Kundenfallstudie Jetzt fliegen sie Business Class: Wie der Iceland Writers Retreat sein Stipendienverwaltungssystem veränderte Bewertende:Sue Erbeck, General Manager Bewertende: Sue Erbeck, General Manager des Iceland Writers Retreat Steckbrief zum Iceland Writers Retreat Branche: Literarische Non-Profit-Organisation Standort: Reykjavík, Island Award Force Kunde: Kunde seit 2025 Mitarbeiter: 0-50 Mitarbeiter Hintergrund Eine Non-Profit-Organisation, die ein jährliches literarisches Retreat in Reykjavík veranstaltet Das Iceland Writers Retreat ist eine Non-Profit-Organisation, die ein jährliches literarisches Retreat in Reykjavík veranstaltet und Autor:innen aus aller Welt durch Workshops in kleinen Gruppen unter der Leitung renommierter Autor:innen mit dem reichen literarischen Erbe Islands verbindet. Zentraler Bestandteil der Mission ist das Alumni Awards Stipendienprogramm, das bedürftige Schriftsteller:innen finanziell unterstützt – ein Programm, das in den letzten Jahren dramatisch gewachsen ist und jährlich bis zu 3.000 Bewerbende anzieht. Das Award-Programm stützt sich auf durchschnittlich 40 freiwillige Jurymitglieder, welche die Bewerbungen lesen und beurteilen. Um das Wachstum des Programms zu bewältigen, wandte sich das Retreat an Award Force, um den Prozess der Bewerbungserfassung und -prüfung zu modernisieren und zu optimieren – mit erstaunlichen Ergebnissen. Über die Auszeichnungen Ein Programm, das mehrere Voll- und Teilstipendien anbietet Die Iceland Writers Retreat Alumni Awards werden finanziell von Alumni und Freunden des IWR unterstützt und vergeben jedes Jahr Voll- und Teilpreise. Die Stipendien werden an talentierte Schriftsteller:innen auf der ganzen Welt vergeben, was ihnen die Teilnahme ermöglicht und die IWR-Gemeinschaft sowie das Programm bereichert. Die Awards sind sehr kompetitiv. Im Jahr 2025 gingen die Auszeichnungen bei mehr als 3.000 Bewerbungen an sechs Gewinner:innen. Die Empfänger werden primär basierend auf zwei Faktoren ausgewählt: Das Potenzial, das sie als Schriftsteller:innen zeigen. Ihre Bedürftigkeit für finanzielle Unterstützung, um teilnehmen zu können. Als Teil des Bewerbungsprozesses müssen Schriftsteller ein persönliches Statement, Arbeitsproben, Empfehlungsschreiben und mehr einreichen. Programmherausforderungen vor Award Force Manuelle Prozesse an ihrer Belastungsgrenze Vor der Einführung von Award Force verwaltete das Iceland Writers Retreat seinen gesamten Award-Prozess manuell. Teilnehmende reichten ihre Beiträge über ein in die Website der Organisation eingebettetes Google Forms ein, wobei die Antworten in eine Excel-Tabelle flossen. Von dort aus erledigten die Mitarbeitenden alles von Hand: Prüfung der Einsendungen, Entfernen von mutmaßlichem Spam, Zuweisung der Einsendungen an Jurymitglieder und Verfolgung des Bewerbungsstatus während des gesamten Prüfungszyklus. Dieser Ansatz war mit erheblichen Problemen verbunden, sagte Sue Erbeck, General Manager des IWR. Unhandliche Verwaltung: Die Verfolgung von Hunderten bis Tausenden von Bewerbungen über Tabellenkalkulationen hinweg war mühsam und fehleranfällig. Fragmentierte Kommunikation: Die Korrespondenz mit den Bewerbenden erfolgte über separate E-Mail-Adressen, was es schwierig machte, eine kohärente Aufzeichnung darüber zu führen, welche Informationen gesendet worden waren. Sicherheitsbedenken: Admins und Jurymitglieder mussten PDF-Einreichungen direkt auf persönliche Computer herunterladen, was ein ständiges Risiko für Malware und Viren darstellte. Nicht nachhaltige Skalierung: Als das Stipendienprogramm so bekannt wurde, dass es bis zu 3.000 Bewerbende anzog, wurde die Fortführung mit manuellen Formularen und Tabellen unhaltbar. Vorheriges System Unhandliche Verwaltung Fragmentierte Kommunikation Mangelnde Datensicherheit Schwer zu skalieren Award Force Zentrale Anlaufstelle für jeden User Einfache und schnelle Einführung Benutzerfreundlich Sichere und einfache Bewerbungsbewertung Die Wahl von Award Force Eine einzige, sichere Award-Plattform „Unser erstes Jahr mit Award Force war wie ein Flug in der Business Class nach einem Leben in der Economy Class.“ – Eliza Reid, Gründungsdirektorin des Iceland Writers Retreat Das Iceland Writers Retreat führte Award Force ein, um Ordnung zu schaffen. Die Plattform ersetzte das Flickwerk aus Tabellenkalkulationen, E-Mail-Postfächern und heruntergeladenen Dateien durch ein einheitliches System, das den gesamten Lebenszyklus der Bewerbung abdeckt – von der Einreichung bis zur finalen Entscheidung. „Die Nutzung von Award Force ist wie ein One-Stop-Shop. Es ist unglaublich, dass wir unser Stipendienprogramm von Anfang bis Ende mit Hunderten von Usern – von Teilnehmenden über Administratoren bis hin zu Bewertenden – so effizient und sicher auf einer einzigen Plattform durchführen können“, sagte Erbeck. Eliza Reid, die Gründungsdirektorin des Iceland Writers Retreat, drückte es so aus: „Unser erstes Jahr mit Award Force war wie ein Flug in der Business Class nach einem Leben in der Economy Class.“ Lieblingsfunktionen Zahlungsabwicklung, Echtzeit-Verfolgung der Bewertungen Zahlungsabwicklung Die integrierten Zahlungstools von Award Force ermöglichten es dem Iceland Writers Retreat, zum ersten Mal eine kleine Bewerbungsgebühr einzuführen. „Der neue Geldfluss half uns, unseren Award-Fonds zu stärken und gleichzeitig die Anzahl der Bewerbungen auf ein vernünftigeres Maß zu begrenzen“, so Erbeck. Echtzeit-Verfolgung der Bewertungen Administratoren konnten nun den Fortschritt der Bewerbungsprüfungen und Rankings in Echtzeit überwachen, wobei eine klare und organisierte visuelle Oberfläche die Unübersichtlichkeit der manuellen Tabellenverfolgung ersetzte. „Die Möglichkeit, diesen lebenswichtigen Teil unserer Arbeit zu vereinfachen, ist unbezahlbar“, sagte Erbeck. Die Auswirkungen von Award Force auf den Betrieb des Iceland Writers Retreat waren unmittelbar und messbar. „Ich schätze, dass wir durch die Nutzung dieser Plattform mehr als 30 Arbeitsstunden eingespart haben. Die Zeiten unzähliger Tabellenkalkulationen und manueller Ablage sind vorbei“, sagte Erbeck. Jenseits der Zahlen hat die Organisation einen bedeutenden qualitativen Wandel erfahren. Der Prozess ist auch sicherer: Weder Administratoren noch Jurymitglieder müssen externe Dateien auf ihre persönlichen Geräte herunterladen, wodurch ein dauerhaftes Sicherheitsrisiko eliminiert wurde. Und das Team aus über 40 Freiwilligen war zufrieden. „Die Award Force Plattform macht das SO VIEL EINFACHER als die Excel-Tabellen“, berichtete ein Jurymitglied. „Danke an wen auch immer und an alle, die das eingeführt haben.“ Für eine kleine Non-Profit-Organisation, die mit begrenzten Ressourcen arbeitet, sind die Effizienzgewinne besonders bedeutsam. „Die Möglichkeit, diesen lebenswichtigen Teil unserer Arbeit zu vereinfachen, ist unbezahlbar“, sagte Erbeck. Die Award Force Ergebnisse Messbare Ergebnisse Zufriedene Bewertende Einfache Dateneinblicke Ein sicheres System Weitere Erfahrungsberichte lesen