Wie man eine virtuelle Preisverleihungsgala im Jahr 2021 plant

Das Jahr 2020 wird sicherlich als ein denkwürdiges Jahr in die Geschichte eingehen – als viele Preisverleihungsprogramme aufgrund der globalen Pandemie virtuell stattfanden. Da physische Veranstaltungen in weiten Teilen der Welt unmöglich wurden, verlagerte sich die Veranstaltungsbranche schnell auf virtuelle Events, und dazu gehörten auch Preisverleihungsprogramme.

Bei Award Force haben wir uns auch schnell angepasst. Als 100 % remote arbeitende Organisation mit Mitarbeitern und Kunden auf der ganzen Welt wussten wir, dass wir Organisationen, die möglicherweise nicht viel Erfahrung mit Remote-Arbeit und virtuellen Programmen hatten, einige Einblicke geben konnten. Daher haben wir schnell einige hilfreiche Ressourcen erstellt, wie man die Anerkennung aufrechterhalten kann. Dies sind immer noch einige unserer beliebtesten Artikel und können hier eingesehen werden:

• Der schnelle Leitfaden für den sofortigen Start der Remote-Arbeit
• Wie man eine Remote-Jury-Veranstaltung durchführt
• Running Remote: ein E-Book zum Management virtueller Preisverleihungen
• Der Blueprint für das Management virtueller Preisverleihungen
• 6 Gründe, warum Sie eine Live-Jury-Veranstaltung in Betracht ziehen sollten

Doch jetzt, da die Programme wieder anlaufen, halten es einige immer noch für notwendig oder sogar vorteilhaft, virtuell fortzufahren, insbesondere mit ihrer Preisverleihungsgala und -zeremonie. Zum Beispiel kann es die Teilnahme an Programmen mit einer großen geografischen Gemeinschaft erhöhen. Es kann auch dazu beitragen, Hauptredner zu gewinnen und Juroren anzuziehen, die sich normalerweise nicht für eine physische Veranstaltung verpflichten würden. Oder es könnte eine großartige Gelegenheit sein, Kosten zu sparen, bevor in Zukunft wieder vollständig physische Veranstaltungen stattfinden.

Egal aus welchem Grund, die Ausrichtung einer virtuellen Preisverleihungsgala kann Ihren Preisträgern und Finalisten Anerkennung verschaffen und Ihr Programm und Ihre Organisation ins Rampenlicht rücken – eine Win-Win-Situation für alle.

Hier sind einige Tipps, wie Sie es erfolgreich planen können.

Betreiben Sie die Preisverleihungsgala mit der richtigen Event-Technologie

Die richtigen technologischen Tools können Ihre virtuelle Preisverleihungsgala zum Erfolg oder Misserfolg führen, daher ist es wichtig, sich auf den Erfolg vorzubereiten. Hier sind einige Tools, die Sie bei der Durchführung einer virtuellen Preisverleihung in Betracht ziehen sollten.

Ein Videokonferenz-Tool

Es ist einfacher als Sie denken, eine virtuelle Veranstaltung mit einem virtuellen Konferenztool wie Zoom oder Skype durchzuführen. Diese Plattformen ermöglichen es Ihnen, große Gruppen zu einem Videoanruf einzuladen, wo Sie Folgendes tun können:

• Den Bildschirm teilen oder eine Präsentation halten, perfekt für Gewinnerbekanntmachungen
• Gastredner vorstellen
• Breakout-Räume für Networking und kleine Gruppenkonferenzen anbieten
• Sicherheit und passwortgeschützte Konferenzräume ermöglichen
• Und mehr

Ein Preismanagement-System

Eine Preismanagement-Plattform bietet unzählige Vorteile, um Ihnen bei der Verwaltung und dem Wachstum Ihres Preisprogramms zu helfen, unabhängig davon, ob es virtuelle Preisverleihungen umfasst oder nicht. Zum Beispiel bietet Award Force ein unvergleichliches Preismanagement-Erlebnis , das Ihnen während des gesamten Lebenszyklus des Preismanagements Zeit und Stress erspart. Aber für die Zwecke dieses Artikels werden wir uns speziell auf die Vorteile der Verwendung für eine virtuelle Preisverleihungsgala konzentrieren.

So kann Award Force helfen:

• Eine wunderschöne Online-Galerie– Award Force bietet eine Online-Galerie-Funktion, um Ihre Beiträge öffentlich zu teilen. Sie können alle Beiträge, alle Finalisten oder nur die Gewinner teilen. Es liegt ganz bei Ihnen!
• Sichtbarkeit für Sponsoren– Wenn Sie Sponsoren für Ihr Preisprogramm haben, die Sie bei Ihrer Preisverleihungsgala einbeziehen möchten, können Sie diese einfach auf der gesamten Award Force-Plattform mit einzigartiger und wertvoller Sichtbarkeit präsentieren, um Ihre Teilnehmer und Juroren zu erreichen. Platzierungen auf der Startseite und im Footer sowie kategoriespezifische Sponsoring-Optionen bieten Ihren Sponsoren viel Aufmerksamkeit.
• Eine zentrale Plattform zum Teilen von Kommentaren und Bewertungen der Juroren– Erleichtern Sie Ihren Event-Gastgebern das Teilen relevanter Informationen über Ihre Preisbeiträge, Finalisten und Juroren. Event-Gastgeber können Kommentare oder Bewertungen direkt von der Plattform ablesen, um sie während der Preisbekanntmachungen mit der Community zu teilen.

• Einfaches Teilen von Finalisten, Beiträgen, Multimedia und mehr – Die Award Force-Plattform hilft Ihnen, alle Daten und Einreichungen Ihres Programms an einem Ort zu verfolgen, was es einfach macht, Multimedia aus Einreichungen zu teilen, Namen von Teilnehmern, Beiträgen und Mitwirkenden vorzulesen und vieles mehr, ohne Stress.

Soziale Medien

Soziale Medien werden bei einer virtuellen Veranstaltung immer wichtiger, um die Teilnahme, das Bewusstsein und die Begeisterung für Ihre Preisbekanntmachungen und Gewinner zu steigern.

Das Live-Streaming einer Veranstaltung in sozialen Medien ist eine großartige Möglichkeit, Ihr Publikum einzubinden. Die meisten Social-Media-Plattformen bieten Live-Streaming an, und Sie können sogar „simulcasten“ oder gleichzeitig auf mehreren Plattformen live streamen. Vergessen Sie nicht, Ihr Live-Event im Voraus zu bewerben, damit Ihre Community weiß, wo sie in Echtzeit folgen kann, und machen Sie unbedingt ein paar Probeläufe, um es vor dem eigentlichen Event zu testen.

Machen Sie Ihre Preisverleihungsgala interaktiv

Einer der wichtigsten Aspekte einer physischen Veranstaltung sind die Interaktionen. Und eine virtuelle Veranstaltung ist da nicht anders. Aber wie können Sie Ihre virtuelle Gala für Ihr Publikum und Ihre Teilnehmer interaktiv gestalten? Hier sind einige Ideen:

Breakout-Räume für Networking erstellen

Es ist wichtig, alle Teilnehmer einzubeziehen und sicherzustellen, dass alle einen Mehrwert daraus ziehen, auch wenn sie keine Finalisten sind. Erwägen Sie, Breakout-Räume mit speziellen Gastrednern anzubieten oder in denen sich die Teilnehmer mit anderen Anwesenden vernetzen können.

Gewinner + Finalisten einbeziehen

Erwägen Sie, Ihre Finalisten vor dem Live-Event zu benachrichtigen und ihnen Anweisungen zu geben, wie sie den Preis während des Events entgegennehmen können (und sogar ihre Freunde und Kollegen einzuladen). Live-Bekanntmachungen der virtuellen Gewinner können über eine der oben genannten Event-Plattformen oder sogar über ein Social-Media-Live-Streaming-Tool erfolgen. Wenn Sie die Spannung eines echten Events erzeugen, wird dies Unterhaltung und sogar Spannung hinzufügen, perfekt für Live-Streamer!

Branchen-Influencer einladen

Laden Sie die VIPs Ihrer Branche ein, eine Rede zu halten oder einen Preis zu überreichen, und bewerben Sie alle Headliner durch Vorab-Marketing und Kommunikation, um Begeisterung und Interesse an der Veranstaltung zu wecken.

Ihre Sponsoren einbeziehen

Der Mehrwert für Ihre Sponsoren sollte über die Sichtbarkeit bei der Einreichung und Bewertung hinausgehen. Und die Preisverleihungsgala ist typischerweise eine ideale Gelegenheit, diese wichtigen Mitglieder Ihrer Community und Ihres Programms hervorzuheben. Aber wie können Sie ihnen bei einer virtuellen Veranstaltung weiterhin Mehrwert bieten? Hier sind einige Ideen:

• Nutzen Sie die Award Force-Plattform für Sichtbarkeit. Wie bereits erwähnt, ist es einfach, Award Force zu nutzen, um Sponsorenplatzierungen mit hoher Sichtbarkeit zu ermöglichen, die Ihre Programmteilnehmer während des gesamten Einreichungs- und Bewertungsprozesses sehen können. Und während der Gala können Sie Teile der Plattform per Screenshare präsentieren, um diese wichtigen Sponsoren hervorzuheben.
• Bieten Sie Ihren Gala-Teilnehmern Zugang. Erwägen Sie, Ihren Sponsoren die Möglichkeit zu geben, Ihre Gala-Teilnehmer per E-Mail zu kontaktieren, damit sie ihre Produkte oder Dienstleistungen während des Live-Events per E-Mail oder Nachricht anbieten können.
• Laden Sie Sponsoren zur Teilnahme an der Gala ein. Vielleicht können sie eine Preisbekanntmachung vorlesen oder eine kurze Präsentation oder Ankündigung zu ihrem Produkt oder ihrer Dienstleistung machen.

Planen, üben und bewerben Sie Ihr Live-Virtual-Event

Sobald Sie Ihre virtuelle Preisverleihungsgala geplant haben, ist es wichtig, ein paar Probeläufe zu machen, um sicherzustellen, dass die Technologie, das Live-Streaming und die Preisbekanntmachungen reibungslos ablaufen. Sie möchten nicht, dass Ihr Live-Event wegen technischer Pannen in Erinnerung bleibt, anstatt der Anerkennung, die Ihre Preisträger verdienen.

Und dann ist es wichtig, Ihre Veranstaltung zu bewerben – um sicherzustellen, dass Ihre Preisverleihungs-Community weiß, dass sie stattfindet und wie sie teilnehmen kann. Beachten Sie die folgenden Tipps:

• Senden Sie Einladungen und legen Sie die Ticketkosten (falls es sich um eine kostenpflichtige Veranstaltung handelt) lange vor der Preisverleihungsgala fest.

• Senden Sie mehrere E-Mail-Blasts, um Teilnehmer und Programmteilnehmer an die Preisverleihung zu erinnern. (Das können Sie ganz einfach über die Award Force Broadcast-Funktion tun!)
• Präsentieren Sie besondere Gäste und Sponsoren der Veranstaltung, um die Begeisterung zu steigern (und stellen Sie sicher, dass sie die Nachricht auch teilen!).
• Bewerben Sie die Gala in den sozialen Medien und vergessen Sie nicht, die Leute regelmäßig vor der Veranstaltung daran zu erinnern.

Informieren Sie Ihre Veranstaltungsteilnehmer darüber, was sie erwartet. Stellen Sie alle benötigten Informationen und technischen Anforderungen bereit und stellen Sie sicher, dass alle Gastredner oder Moderatoren die Technologie vor der Veranstaltung testen.

Die Show geht weiter

Eine virtuelle Preisverleihungsgala ist eine fantastische Möglichkeit, die Anerkennung in den Vordergrund Ihres Preisprogramms zu stellen, eine Möglichkeit, Ihre Community daran zu erinnern, dass die Anerkennung von Exzellenz in Ihrer Branche und Community im Mittelpunkt Ihres Preisprogramms steht.

Mit den richtigen Tools und Technologien kann eine virtuelle Preisverleihung Spaß machen, ansprechend sein und für Ihre Preisverleihungs-Community sogar zugänglicher werden.

Erfahren Sie, wie Sie Award Force nutzen können, um Ihr gesamtes Preisprogramm zu betreiben – von der Planung und Einreichung über die Bewertung bis hin zur finalen Preisverleihung.Sehen Sie sich unsere Demo-Videos an, machen Sie eine selbstgeführte Tour oder buchen Sie einen Anruf, um mehr zu erfahren.