Étude de cas client Désormais en classe affaires : Comment Iceland Writers Retreat a transformé son système de gestion des bourses Évaluatrice :Sue Erbeck, Directrice générale Évaluatrice : Sue Erbeck, Directrice générale de l’Iceland Writers Retreat Quelques faits sur l’Iceland Writers Retreat Secteur : Organisation littéraire à but non lucratif Lieu : Reykjavík, Islande Client Award Force : Client depuis 2025 Effectif : 0 à 50 employés Contexte Une organisation à but non lucratif qui organise une retraite littéraire annuelle à Reykjavík L’Iceland Writers Retreat est une organisation à but non lucratif qui organise une retraite littéraire annuelle à Reykjavík, mettant en relation des écrivains du monde entier avec le riche patrimoine littéraire de l’Islande grâce à des ateliers en petits groupes animés par des auteurs de renom. Au cœur de sa mission se trouve le programme de bourses Alumni Awards, qui apporte un soutien financier aux écrivains dans le besoin — un programme qui a connu une croissance spectaculaire ces dernières années, attirant jusqu’à 3 000 candidats par an. Le programme de trophées s’appuie sur une moyenne de 40 évaluateurs bénévoles pour lire et évaluer les candidatures. Pour gérer la croissance du programme, la Retraite s’est tournée vers Award Force afin de moderniser et de simplifier son processus de collecte et de révision des candidatures — avec des résultats transformateurs. À propos des trophées Un programme qui propose plusieurs bourses de financement total et partiel Les Alumni Awards de l’Iceland Writers Retreat sont soutenus financièrement par les anciens élèves et les amis de l’IWR et offrent chaque année des récompenses totales et partielles. Les bourses sont attribuées à des écrivains talentueux du monde entier, rendant leur participation possible et enrichissant la communauté et le programme de l’IWR. Les trophées sont très compétitifs. En 2025, les prix ont été décernés à six lauréats parmi plus de 3 000 candidatures. Les bénéficiaires sont choisis principalement en fonction de deux facteurs : Le potentiel dont ils font preuve en tant qu’écrivain. Leur besoin d’un soutien financier pour pouvoir participer. Dans le cadre du processus de candidature, les écrivains doivent soumettre une déclaration personnelle, des échantillons d’écriture, des lettres de recommandation et plus encore. Défis du programme avant Award Force Des processus manuels au point de rupture Avant d’adopter Award Force, l’Iceland Writers Retreat gérait l’intégralité de son processus de trophées manuellement. Les candidats soumettaient leurs candidatures via un Google Forms intégré au site web de l’organisation, les réponses alimentant une feuille de calcul Excel. À partir de là, le personnel gérait tout à la main : vérification des candidatures, suppression des spams suspects, affectation des soumissions aux évaluateurs et suivi de l’état des candidatures tout au long du cycle de révision. Cette approche s’accompagnait de points de friction importants, a déclaré Sue Erbeck, directrice générale de l’IWR. Gestion fastidieuse : le suivi de centaines, voire de milliers de candidatures sur des feuilles de calcul était lourd et source d’erreurs. Communication fragmentée : la correspondance avec les candidats était gérée via des adresses e-mail distinctes, ce qui rendait difficile la tenue d’un registre cohérent des informations envoyées. Problèmes de sécurité : les administrateurs et les membres du jury devaient télécharger les soumissions PDF directement sur leurs ordinateurs personnels, créant un risque permanent d’exposition aux logiciels malveillants et aux virus. Échelle insupportable : alors que la notoriété du programme de bourses grandissait pour attirer jusqu’à 3 000 candidats, continuer avec des formulaires manuels et des feuilles de calcul est devenu intenable. Système précédent Gestion fastidieuse Communications fragmentées Manque de sécurité des données Difficile à mettre à l’échelle Award Force Un guichet unique pour chaque utilisateur Adoption facile et rapide Convivial Évaluation des candidatures sécurisée et facile Le choix d’Award Force Une solution de trophées unique et sécurisée « Notre première année d’utilisation d’Award Force a été comme un vol en classe affaires après une vie entière en classe économique. » — Eliza Reid, directrice fondatrice de l’Iceland Writers Retreat L’Iceland Writers Retreat a adopté Award Force pour mettre de l’ordre. La solution a remplacé le patchwork de feuilles de calcul, de boîtes de réception e-mail et de fichiers téléchargés par un système unifié qui couvre tout le cycle de vie des candidatures — de la soumission à la décision finale. « Utiliser Award Force, c’est comme avoir un guichet unique. Il est incroyable que nous puissions gérer notre programme de bourses de A à Z avec des centaines d’utilisateurs — des candidats aux administrateurs et aux membres du jury — sur une solution unique de manière aussi efficace et sécurisée », a déclaré Mme Erbeck. Eliza Reid, la directrice fondatrice de l’Iceland Writers Retreat, l’a exprimé ainsi : « Notre première année d’utilisation d’Award Force a été comme un vol en classe affaires après une vie entière en classe économique. » Fonctionnalités préférées Facilitation des paiements, suivi des révisions en temps réel Facilitation des paiements Les outils de paiement intégrés d’Award Force ont permis à l’Iceland Writers Retreat d’introduire pour la première fois de légers frais de candidature. « Cette nouvelle source de revenus a permis de renforcer notre fonds de bourses tout en maintenant le nombre de candidatures à un niveau plus raisonnable », a précisé Mme Erbeck. Suivi des révisions en temps réel Les administrateurs peuvent désormais surveiller la progression de l’évaluation des candidatures et des classements en temps réel, avec une interface visuelle claire et organisée remplaçant la confusion du suivi manuel par feuille de calcul. La capacité de simplifier cet aspect vital de notre travail est inestimable », a déclaré Mme Erbeck. L’impact d’Award Force sur les opérations de l’Iceland Writers Retreat a été immédiat et mesurable. « J’estime que nous avons économisé plus de 30 heures de travail en utilisant cette solution. L’époque des innombrables feuilles de calcul et du classement manuel est révolue », a affirmé Mme Erbeck. Au-delà des chiffres, l’organisation a connu un changement qualitatif significatif. Le processus est également plus sûr : ni les administrateurs ni les membres du jury n’ont besoin de télécharger des fichiers externes sur leurs appareils personnels, éliminant ainsi un risque de sécurité persistant. Et l’équipe de plus de 40 bénévoles était ravie. « La solution Award Force rend cela TELLEMENT PLUS FACILE que les grilles Excel », a rapporté un évaluateur. « Merci à la personne, et à tous ceux qui ont mis cela en place. » Pour une petite organisation à but non lucratif fonctionnant avec des ressources limitées, les gains d’efficacité sont particulièrement significatifs. « La capacité de simplifier cet aspect vital de notre travail est inestimable », a déclaré Mme Erbeck. Les résultats d’Award Force Résultats mesurables Évaluateurs satisfaits Aperçus de données faciles Un système sécurisé Lire plus de témoignages