So stellen Sie die Integrität Ihres Award-Programms sicher und erhalten sie aufrecht

Bei der Durchführung eines Award-Programms ist es entscheidend, dass Ihr Publikum Ihnen, Ihrem Team, Ihren Prozessen und – natürlich – dem Ergebnis vertraut.

Ohne dieses Vertrauen kann Ihr Programm nicht an Zugkraft gewinnen – oder schlimmer noch – zum Gegenstand von Diskussionen und potenzieller Verspottung in den sozialen Medien werden.

Die Aufrechterhaltung der Integrität Ihres Programms muss nicht kompliziert sein. Hier sind ein paar Tipps, die Ihnen dabei helfen.

Seien Sie transparent

Wenn Sie den Teilnehmern eine Zusammenfassung dessen geben, was Sie von ihnen erwarten, zusammen mit Details darüber, wie ihre Einreichung bewertet wird, können sie sowohl Ihnen als auch dem Prozess vertrauen.

Stellen Sie sicher, dass Sie klar angeben:

• alle Zulassungsvoraussetzungen

• wie Ihre Juroren die Einreichungen bewerten werden (einschließlich Kriterien und Gewichtung, falls verwendet)

• das Ausmaß des Beitrags von Sponsoren

• wie die endgültige Entscheidung getroffen wird

Ihr Bewertungsprozess kann eine bestimmte „besondere Zutat“ enthalten, die Sie nicht bewerben möchten – vielleicht hängt es von der persönlichen Meinung des Managers ab oder von etwas ganz anderem. Überlegen Sie, wie Sie dies Ihren Teilnehmern vermitteln können, um deren Erwartungen zu steuern und sicherzustellen, dass sie dem Prozess vertrauen.

Natürlich ist es wichtig, die Teilnehmer klar zu informieren, wenn Sie ihre Daten für andere Zwecke als die Awards verwenden – dazu gehört auch das spätere Versenden von Marketing-E-Mails (oder die Weitergabe ihrer Daten an einen Ihrer Sponsoren).

Interessenkonflikte antizipieren

Sie haben Ihre Juroren ausgewählt, weil sie in ihrem Bereich herausragend sind, und das bedeutet oft, dass sie aktive Teilnehmer in der Branche sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass ein Juror einen Interessenkonflikt mit der Einreichung oder dem Teilnehmer hat. Vielleicht war er einmal ein Mentor des Teilnehmers oder kennt ihn persönlich.

Ermutigen Sie Ihre Juroren, Interessenkonflikte vor und während des Bewertungsprozesses zu deklarieren. Einige Plattformen machen es einfach, indem sie dies als Option bei jeder Einreichung anbieten – wenn der Juror das Gefühl hat, die Einreichung nicht fair bewerten zu können, kann er sich vollständig zurückziehen. Oder vielleicht hat er das Gefühl, fair sein zu können, möchte den Konflikt aber bei Ihnen melden, damit Sie seine Bewertungen mit dem Durchschnitt vergleichen und so oder so eine Entscheidung treffen können.

Es ist auch eine gute Idee, interne Interessenkonflikte zu berücksichtigen. Werden Sie Ihren Mitarbeitern oder deren Partnern erlauben, teilzunehmen? Wie werden Sie mit Fragen dazu umgehen, wenn sie Finalisten werden sollten?

Offenheit und Ehrlichkeit von Anfang an zu fördern, erspart Ihnen viele Kopfschmerzen und potenzielle Überraschungen im weiteren Verlauf.

Strenge Sicherheitsprotokolle einhalten

Teilnehmer geben oft detaillierte Informationen über sich selbst oder ihr Unternehmen an, wenn sie sich für einen Award bewerben. Einige Awards fragen sogar nach Informationen, die geistiges Eigentum enthalten können! Es ist wichtig, dass Sie die Daten Ihrer Teilnehmer mit Respekt behandeln.

• Stellen Sie bei der Auswahl einer Award-Plattform sicher, dass diese die Datensicherheit ernst nimmt. Prüfen Sie, ob sie nach internationalen Standards wie ISO/IEC 27001 zertifiziert ist. Und wenn Sie oder Ihre Teilnehmer in der EU ansässig sind, ist es wichtig, dass die Plattform GDPR-konform ist.

• Geben Sie niemals die Zugangsdaten zu Ihrer Award-Plattform an Dritte weiter. Wenn andere Mitarbeiter Zugang benötigen, stellen Sie sicher, dass sie eigene Zugangsdaten erhalten. Sie mögen Ihren Mitarbeitern blind vertrauen, aber Unfälle können (und werden!) passieren.

• Verwenden Sie und ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter, die Multi-Faktor-Authentifizierung zu nutzen. Das bedeutet, dass Sie sich beim Einloggen mit einem zweiten Passwort identifizieren müssen – zum Beispiel einem Token, das per SMS an Ihr Telefon gesendet wird, oder einem Code, der von einer App wie Google Authenticator generiert wird.

• Wenn Sie einen Online-Bewertungsprozess verwenden, erlauben Sie Ihren Juroren, ihre eigenen Passwörter festzulegen. Das Festlegen von Passwörtern für Juroren oder die Bereitstellung eines generischen Passworts für alle mag einfacher erscheinen, birgt jedoch ein echtes Sicherheitsrisiko.

Seien Sie sich unbeabsichtigter Voreingenommenheit bewusst

Wenn Ihr Bewerbungsprozess eine schriftliche Einreichung in einem Dokument erfordert, werden Sie zweifellos eine breite Palette von Looks und Designs erhalten. Obwohl nicht beabsichtigt, kann ein Teilnehmer mit Designhintergrund (oder dem Budget für einen Designer) im Vergleich zu einem Teilnehmer, der sich viel Mühe mit seiner Einreichung gegeben, aber keine Designelemente hinzugefügt hat, hervorstechen.

Beseitigen Sie Möglichkeiten für unbeabsichtigte Voreingenommenheit, indem Sie sicherstellen, dass der Bewerbungsprozess alle Teilnehmer auf dem gleichen Niveau hält. Anstatt ein Einreichungsdokument hochzuladen, könnten Sie den Teilnehmer bitten, Antworten auf Fragen oder Aufforderungen innerhalb der Award-Plattform zu geben.

Eine gute Möglichkeit, unbeabsichtigte Voreingenommenheit zu erkennen, ist die Frage: „Ist das fair für den Teilnehmer? Wird es einem Teilnehmer einen Vorteil gegenüber anderen verschaffen?“

Fragen beantworten

Wenn ein Teilnehmer eine Frage zu den Awards hat, stellen Sie sicher, dass er eine Möglichkeit hat, diese Frage zu stellen. Geben Sie vielleicht eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer an – oder laden Sie zur Diskussion in den sozialen Medien ein.

Es ist jedoch wichtig, dass Sie, wenn Sie diese Optionen anbieten, sicherstellen, dass Sie jedem antworten! Das bedeutet nicht, dass Sie es jedem recht machen müssen, aber Offenheit und Ehrlichkeit bei der Beantwortung ihrer Fragen werden viel dazu beitragen, Vertrauen aufzubauen.

Zusammenfassend lässt sich sagen: Integrität ist alles

Die Integrität Ihres Programms und Ihrer Prozesse an vorderster Front zu halten, ist entscheidend für den Erfolg und die Langlebigkeit Ihres Programms. Egal, ob Sie ein Award-Programm, ein Förderprogramm oder Ähnliches betreiben, Ihre Ergebnisse müssen vertrauenswürdig sein.

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