürdigkeit eines Programms stärken, spezielles Wissen und Fachkenntnisse vermitteln und die Entscheidungsfindung integrer gestalten.

Angesichts all der positiven Aspekte, die Jurymitglieder in ein Auszeichnungsprogramm einbringen, ist es unglaublich wichtig, sie zufrieden zu stellen und ihre Teilnahme effektiv zu verwalten. Hier sind einige Tipps zur Verwaltung externer Jurymitglieder, angefangen beim Auswahlprozess bis hin zur Würdigung nach der Veranstaltung.

1. Finden und wählen Sie die richtigen Jurymitglieder aus

Die Rekrutierung ist der erste Schritt bei der Verwaltung externer Jurymitglieder in Ihren Wettbewerben und Auszeichnungsprogrammen. Sie umfasst das Finden und Überprüfen qualifizierter potenzieller Bewertende, um sicherzustellen, dass Sie die besten Jurymitglieder auswählen.

Es ist wichtig, ein ideales Juryprofil zu erstellen, um die Qualitäten zu definieren, die Sie von einem Jurymitglied erwarten. Das Profil sollte die erwartete Bewertungserfahrung, Vielfalt, technisches Fachwissen, Verfügbarkeit, Reputation und Soft Skills umreißen.

Mit einer Vorstellung davon, was Sie von einem Jurymitglied erwarten, können Sie mit Ihrer Suche beginnen. Mögliche Quellen für erfahrene Jurymitglieder sind Ihre Branche, verwandte akademische Einrichtungen, das Netzwerk Ihrer Organisation, Medienhäuser und Aufsichtsbehörden. Wenn Sie Bewertende an diesen Orten finden, stellen Sie sicher, dass diese die Exzellenzstandards verstehen, die Werte Ihrer Organisation erfassen und Beiträge aus verschiedenen Blickwinkeln bewerten.

Erwägen Sie, die potenziellen Jurymitglieder zu screenen, um ihre Eignung für die Bedürfnisse Ihres Programms zu bestätigen.

2. Integrieren Sie Ihre Jurymitglieder

Ein herzliches Willkommen und eine gut organisierte Einführung in Ihr Auszeichnungsprogramm sind effektive Möglichkeiten, um Ihren Jurymitgliedern einen Mehrwert zu bieten, sie zu informieren und ihnen Sicherheit in ihrer Rolle als Bewertende zu geben.

Eine Vereinbarung, um die Beziehung offiziell und klar zu gestalten, ist ein guter Ausgangspunkt. Der Vertrag sollte die Verhaltensregeln definieren, die zeitliche Verpflichtung, Vertraulichkeit, Unparteilichkeit, Interessenkonflikte und Datenschutz abdecken.

Personalisieren Sie Willkommensnachrichten, drücken Sie Ihre Wertschätzung aus und erläutern Sie, wie ihre Rolle die Fairness, das Prestige und die Glaubwürdigkeit Ihres Programms erhöht. Es ist wichtig, Ihre Bewertende einander vorzustellen und die Vision des Programms zu wiederholen, um Kontakte und Networking zu fördern.

Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Auszeichnungsjuroren in Ihren Bewertungsprozess einzuweisen. Dazu können Sie Orientierungsveranstaltungen anbieten, um sie durch die Bewertungssoftware zu führen, sie über Ihre Bewertungsmodi und Bewertungsmethoden zu informieren und sie den Prozess im Voraus testen zu lassen.

Dies ist auch ein guter Zeitpunkt, um Ihre Jury über Ihre verschiedenen Marketingkanäle zu präsentieren. Stellen Sie Biografien, Spotlight-Artikel und mehr bereit, um das Fachwissen in Ihrem Juryteam hervorzuheben.

3. Kommunizieren, weisen Sie Beiträge zu und verwalten Sie den Bewertungszeitplan

Es ist notwendig, die Jury während des gesamten Wettbewerbs oder Auszeichnungsprogramms auf dem Laufenden zu halten. Nutzen Sie eine Auszeichnungsverwaltungssoftware wie Award Force als zentralen Informationsknotenpunkt, um die Kommunikation mit Ihren Jurymitgliedern zu erleichtern. Automatisierte Kommunikation in Form von Benachrichtigungen und Updates kann Ihre Jurymitglieder effektiv auf dem Laufenden halten.

Die Bewertung ist die Hauptfunktion Ihrer Jury. Verbinden Sie sie mit Beiträgen, aber stellen Sie sicher, dass ihnen Beiträge in ihren Fachgebieten und Erfahrungen zugewiesen werden. Mit Award Force können Beiträge automatisch zugewiesen werden, basierend auf Ihren eigenen festgelegten Kriterien, wodurch Ihre Auszeichnungsverwaltung optimiert wird.

Darüber hinaus gleicht die Zufallszuordnungsfunktion, die jedem Jurymitglied eine bestimmte Anzahl von Beiträgen gleichmäßig zuweist, die Arbeitsbelastung aus und kann ein Burnout der Bewertende verhindern.

Legen Sie Fristen fest, um sicherzustellen, dass Ihr Programm im Zeitplan bleibt. Realistische Zeitpläne und kleinere Meilensteine können Ihren Jurymitgliedern helfen, auf dem Laufenden zu bleiben, während automatisierte Erinnerungen sie ermutigen können, ihre Aufgaben pünktlich zu erledigen. Im Falle versäumter Fristen ist es wichtig, sich mit diesen Jurymitgliedern in Verbindung zu setzen und Beiträge gegebenenfalls anderen Jurymitgliedern zuzuweisen.

4. Bewerten Sie die Leistung

Die Qualitätskontrolle ist ein wesentlicher Bestandteil der Verwaltung externer Jurymitglieder. Sie möchten, dass Ihre Jury das Niveau liefert, das Ihr Auszeichnungsprogramm verspricht, daher ist es eine gute Idee, ihre Bemühungen zu bewerten, um Qualität, Compliance und Konsistenz sicherzustellen.

Beobachten Sie, wie viel Zeit sie für jeden Beitrag aufwenden, ihre Einhaltung von Fristen, ihre Kooperationsfähigkeiten und ihre Arbeitsabschlussrate. Arbeiten Sie mit Jurymitgliedern zusammen, um Feedback zum Prozess zu sammeln, und unternehmen Sie Schritte, um ihn zu optimieren und zu verbessern, wo dies möglich ist.

5. Zeigen Sie Wertschätzung

Am Ende jeder Auszeichnungssaison ist es an der Zeit, sich bei Ihrer Jury zu bedanken. Eine zeitnahe, authentische und persönliche Wertschätzung ist eine wertvolle Investition in Ihre Beziehung zu externen Bewertende, da sie die Bindung der Jurymitglieder verbessern kann. Erwägen Sie personalisierte handschriftliche Dankesschreiben oder E-Mails innerhalb einer Woche nach dem Ende des Programms.

Geschenkartikel, Anerkennungsurkunden, Vergünstigungen, Shout-Outs über Marketingkanäle und Erwähnungen in Publikationen nach der Veranstaltung sind weitere effektive Möglichkeiten, um Ihre Dankbarkeit zu zeigen.

Die ordnungsgemäße Verwaltung externer Bewertende kann dazu beitragen, Jurymitglieder zu gewinnen und zu halten. Diese Tipps stellen sicher, dass Sie die besten Jurymitglieder finden, sie einbeziehen und ihnen während Ihres gesamten Auszeichnungsprogramms einen Mehrwert signalisieren.