Der Leitfaden für Preisverantwortliche für eine effektive Programmkommunikation

In diesem Artikel

• • Legen Sie Ihre Mission und Botschaft fest und kommunizieren Sie diese
  • Senden Sie regelmäßige E-Mails, um die Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten
  • Bereitstellung von Status-Updates für die Einreichung und Bewertung
  • Binden Sie Ihre Community mit Multimedia- und benutzergenerierten Inhalten ein
  • Werden Sie sozial

Ein wichtiger Bestandteil für den Erfolg eines Award-Programms ist eine gute und effektive Kommunikationsstrategie. Nicht nur eine, die auf dem Papier gut aussieht, sondern die Art von Kommunikation, die Ihre Community zur Teilnahme motiviert und inspiriert, Branchenführer als Juroren anzieht und bindet und perfekt getimt ist, um alle organisiert und auf Kurs zu halten.

Ja, das ist eine Menge! Aber so viel hängt von einer guten Kommunikation ab. Alles beginnt damit, dass Sie die Mission Ihres Award-Programms klar formulieren, noch bevor Ihr Programm überhaupt beginnt. Für wen ist es gedacht? Wer kann teilnehmen? Wer sind die Juroren? Was oder wen möchten Sie auszeichnen?

Wenn Ihr Programm dann Gestalt annimmt, ist es notwendig, regelmäßige Updates an alle Beteiligten zu senden – von Sponsoren und Programmmanagern bis hin zu Juroren und Teilnehmern. Es gibt viel zu bedenken, wenn Sie Ihre Kommunikationsstrategie für die Awards planen und wie Sie am besten Lücken vermeiden können.

Im Folgenden werden wir einige Best Practices und gängige Methoden vorstellen, um Ihre gesamte Awards-Community auf dem Laufenden zu halten, sowie einige effektive Möglichkeiten, dabei Zeit zu sparen!

Legen Sie Ihre Mission und Botschaft fest und kommunizieren Sie diese

Alles beginnt mit einer soliden Grundlage. Sobald Sie wissen, dass Sie ein Award-Programm erstellen möchten, ist es wichtig, dessen Mission festzulegen. Warum führen Sie dieses Programm durch? Was ist das Ziel? Wen zeichnen Sie aus und warum?

Indem Sie Ihre Mission und/oder Vision klar kommunizieren, schaffen Sie Transparenz und legen eine klare Richtung und Notwendigkeit für das Programm fest. Dies wird andere motivieren und inspirieren, sich anzuschließen, und klare Erwartungen für die Programmteilnehmer setzen.

Award Force Kunde Total Mom Pitch teilt seine Mission auf seiner Marketing-Website

Heben Sie Ihr Leitbild oder Ihre Vision auf Ihrer Awards-Marketing-Website und in Ihren Materialien hervor, damit Ihre Community die Ziele, die Organisation und das Programm leicht nachlesen kann.

In Award Force:

Erstellen Sie eine „Über-Seite“ in der Plattform, um zusätzliche Informationen über Ihre Organisation und Mission bereitzustellen. Sie können Fotos, Videos und mehr einfügen. Sie können so viele Über-Seiten erstellen, wie Sie benötigen, und diese Benutzern mit bestimmten Rollen anzeigen, z. B. Jury-Informationen nur Juroren oder Anweisungen zur Einreichung nur Teilnehmern.

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Senden Sie regelmäßige E-Mails, um die Teilnehmer auf dem Laufenden zu halten

Bei der Durchführung eines Award-Programms gibt es viele Informationen zu verbreiten. Und es ist wichtig, alle Mitteilungen zeitnah zu versenden, oder besser gesagt, wenn sie für jeden Programmteilnehmer am relevantesten und zutreffendsten sind.

Indem Sie Ihre Community auf dem Laufenden halten, reduzieren Sie effektiv Supportanrufe und E-Mails, erhöhen das Engagement, halten Ihr Programm im Gedächtnis und können möglicherweise die Anzahl der eingereichten Beiträge erhöhen.

Beispiel-E-Mails zum Versenden:

• Programmkündigung: Informieren Sie Ihre Community über Ihr Award-Programm. Sprechen Sie über die Mission, für wen es ist und wonach Sie suchen.
• Ankündigung des Einreichungsstarts: Planen Sie eine E-Mail für den Zeitpunkt, an dem die Einreichungen geöffnet werden, um Ihre Community wissen zu lassen, dass es Zeit ist, einzureichen.
• Warnung vor Einreichungsschluss: Informieren Sie Ihre Teilnehmer rechtzeitig (vielleicht einen Tag oder eine Woche vorher), dass die Zeit knapp wird. Eine Erinnerungs-E-Mail vor dem Einreichungsschluss gibt Ihren Teilnehmern eine letzte Chance zur Einreichung.
• Ankündigung des Einreichungsschlusses: Geben Sie bekannt, wann die Einreichungen offiziell geschlossen sind.
• Jury-Zuweisungen: Informieren Sie Ihre Juroren, dass die Einreichungen zur Bewertung bereit sind.
• Gewinner- oder Shortlist-Ankündigungen: Teilen Sie die Gewinner oder die in die engere Wahl gezogenen Beiträge Ihrer Community per Award-Benachrichtigungs-E-Mails mit.
• Ankündigungen von Award-Veranstaltungen oder Galas: Informieren Sie Ihre Community über die Award-Veranstaltung oder Gala, um die Gewinner zu feiern.
• Einladungen zur erneuten Teilnahme: Ermutigen Sie ehemalige Teilnehmer zur Rückkehr, indem Sie sie über neue Kategorien informieren, Sonderpreise und andere Aktionen anbieten.

In Award Force:

Es ist einfach, personalisierte E-Mail-Broadcasts von der Plattform aus zu erstellen, zu planen und zu versenden. Sie können diese Broadcasts in großen Mengen an mehrere, von Ihnen ausgewählte, spezifische Benutzer senden und sie mit Merge-Tags sowie Kopf- und Fußzeilen mit Ihrem Branding personalisieren. Erfahren Sie mehr.

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Bereitstellung von Status-Updates für die Einreichung und Bewertung

Programmteilnehmer erwarten Status-Updates zu ihren Einreichungen. Und Juroren möchten wissen, wann die Einreichungen zur Bewertung bereit sind.

Erwägen Sie, regelmäßige Programmmeldungen zu senden, um alle auf dem Laufenden zu halten. Wenn beispielsweise ein Beitrag eingereicht wird, kann sofort eine Benachrichtigung an den Einreicher gesendet werden, um ihn darüber zu informieren, dass der Beitrag erfolgreich eingereicht wurde.

Oder, wenn ein Beitrag die Berechtigungs- oder Qualifikationsrunde bestanden hat, kann eine Benachrichtigung an Ihre Juroren gesendet werden, um sie darüber zu informieren, dass der Beitrag zur Bewertung bereit ist.

Binden Sie Ihre Community mit Multimedia- und benutzergenerierten Inhalten ein

Die Kommunikation mit Ihrer Awards-Community umfasst mehr als nur Programm-Updates und Benachrichtigungen. Es ist auch wichtig, sie zu engagieren – um sie überhaupt erst für Ihr Programm zu gewinnen, sie durch den Einreichungsprozess zu führen und das Programm insgesamt einem breiteren Publikum bekannt zu machen.

Eine großartige Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von Multimedia wie Fotos, Videos und Audio. Hier sind einige Ideen, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.

Bewerben Sie Ihr Programm

• Präsentieren Sie Ihr Award-Programm mit einem Video über die Awards. Heben Sie frühere Gewinner oder Teilnehmer hervor. Verwenden Sie ansprechende Inhalte und halten Sie es kurz – wie ein Highlight-Reel. Video ist eine großartige Möglichkeit, Menschen für Ihr Award-Programm zu gewinnen! Präsentieren Sie das Video dann auf Ihrer Awards-Website oder -Plattform.
• Interviewen Sie Ihre Juroren. Bieten Sie Audio- oder Videointerviews mit Ihren Juroren an, um die Glaubwürdigkeit Ihres Programms zu stärken und ihnen Sichtbarkeit zu verschaffen! Zeigen Sie ihr Fachwissen, ihre Branchenerfahrung und alle Tipps, die sie für die Teilnehmer haben könnten.
• Erstellen Sie eine Online-Galerie früherer Gewinner oder von Beiträgen, die in die engere Wahl gekommen sind. Dies ist eine sehr effektive Methode, um Ihr Programm zu bewerben und mehr Teilnehmer, erstklassige Juroren und Sponsoren anzuziehen. Diese können sogar auf Kapitel- oder Kategorieebene angezeigt werden.

Benutzergenerierte Inhalte teilen

• Heben Sie Bilder oder Videos aus Ihren Shortlist-Beiträgen in Ihrer E-Mail-Kommunikation, auf Ihrer Website oder in sozialen Medien hervor (mehr dazu weiter unten).
• Fordern Sie Biografien von Ihren Juroren an, um sie auf Ihren Awards-Seiten, in Ihren Programm-Pressemitteilungen und auf Ihrer Awards-Management-Plattform hervorzuheben.

Erstellen Sie eigene Hilfeinhalte, um Benutzer durch den Prozess zu führen

• Erstellen Sie schnelle und einfache Anleitungsvideos, um Benutzern zu zeigen, wie sie sich bewerben und einen Beitrag einreichen können, oder Juroren, wie sie jeden Beitrag bewerten können. Dies kann die Anzahl der Supportanfragen erheblich reduzieren.

In Award Force:

Laden Sie alle benutzergenerierten Inhalte herunter, um sie in Ihren eigenen Werbeaktionen zu verwenden, und teilen Sie Inhalte über „Über“-Seiten in der Plattform. Sie können so viele dieser Seiten erstellen, wie Sie benötigen, und Videos, Fotos, Audio und mehr präsentieren. Erstellen Sie dann eine Online-Galerie, um hervorgehobene Beiträge zu präsentieren.

Stellen Sie Bilder von Beispielbeiträgen, Anhängen oder Anweisungen für Teilnehmer und Juroren bereit. Erfahren Sie, wie Sie Inhaltsblöcke in Award Force hinzufügen.

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Werden Sie sozial

Einer der besten Orte, um Nachrichten und Updates zu Ihrem Award-Programm zu teilen und zu bewerben, sind soziale Medien. Egal, ob Ihr Publikum auf Twitter, Facebook, Instagram, LinkedIn oder anderen sozialen Plattformen ist, Sie können ganz einfach eine Social-Media-Strategie erstellen, die Ihre digitale Präsenz erhöht und mehr Menschen für Ihr Programm gewinnt.

Programmwachstum beginnt mit dem Aufbau von Bekanntheit. Die Leute müssen von Ihrem Programm wissen, um daran teilnehmen zu können, und soziale Medien sind ein großartiges Werkzeug, um die Nachricht zu verbreiten.

Award Force Kunde BIID Awards teilt einen Beitrag über Shortlist-Einträge in ihrem Programm

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass eine effektive Kommunikation über Ihr Award-Programm Begeisterung wecken, Teilnehmer und Juroren für Ihr Programm gewinnen, Supportkosten senken und Ihr Award-Programm insgesamt wachsen lassen kann.

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