Étude de cas client Un choix rentable et qui fait gagner du temps Les Victorian School Design Awards utilisent Award Force pour gagner du temps, stocker les candidatures et rester organisés Évaluateur :June Graham, Responsable des trophées Évaluateur : June Graham,Responsable des trophées Faits marquants sur les Victorian School Design Awards Secteur : Prix d’architecture Lieu : Melbourne, Australie Client Award Force : Client depuis 2013 Employés : Plus de 200 employés Contexte Un programme pour reconnaître l’excellence en architecture scolaire publique Lauréat des Victorian School Design Awards 2024 : Meilleur projet scolaire entre 5 et 15 millions de dollars – Law Architects pour le nouveau bâtiment éducatif à plusieurs étages de la St Kilda Primary School. Les Victorian School Design Awards récompensent les architectes pour l’excellence de la conception architecturale dans les écoles publiques de Victoria depuis 2006. Le programme est ouvert à tous les architectes ayant construit une école publique à Victoria au cours des 18 derniers mois. Il se conclut par une cérémonie de remise des trophées pour célébrer le design innovant avec tous les candidats et pour faire progresser la discipline de l’architecture scolaire dans l’État. Les architectes soumettent des images haute résolution ainsi que des soumissions écrites pour évaluation par une équipe de 6 à 8 membres du jury. Les membres du jury notent chaque soumission individuellement, puis se réunissent pour délibérer, débattre et discuter des scores afin de déterminer la candidature gagnante. Les Victorian School Design Awards offrent également aux directeurs et administrateurs, qui envisagent des améliorations pour leurs écoles, un accès aux soumissions. Cela les aide à identifier les conceptions scolaires et les architectes qui correspondent à leurs exigences de construction et au style de bâtiment qu’ils souhaitent. En plus de leur programme de trophées, ils proposent également un programme de bourses destiné à servir de tremplin aux nouveaux talents couvrant des histoires mondiales avec créativité et intégrité. Les boursiers sélectionnés reçoivent une subvention de production de 1 000 £, un mentorat individuel et un programme annuel d’ateliers et de webinaires sectoriels, pendant qu’ils produisent un contenu médiatique non fictionnel. À propos du programme Programme de trophées multicatégories axé sur le design Les Victorian School Design Awards visent à reconnaître les installations innovantes, créatives et pratiques pour les élèves de Victoria. Ces trophées reconnaissent la manière dont les architectes font de Victoria un leader mondial en matière de conception d’écoles et de jardins d’enfants. Catégories des Victorian School Design Awards 2025 Meilleur nouveau jardin d’enfants ou centre d’apprentissage précoce Meilleur projet scolaire – moins de 5 millions de dollars Meilleur projet scolaire – entre 5 et 15 millions de dollars Meilleur projet scolaire – plus de 15 millions de dollars Meilleur projet – design des Premières Nations Défis du programme avant Award Force Un processus manuel, lourd et chronophage Avant Award Force, les Victorian School Design Awards s’appuyaient sur un processus de soumission papier. June Graham, responsable des trophées, déclare : « C’était comme soumettre un dossier d’appel d’offres. Les architectes devaient livrer physiquement une copie papier de leur soumission écrite, des copies papier des photos, ainsi qu’un CD avec des images haute résolution de leurs designs et des bâtiments construits ». Pour que les soumissions soient examinées par les membres du jury, chaque soumission, y compris les images haute résolution fournies sur CD, devait être dupliquée pour chaque membre du jury. Ce processus était difficile à gérer, comme l’explique June : « Les CD ne fonctionnaient pas toujours chez les membres du jury, c’était difficile à évaluer et c’est devenu un processus lourd ». Le stockage des soumissions est également devenu un problème. Pour faciliter l’accès aux directeurs et aux administrateurs scolaires, June a catalogué chaque soumission physique, associant une photo représentative à chaque CD, les gérant et les stockant dans ses bureaux. Les administrateurs devaient être physiquement présents pour consulter le contenu ou dépendre d’une copie fournie à chaque fois. Expérience précédente Soumission papier Les CD ne fonctionnaient pas toujours Lourd pour les membres du jury Stockage physique Administration supplémentaire Award Force Soumission en ligne Évaluation en ligne facile Stockage sécurisé des données Bon rapport qualité-prix Équipe d’assistance utile Le choix Award Force Gestion en ligne facile avec Award Force Le système offrait un bon rapport qualité-prix et était accompagné d’une aide considérable de la part d’un groupe de personnes patientes. June savait que quelque chose devait changer. Elle a commencé à chercher des moyens de gérer les soumissions et de faciliter la tâche des candidats et des membres du jury. Après avoir trouvé Award Force en ligne, June a déclaré : « J’ai découvert que les candidats pouvaient soumettre et les membres du jury évaluer en ligne. Nous n’avions plus besoin de sauvegarder les images ou de les stocker physiquement… Le système offrait un bon rapport qualité-prix et était accompagné d’une aide considérable de la part d’un groupe de personnes patientes ». En repensant à la mise en œuvre, où un responsable de la réussite client dédié soutient proactivement le programme depuis la phase d’intégration initiale jusqu’à l’ouverture des candidatures, June raconte : « Je n’étais pas particulièrement douée en informatique à l’époque, et j’avais l’impression que ce serait trop difficile. Mais, en fait, Carl [son responsable de la réussite client dédié] m’a très bien guidée ». Fonctionnalités préférées Facilité d’utilisation, communications simplifiées, galeries de trophées et assistance Soumission facile Les candidats peuvent désormais se connecter à la solution Award Force, compléter leur soumission et télécharger les images justificatives. « Ils trouvent cela facile. Ce n’est pas chronophage. Cela n’empiète pas sur leur travail quotidien ». Diffusion S’il y a des candidatures en cours qui n’ont pas encore été soumises, June utilise la fonctionnalité de diffusion d’Award Force pour faire avancer son programme : « La fonction de diffusion est utile pour rappeler aux gens de terminer leurs tâches et de finaliser leur soumission ». Diffusion S’il y a des candidatures en cours qui n’ont pas encore été soumises, June utilise la fonctionnalité de diffusion d’Award Force pour faire avancer son programme : « La fonction de diffusion est utile pour rappeler aux gens de terminer leurs tâches et de finaliser leur soumission ». Galerie June n’a plus besoin de stocker des copies physiques des soumissions ou des CD avec des images haute résolution. Elle utilise la fonction de galeries d’Award Force comme bibliothèque d’images et, avec la fonctionnalité saisonnière, elle catégorise efficacement les images pour les maintenir organisées. « Nous utilisons la bibliothèque d’images comme archive, et nous y puisons pour obtenir des images pour une gamme de programmes, car elle a la capacité d’avoir une très haute résolution et n’est pas stockée sur nos ordinateurs ». Assistance June apprécie le soutien qu’elle reçoit de l’équipe Award Force. « Je peux envoyer un e-mail et obtenir une réponse en moins d’une heure. Les personnes qui travaillent dans ce domaine sont formidables ». Assistance June apprécie le soutien qu’elle reçoit de l’équipe Award Force. « Je peux envoyer un e-mail et obtenir une réponse en moins d’une heure. Les personnes qui travaillent dans ce domaine sont formidables ». Les résultats Award Force Soumissions plus rapides Communications plus faciles Plus professionnel Plus rentable Conseils pour les autres responsables de trophées Nous avons demandé à June si elle avait des conseils pour d’autres équipes, entreprises ou organisations qui rencontrent les problèmes qu’elle a connus avant Award Force, et voici ce qu’elle a répondu : Je conseillerais à toute personne gérant un programme de trophées, en particulier celles utilisant un système papier, d’envisager un système en ligne comme Award Force. C’est plus rentable et cela allège la charge de travail des membres du jury. Lire d’autres témoignages